Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Составляем график ежегодных отпусков

26.12.2016

Из этой статьи вы узнаете: зачем нужен график отпусков работников, как составить такой график и может ли меняться период отпуска, указанный в графике отпусков.

Что можно сделать на практике: руководствуясь нашими рекомендациями, согласовать с работниками периоды их отпусков с учетом требований действующего законодательства, интересов работодателя и работников.


Вопросы – ответы

Что такое график отпусков?

График отпусков – это установленная работодателем и согласованная с работником и с профсоюзным комитетом (при наличии такового) очередность предоставления работодателем ежегодных оплачиваемых отпусков (основных и дополнительных) своим работникам с сохранением места работы (ч. 4 ст. 79 КЗоТ; ч. 10, 11 ст. 10 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР, далее – Закон № 504).

Чем предусмотрено предоставление работнику ежегодного оплачиваемого отпуска?

Работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы, а работодатель обязан предоставить работнику такой отпуск согласно ч. 2 ст. 2, ст. 74 КЗоТ; ст. 2 Закона № 504.

Запрещено не предоставлять работнику отпуск полной продолжительности на протяжении двух лет подряд (ч. 5 ст. 11 Закона № 504). Это является грубым нарушением трудовых прав работника, за которое на должностных лиц работодателя-предприятия либо на работодателя-предпринимателя может быть наложен штраф в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КУоАП).

Зачем нужен график отпусков?

Во-первых, наличие у работодателя графика отпусков работника на каждый календарный год предусмотрено требованиями КЗоТа (ч. 4 ст. 79) и Закона № 504 (ч. 10 ст. 10).

А во-вторых, предоставление работникам отпус­ков должно быть упорядочено. Ведь если большинство работников захотят уйти в отпуск одновременно, например летом или на период новогодних праздников, это сделает невозможной нормальную хозяйственную деятельность работодателя. А кроме того, спровоцирует конфликты как между работниками, так и между работником и работодателем.

Чтобы безболезненно совместить планы работодателя и работников, не нарушить требования трудового законодательства, избежать ссор между работниками по поводу того, кто и когда идет в отпуск, и обеспечить работодателя персоналом для выполнения необходимых работ, нужен график отпусков, составленный с учетом интересов производства и работников.

В какой форме и в какие сроки должен быть составлен график отпусков?

Действующим законодательством не установлены конкретные сроки составления и форма графика отпусков. Поэтому при составлении графика работодатель вправе:

  • в своих локальных документах самостоятельно установить сроки, когда должен быть составлен график отпусков. Но лучше ориентироваться на срок, установленный Типовыми правилами, утвержденными постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 г. № 213 (п. 20 разд. V) – до 5 января года, на который составляется график;
  • составить график можно в произвольной форме (письмо Минтруда и соцполитики от 13.05.10 г. № 140/13/116-10).

График должен быть утвержден руководителем предприятия, согласован с профсоюзным комитетом или уполномоченным представителем трудового коллектива. Если профсоюз или орган, уполномоченный представлять интересы трудового коллектива, отсутствует, то график отпусков утверждается только руководителем предприятия или работодателем-предпринимателем.

В графике необходимо указать:

  • фамилию, инициалы, должность каждого работника;
  • планируемый период предоставления отпуска.

С графиком отпусков работников необходимо ознакомить под подпись.

Какие нюансы следует учесть при составлении графика отпусков?

Составляя график отпусков, работодатель должен учесть законодательные требования, а именно:

1. Отдельные категории работников имеют право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время либо до истечения 6 месяцев непрерывной работы у работодателя (ч. 7, 12 ст. 10 Закона № 504). К таким категориям в том числе отнесены:

  • несовершеннолетние;
  • инвалиды;
  • женщины в период перед отпуском в связи с беременностью и родами или после такого отпуска;
  • женщины, имеющие 2 и более детей в возрасте до 15 лет.

2. По желанию работника ежегодный отпуск может предоставляться частями, при этом основная часть должна составлять не менее 14 календарных дней (далее – к. д.) (ч. 1 ст. 12 Закона № 504).

3. Работники имеют право на дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска разной продолжительности (ст. 7, 8 Закона № 504), например:

  • за работу с вредными и тяжелыми условиями труда – до 35 к. д. по Списку производств, цехов, процессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, приведенному в приложении 1 к постановлению КМУ от 17.11.97 г. № 1290 (далее – Постановление № 1290);
  • за особый характер труда:
    –    до 35 к. д. – работникам, занятым на работах по Списку производств, работ, профессий и должностей, работа на которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой либо выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, приведенному в приложении 2 к Постановлению № 1290;
    –    до 7 к. д. – работникам с ненормированным рабочим днем согласно списку работ и должностей, определенных коллективным договором.

Конкретная продолжительность ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда устанавливается коллективным или трудовым договором в зависимости от периода занятости работника в таких условиях.

4. Общая продолжительность ежегодных отпусков (основного и дополнительного) не может превышать 59 к. д., а для работников, занятых на подземных горных работах, – 69 к. д. (ч. 3 ст. 10 Закона № 504).

Как согласовать периоды отпусков с работниками?

Если на предприятии большой штат работников, работающих в разных подразделениях, либо предприятие имеет территориально удаленные от главного офиса подразделения, то на практике графики отпусков первоначально согласовываются в каждом подразделении.

Сведения о стаже, дающем право на оплачиваемый ежегодный отпуск, и сведения о наличии оснований для предоставления работнику дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска учитываются в отделе кадров (отделе персонала) предприятия – в личной карточке работника по типовой форме № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.09 г. № 495/656. А подтверждающие документы, как правило, хранятся в личном деле работника.

Если устно согласовать периоды отпусков затруднительно либо в штате работает проблемный сотрудник (склонный писать жалобы, претензии по поводу и без), тогда кадровой службе предприятия следует известить непосредственного руководителя подразделения о количестве дней ежегодных основного и дополнительного отпуска, причитающихся его подчиненным в текущем году. Такая информация поможет согласовать периоды предполагаемых отпусков с учетом производственной необходимости и личных интересов каждого работника подразделения. Известить можно служебной запиской в произвольной форме или по предложенному нами образцу (см. образец 1).

Чтобы избежать ошибок в графике и недоразумений с работниками, можно передать в кадровую службу предприятия согласованный внутри подразделения график отпусков служебной запиской в произвольной форме либо по предложенному образцу (см. образец 2). И каждый работник своей подписью подтвердит согласие на отпуск в указанный в служебной записке период.

На основании сведений, полученных от подразделений, кадровая служба составляет единый график отпусков для всех работников предприятия. Составить график отпусков вы можете в произвольной форме либо воспользоваться предложенным образцом (см. образец 3), отразив в графике периодичность предоставления работникам отпусков по каждому подразделению.

Возможно, работодателю удобнее составить не один общий график отпусков на всех работников предприятия, а отдельные графики на каждое подразделение. Для этого можно использовать вышеприведенный образец либо составить график в виде приказа или распоряжения (см. образец 4).

Может ли меняться период предоставления отпуска, установленный графиком отпусков?

График отпусков – это, конечно, не догма. И первоначально согласованный период предоставления отпусков может меняться. Необходимость внесения изменений в согласованный и утвержденный график отпусков может быть обусловлена разными причинами. Например, у работника изменились личные планы и он хочет перенести на другое время свой ежегодный отпуск (например, вместо августа хочет отдыхать в сентябре), а работодатель против этого не возражает. Либо кто-то из работников подразделения уволился, а на его место принят новый работник, и понятно, что этому новому работнику отпуск может быть предоставлен в иное время, нежели запланировал его предшественник.

А кроме того, если работник продолжает работать, то продолжительность положенного ему отпуска увеличивается. И работник вправе воспользоваться отпуском как за ранее отработанные периоды, так и уже за новый период, например за 2017 год. Законодательство не устанавливает ограничений и запретов на внесение изменений в согласованный и утвержденный график отпусков.

Если первоначально согласованный период отпуска меняется, то в этом случае целесообразно:

  • либо получить от работника письменное заявление о переносе даты его отпуска на другую дату,
  • либо, чтобы в заявлении о предоставлении отпуска работник указал причину изменения периода ежегодного очередного отпуска.

Выводы

Планирование отпусков работников в первую очередь необходимо работодателю. Это позволит ему:

  • обеспечить себя необходимым персоналом для ведения производственной деятельности;
  • соблюсти требования трудового законодательства.

А выбрать максимально удобную форму для составления графика отпусков работодатель может самостоятельно.

Комментарии к материалу
Статьи по теме
17.09.2025
Можно ли направить в командировку надомных и дистанционных работников?
В статье напомним, кто является надомными и дистанционными работниками, и расскажем, можно ли отправлять их в служебные командировки. Сегодня все больше компаний используют гибкие формы занятости – надомную и дистанционную работу. В связи с этим у работодателей возникает логичный вопрос: можно...
16.09.2025
Не выдали аванс на командировку: будет ли штраф?
В статье расскажем, какая ответственность установлена для работодателя, который не выдал работнику аванс на командировку, и применяются ли штрафы в период военного положения. Из статьи вы узнаете: можно ли отправить работника в командировку без аванса, если у предприятия нет денег; предусмотрены...
15.09.2025
Удаленная работа: как оформить отношения с наемными работниками?
В статье расскажем об оформлении трудовых отношений с работниками, выполняющими свои обязанности дистанционно или на дому. Бизнес на дому: что должен учесть предприниматель Если работники субъекта хозяйствования выполняют работу, предусмотренную трудовым договором, дома или в другом месте вне офиса/...
Популярное
18.08.2025
Учет расходов на создание веб-сайта
В статье расскажем, что такое веб-сайт и как отражать в бухгалтерском и налоговом учете расходы на его создание. Сегодня веб-сайты используются с разными целями. Некоторые выполняют только представительские функции. Это может быть, например, сайт-визитка – электронный аналог традиционной бумаж...
28.07.2025
Как применять международные договоры (конвенции) об избежании двойного налогообложения
В статье рассмотрено, при каких условиях в случяае выплаті доходов нерезидентам можно применять международные договоры (конвенции) об избежании двойного налогообложения, а также в чем особенности налогообложения отдельных видов доходов по правилам конвенций. Резиденты Украины (как юрлица, так и физл...
18.07.2025
Какие документы должен иметь водитель для приема на работу
В статье рассмотрено, какие документы нужно требовать от водителя при приеме его на работу. При выполнении трудовых обязанностей водитель отвечает за транспортное средство (далее – ТС), пассажиров, груз. Поэтому работодатель, принимая человека на такую должность, должен проверить, есть ли у не...
Новое
30.09.2025
Варианты действий работодателя при повреждении предприятия
В статье рассмотрены 7 возможных вариантов действий работодателя в случае повреждения или уничтожения предприятия. Война всегда приводит к разрушительным последствиям, в частности и к повреждению предприятий или их производственных помещений. В связи с этим работники не могут выполнять свои трудовые...
29.09.2025
Нормы продолжительности рабочего времени и важные события в октябре 2025 года
Какова норма продолжительности рабочего времени в октябре 2025 года? В статье дадим ответы на вопросы касательно продолжительности рабочего времени в октябре 2025 года и подачи статотчетности. Какова норма продолжительности рабочего времени в октябре 2025 года? В октябре – 31 календарный...
23.09.2025
Каковы действия работодателя в случае невозвращения забронированного работника из-за границы?
В ответе на вопрос выясняем, что делать работодателю, если забронированный работник не возвращается из заграничного отпуска. Практическая ситуация Забронированный работник не вернулся из заграничного отпуска, сообщив в месенджере, что не планирует возвращаться в Украину в ближайшее время, и просит ...
Лучшие материалы