Проводимо аудит відпусток

Проведення аудиту відпусток законодавством прямо не передбачено, проте ця процедура важлива для перевірки правильності їх надання та формування резерву відпусткових. У цій статті розкажемо про основні правила щодо щорічних відпусток та особливості їх надання в період дії воєнного стану. Також розглянемо сам процес аудиту відпусток та документи, які при цьому перевіряються.

Для чого потрібен аудит та які відпустки перевіряються

Аудит проводиться з метою перевірки правильності складання графіка відпусток, формування резерву відпусткових, виявлення та усунення порушень під час надання щорічних відпусток.

Строки та обов’язки щодо проведення аудиту відпусток законодавством не встановлено, але рекомендовано здійснювати його паралельно зі складанням графіка відпусток або до кінця робочого року.

Зазвичай проводиться аудит щорічних відпусток (основної та додаткових), тому що на підставі отриманих даних складається графік відпусток на наступний рік та формується резерв відпусткових. Утім, бажано перевірити й інші види відпусток, зокрема, додаткової соціальної відпустки на дітей, а також тих, що не переносяться на наступний рік, щоб не створювати заборгованість із цих відпусток. Про види відпусток, що не переносяться на наступний рік, можна прочитати у статті «Які відпустки «згорають» наприкінці року?».

У цій статті ми зробимо акцент на аудиті щорічних відпусток.

Які основні правила надання відпусток

Перш ніж приступити до аудиту відпусток, нагадаємо основні правила надання відпусток, передбачені КЗпП і Законом від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504).

Правило 1. Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівникові до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після його закінчення (ч. 7 ст. 79 КЗпП, ч. 2 ст. 12 Закону № 504). Під час війни це правило не застосовується. 

Правило 2. Нормами ч. 5 ст. 80 КЗпП та ч. 5 ст. 11 Закону № 504 заборонено не надавати щорічну відпустку повної тривалості:

• протягом двох років поспіль – у загальному випадку;
• протягом робочого року – особам віком до 18 років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами або з особливим характером праці.

Правило 3. Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менше ніж 24 календарних дні (далі – к. д.) за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору (ст. 75 КЗпП, ст. 6 Закону № 504).

Правило 4. За бажанням працівника частина щорічної відпустки може замінюватися грошовою компенсацією, якщо основна її частина становить 24 к. д. Але повна заміна щорічної відпустки грошовою компенсацією є порушенням. Не допускається заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією неповнолітнім особам.

Правило 5. Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості в перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві.

Правило 6. У разі надання працівникові щорічних відпусток до закінчення шестимісячного періоду безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу (ч. 6 ст. 10 Закону № 504).

Але під час воєнного стану деякі з цих правил не діють. А саме:

1. Норми ч. 7 ст. 79, ч. 5 ст. 80 КЗпП, а також ч. 5 ст. 11, ч. 2 ст. 12 Закону № 504 у цей період не застосовуються.
2. Якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше ніж 24 к. д., надання невикористаних у цей період днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану. Але за рішенням роботодавця невикористані дні такої відпустки можуть надаватися без збереження заробітної плати (абзац другий ч. 1 ст. 12 Закону від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», далі – Закон № 2136).
3. За рішенням роботодавця тривалість щорічної основної відпустки працівника може бути обмежена 24 к. д. за поточний робочий рік (абзац перший ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).
4. Роботодавець може відмовити працівнику в наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення) (ч. 2 ст. 12 Закону № 2136).
5. Надання працівнику будь-якого виду відпустки (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до трьох років та відпустки у зв’язку з усиновленням дитини) понад щорічну основну відпустку (понад 24 к. д.) за рішенням роботодавця може здійснюватися без збереження заробітної плати. Невикористані дні такої відпустки переноситься на період після припинення (скасування) воєнного стану. За рішенням роботодавця невикористані дні такої відпустки можуть надаватися без збереження зарплати. Відповідну норму передбачено абзацом третім ч. 1 ст. 12 Закону № 2136.
6. Роботодавець може відмовити працівнику в наданні невикористаних днів щорічної відпустки, але в разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація за невикористану відпустку (абзац п’ятий, шостий ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).

Зауважимо, що п. 5 та друге речення п. 2 не застосовуються до керівних працівників закладів освіти, інших установ і закладів, педагогічних, науково-педагогічних та наукових працівників.

Із чого починається аудит відпусток

Роботодавець в особі керівника приймає рішення про проведення внутрішнього аудиту відпусток, яке оформлюється розпорядчим документом, зокрема наказом по підприємству (див. зразок).

Зразок. Наказ про проведення внутрішнього аудиту відпусток

Які документи перевіряють у процесі аудиту відпусток

Під час аудиту кадровик вивчає:

• колективний договір (якщо укладається на підприємстві);
• положення про відпустки (за наявності);
• графік відпусток;
• журнали реєстрації відпусток (у них вказується конкретний період та вид відпустки);
• накази про надання відпусток;
• особові справи;
• особові картки за типовою формою № П-2 (затверджена спільним наказом Держстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656);
• табель обліку використання робочого часу працівників тощо.

Нагадаємо, що черговість надання відпусток визначається графіком, складання якого є обов’язковим відповідно до ч. 10 ст. 10 Закону № 504. Детальніше про складання графіка відпусток читайте у статті «Графік відпусток: складаємо правильно».

У колективних договорах прописуються, зокрема, умови, види та кількість днів щорічних відпусток. Також колдоговором визначається право працівників на додаткові щорічні відпустки та встановлюється їх тривалість. Ідеться про відпустки:

1) за роботу із шкідливими і важкими умовами праці (ст. 7 Закону № 504);

2) за особливий характер праці, що надаються (ст. 8 Закону № 504):

• окремим категоріям працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я (ч. 1);
• працівникам з ненормованим робочим днем (ч. 2).

Але зверніть увагу, що під час воєнного стану роботодавець може ініціювати зупинення дії окремих положень колективного договору. Дія таких положень може бути зупинена тільки за взаємною згодою сторін колективного договору в порядку, визначеному цим колективним договором (ст. 11 Закону № 2136).

Крім того, часто на підприємствах затверджується окреме Положення про відпустки.

Також під час аудиту можуть вивчатися доповідні записки щодо можливих розбіжностей у наданні відпусток. Наприклад, якщо в табелі обліку робочого часу зазначено, що працівник працював у період, коли за графіком відпусток він був у відпустці, то, можливо, що працівника відкликали з відпустки. Тоді слід перевірити, як зафіксовано період відпустки, чи вказано її залишок в особовій картці працівника, та звірити з відповідними наказами.

Найважливіше – вивчаються накази про надання відпусток працівникам, перевіряється їх наявність в особовій справі та здійснюється звіряння з табелем обліку робочого часу.

Оскільки в табелях фіксується відпрацьований працівниками час, на їх підставі працівникам нараховується зарплата та відпусткові. Тому дані табелів звіряють зі строками відпусток, зазначеними в наказах про їх надання. Так контролюється правильність надання відпусток, їх строки та нарахування відпусткових.

Як перевірити облік відпусток в особовій картці

Нагадаємо, законодавство зобов’язує роботодавця вести облік відпусток (ч. 12 ст. 10 Закону № 504). Такий облік, зокрема, ведеться в особовій картці типової форми № П-2.

Під час аудиту необхідно звірити записи в розділах IV «Призначення і переведення» (дата укладення трудового договору) та V «Відпустки» (за який період з моменту укладення трудового договору надавались відпустки) особової картки. При цьому розраховується кількість невикористаних днів щорічної відпустки та з’ясовується, за який період та який вид відпустки не використано.

На підставі даних особової картки перевіряється правильність нарахування компенсації за невикористані дні відпустки в разі звільнення працівника та своєчасність її виплати (у день звільнення під час проведення остаточного розрахунку).

Як звіритися з графіком відпусток

Під час аудиту важливо перевірити, чи надаються відпустки згідно із затвердженим графіком та чи були відхилення від нього, а якщо були, то з якої причини. Це необхідно зробити для виконання норм ч. 2 ст. 11 Закону № 504, відповідно до якої щорічна відпустка має бути перенесена на інший період у таких випадках:

• порушення роботодавцем строку письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;
• несвоєчасна виплата роботодавцем заробітної плати працівнику за час щорічної відпустки;
• тимчасова непрацездатність працівника, засвідчена в установленому порядку;
• виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням зарплати;
• настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• збіг щорічної відпустки з навчальною;
• установлення згідно із Законом від 26.01.2022 № 2010-IX «Про соціальний і правовий захист осіб, стосовно яких встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, та членів їхніх сімей» факту позбавлення працівника особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України.

Не забувайте про особливості надання відпусток у період дії воєнного стану (див. вище). Я Якщо роботодавець вважає, що в поточному році він може надати працівнику лише 24 к. д. основної відпустки із 30, що передбачені колективним договором, то вносити до графіка відпусток потрібно лише дні, що будуть надаватися.

Що треба зробити на завершальному етапі

Після звіряння всіх вище перелічених документів відповідальна за аудит особа має підсумувати кількість невикористаних днів щорічних відпусток у розрізі їх видів окремо за кожним працівником станом на 31 грудня.

Після цього кадровик подає звіт до бухгалтерії. Оскільки форму цього звіту нормативним актом не затверджено, його складають у довільній та зручній формі, яка встановлена на підприємстві.

Висновки

Під час проведення аудиту відпусток кадровик переважно працює з особовою карткою працівника за типовою формою № П-2, наказами про надання відпусток, журналом реєстрації відпусток та графіком відпусток.

І хоча аудит відпусток прямо не передбачено законодавством, він є необхідним елементом роботи в кадровому діловодстві, який дозволяє в разі потреби усунути виявлені порушення.