Нарахування виплат за відсутності відпрацьованого часу: які наслідки для роботодавця?

Працівникам, які за розрахунковий місяць не мають відпрацьованого часу, нараховуються певні виплати. Чи треба в такому разі проводити донарахування до мінімального розміру оплати праці та мінімального ЄСВ? Як обкладати такі суми ПДФО та військовим збором?

Ситуації, коли працівникам, що не мають відпрацьованого часу за поточний місяць, нараховуються деякі суми, є непоодинокими. Це стосується тих працівників, які повний місяць:

• перебували у відпустці без збереження заробітної плати;
• мають невиправдані неявки (прогули), у том числі через хворобу, не підтверджену листком непрацездатності (так звана неоплачувана тимчасова непрацездатність, наприклад внаслідок алкогольного сп’яніння);
• перебувають у соціальній відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6) років.

Таким працівникам у зв’язку із відсутністю відпрацьованого часу заробітна плата за тарифною ставкою (окладом), часовими нормами чи відрядними розцінками за цей місяць не нараховується. Але можуть нараховуватись інші виплати, що не залежать від відпрацьованого часу за поточний місяць, наприклад:

• премії виробничого характеру за результатами роботи за попередній період (місяць, квартал, рік);
• премії до ювілейних та святкових дат;
• матеріальна допомога (оподатковувана та неоподатковувана);
• страхові премії за договорами страхування життя працівників, що сплачуються роботодавцем;
• повна або часткова компенсація вартості житла;
• оплата послуг мобільного зв’язку.

Наслідки нарахування таких виплат наведемо у таблиці.

Розглянемо декілька практичних ситуацій.

Приклад 1
У березні було нараховано виробничу премію в розмірі 900 грн. за результатами роботи в лютому працівнику, що весь березень перебуває у відпустці без збереження заробітної плати.

Наслідки нарахування премії будуть такими:

• нараховуємо ЄСВ:

(900 грн. х 22 %) + (3 200 грн. –
– 900 грн.) х 22 % = 704 грн.,

де     (3 200 грн. – 900 грн. = 2 300 грн.) – це додаткова база для нарахування ЄСВ;

• утримуємо ПДФО (за наявності заяви на застосування ПСП, розмір ПСП у 2017 році – 800 грн.):

(900 грн. – 800 грн.) х 18 % = 18 грн.;

• утримуємо військовий збір:

900 грн. х 1,5 % = 13,50 грн.

Приклад 2
Підприємство нарахувало премію до 8 Березня у розмірі 300 грн. працівниці, що перебуває у соціальній відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку.

У цьому випадку:

• нараховуємо ЄСВ:

(300 грн. х 22 %) + (3 200 грн. – 300 грн.) х
х 22 % = 704 грн.;

• військовий збір:

300 грн. х 1,5 % = 4,50 грн.;

• ПДФО (за наявності заяви на застосування ПСП) не утримуємо, оскільки розмір ПСП у 2017 році становить 800 грн., а премія усього 300 грн.

Приклад 3
Підприємство сплачує щомісячну страхову премію за договором страхування життя на випадок травми невиробничого характеру в розмірі 10 грн. за працівника, який увесь місяць був відсутній на роботі через прогули.

У такій ситуації:

• нараховуємо ЄСВ:

(10 грн. х 22 %) + (3 200 грн. –
– 10 грн.) х 22 % = 704 грн.;

• утримуємо ПДФО (із застосуванням натурального коефіцієнта як до додаткового блага):

10 грн. х 1,21951 х 18 % = 2,19 грн.;

• утримуємо військовий збір:

10 грн. х 1,5 % = 0,15 грн.

Як бачимо, у всіх наведених ситуаціях донараховувати суму виплати до мінімальної заробітної плати – не треба (через відсутність відпрацьованого часу).

Проте ЄСВ необхідно сплачувати у розмірі, не меншому за мінімальний. А це суттєво збільшує витрати підприємства, якщо фактична база для нарахування внеску – мізерна (як у прикладі 3).

Додаткові витрати на ЄСВ можна зменшити. Для цього радимо в положенні про преміювання, наказах на преміювання до святкових дат або в інших локальних документах підприємства передбачити винятки для тих категорій працівників, що не мають відпрацьованого часу у відповідному періоді. А саме:

• або не включати їх до переліку осіб, яким нараховується премія;
• або переносити дату нарахування належних виплат для таких працівників на наступні періоди, коли до бази для нарахування ЄСВ буде включено також і оплату за відпрацьований час.