Чи можна відшкодувати працівнику добові, якщо немає квитків на проїзд

«Відрядження: оформлення та облік витрат»

Припустимо, працівника направили у відрядження. Перед від'їздом йому виплатили добові, а квитки на проїзд туди і назад він придбавав сам за свої кошти. Коли працівник повернувся з відрядження і став оформляти авансовий звіт, з'ясувалося, що квитки на проїзд він втратив. Чи має працівник право на отримання добових від підприємства, якщо в нього немає документів, що підтверджують проїзд до місця відрядження й назад? Чи не послужить відсутність проїзних квитків приводом для фахівців контролюючого органу вважати, що відрядження не відбулося, тому отриманий ним аванс буде додатковим благом для такого працівника?

Розберемося у всьому по порядку.

За яких умов відрядженому працівнику виплачуються добові?

Добові витрати – це витрати працівника, пов'язані з фінансуванням його особистих потреб (наприклад, витрати на харчування), які він несе за час перебування у відрядженні (п. 15 розд. І Інструкції № 59). Добові повинні бути виплачені відрядженому за кожний день його відрядження, включаючи дні вибуття та прибуття (п. 4 розд. ІІ, п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Сума добових визначаться згідно з наказом про відрядження та іншими первинними документами (п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59).

Що мається на увазі під первинними документами для виплати добових?

Як випливає з Листа Мінфіну від 04.05.11 р. № 31-07230-16-25/11433 (далі - Лист № 11433), під такими первинними документами Мінфін розуміє документи, які підтверджують перебування працівника в місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, отримані в готелях (мотелях) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, і т. д.

А якщо раптом якогось із цих документів у працівника не виявиться?

Тоді можна вважати, що працівник під час відрядження просто не здійснював відповідних витрат, наприклад добирався на попутках, жив у рідних і т. д.

У такому випадку Мінфін дозволяє підприємству виплачувати добові тільки на підставі наказу про відрядження (див. Лист № 11433).

Чи будуть отримані добові вважатися додатковим благом для відрядженого працівника й обкладатися ПДФО, якщо відсутні проїзні документи?

Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПК добові не включаються до оподатковуваного доходу працівника та не вимагають документального підтвердження, якщо їх сума не перевищує законодавчо встановленого рівня (див. докладніше «Коли відрядження – рекламний тур»).

При цьому сума добових визначається (пп. «а» пп. 170.9.1 ПК):

• згідно з наказом про відрядження та іншим первинним документам – у випадку відрядження в межах України та до країн, в'їзд громадян України на територію яких не вимагає наявності візи (дозволу на в'їзд);
• згідно з наказом про відрядження при наявності документальних доказів перебування працівника у відрядженні – у випадку відрядження до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється при наявності візи (дозволу на в'їзд). При цьому такими доказами названо відмітки прикордонних служб про перетин кордону, проїзні документи, рахунки на проживання та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне знаходження працівника у відрядженні.

Якщо відповідні підтвердні документи відсутні, то добові включаються до оподатковуваного доходу відрядженого працівника (пп. «а» пп. 170.9.1 ПК).

Після відрядження до країни, на територію якої громадяни України можуть в'їжджати тільки при наявності візи, працівник не зміг подати проїзні документи. Чи будуть обкладатися добові ПДФО, адже наявність таких документів прямо передбачена нормою ПК (див. вище)?

Уважаємо, що норму пп. «а» пп. 170.9.1 ПК не слід розуміти так буквально. Адже тією же Інструкцією № 59 передбачена поїздка в закордонне відрядження на автомобілі. А в цьому випадку квитків у працівника не буде, але ніхто не поставить під сумнів факт його перебування у відрядженні.

У пп. «а» пп. 170.9.1 ПК прямо сказано: щоб будь-які витрати на відрядження не включалися до оподатковуваного доходу працівника, необхідно мати:

• наказ про відрядження;
• документи, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю підприємства (сторони, яка відряджає).

До таких підтвердних документів ПК, зокрема (але не виключно), відносить:

• запрошення сторони, яка приймає відрядженого працівника і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства;
• укладений договір або контракт чи інші документи, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документи, що свідчать про участь відрядженого в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проведені за тематикою, що збігається з господарською діяльністю підприємства.