Можно ли возместить работнику суточные, если нет билетов на проезд

«Командировки: оформление и учет расходов»

Допустим, работника направили в командировку. Перед отъездом ему выплатили суточные, а билеты на проезд туда и обратно он приобретал сам за свои средства. Когда работник вернулся из командировки и стал оформлять авансовый отчет, выяснилось, что билеты на проезд он потерял. Имеет ли работник право на получение суточных от предприятия, если у него нет документов, подтверждающих проезд до места командировки и обратно? Не послужит ли отсутствие проездных билетов поводом для специалистов контролирующего органа считать, что командировка не состоялась, поэтому полученный им аванс будет являться дополнительным благом для такого работника?

Разберемся во всем по порядку.

При каких условиях командированному работнику выплачиваются суточные?

Суточные расходы – это расходы работника, связанные с финансированием его личных потребностей (например, расходы на питание), которые он несет за время пребывания в командировке (п. 15 разд. І Инструкции № 59). Суточные должны быть выплачены командированному за каждый день его командировки, включая дни выбытия и прибытия (п. 4 разд. ІІ, п. 16 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Сумма суточных определятся согласно приказу о командировке и другим первичным документам (п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59).

Что подразумевается под первичными документами для выплаты суточных?

Как следует из Письма Минфина от 04.05.11 г. № 31-07230-16-25/11433 (далее - Письмо № 11433), под такими первичными документами Минфин понимает документы, которые подтверждают пребывание работника в месте командировки: транспортные билеты, счета, полученные в гостиницах (мотелях) либо от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, и т. д.

А если вдруг какого-либо из этих документов у работника не окажется?

Тогда можно считать, что работник во время командировки просто не осуществлял соответствующих расходов, например, добирался на попутках, жил у родственников и т. д.

В таком случае Минфин разрешает предприятию выплачивать суточные только на основании приказа о командировке (см. Письмо № 11433).

Будут ли полученные суточные считаться дополнительным благом для командированного работника и облагаться НДФЛ, если отсутствуют проездные документы?

Согласно пп. «а» пп. 170.9.1 НК суточные не включаются в налогооблагаемый доход работника и не требуют документального подтверждения, если их сумма не превышает законодательно установленного уровня (см. подробнее «Когда командировка – рекламный тур»).

При этом сумма суточных определяется (пп. «а» пп. 170.9.1 НК):

• согласно приказу о командировке и другим первичным документам – в случае командировки в пределах Украины и в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд);
• согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания работника в командировке – в случае командировки в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд). При этом такими доказательствами названы отметки пограничных служб о пересечении границы, проездные документы, счета на проживание и/или какие-либо другие документы, подтверждающие фактическое нахождение работника в командировке.

Если соответствующие подтверждающие документы отсутствуют, то суточные включаются в налогооблагаемый доход командированного работника (пп. «а» пп. 170.9.1 НК).

После командировки в страну, на территорию которой граждане Украины могут въезжать только при наличии визы, работник не смог представить проездные документы. Будут ли облагаться суточные НДФЛ, ведь наличие таких документов прямо предусмотрено нормой НК (см. выше)?

Считаем, что норму пп. «а» пп. 170.9.1 НК не следует понимать так буквально. Ведь той же Инструкцей № 59 предусмотрена поездка в зарубежную командировку на автомобиле. А в этом случае билетов у работника не будет, но никто не поставит под сомнение факт его пребывания в командировке.

В пп. «а» пп. 170.9.1 НК прямо сказано: чтобы какие-либо расходы на командировку не включались в налогооблагаемый доход работника, необходимо иметь:

• приказ о командировке;
• документы, подтверждающие связь такой командировки с хозяйственной деятельностью предприятия (командируемой стороны).

К таким подтверждающим документам НК, в частности (но не исключительно), относит:

• приглашение стороны, которая принимает командированного работника и деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия;
• заключенный договор или контракт либо другие документы, устанавливающие или удостоверяющие желание установить гражданско-правовые отношения;
• документы, свидетельствующие об участии командированного в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проведены по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью предприятия.