Корпоративна платіжна картка на підприємстві: використовуємо правильно

Корпоративні платіжні картки — зручний та сучасний платіжний засіб, яким користуються у своїй діяльності майже всі підприємства. Але у разі їх використання можуть виникати проблеми, пов’язані з оподаткуванням, документальним підтвердженням здійснених операцій, а також підтвердженням того, що вони необхідності саме для господарської діяльності підприємства. Крім того, існує ризик невизнання податківцями витрат у податковому обліку та оподаткування витрачених з картки коштів ПДФО. Бухгалтери-практики знають, як запобігти цим ризикам.

Сергій Герасімов,
головний бухгалтер компанії IBM

Загальний порядок використання

Загальний порядок емісії (випуску) та використання корпоративних платіжних карток (далі — КПК) регламентовано Положенням № 223. У цьому документі КПК називають «корпоративним спеціальним платіжним засобом», який дає змогу його держателям здійснювати операції за рахунком суб'єкта господарювання.

Зверніть увагу на один пункт Положення № 223, який, на перший погляд, є доволі загальним: «3.1 Користувачі мають право використовувати спеціальні платіжні засоби для здійснення платіжних операцій відповідно до режимів рахунків та умов договору з емітентом». Як бачимо, на відміну від положень НБУ, які діяли раніше, у Положенні № 223 не встановлено переліку дозволених або заборонених операцій, які здійснюються за допомогою КПК (див., наприклад, п. 3.10 Положення, затвердженого постановою НБУ від 19.04.2005 № 137).

Але не слід забувати про вимоги щодо використання коштів підприємства з поточного рахунку за допомогою КПК, встановлені п. 8.3 Інструкції № 492 (див. таблицю 1).

Політика використання КПК на підприємстві

Підприємство, яке планує використовувати КПК, має розробити та затвердити документ під назвою «Політика використання корпоративних карток». У ньому слід висвітлити усі основні питання, пов’язані із випуском та використанням КПК працівниками підприємства. Більшість положень для розробки цього документа, звісно, можна скопіювати з нормативних документів. Але питання, що стосуються процедури видачі карток, їх використання, звітування за понесені витрати, відповідного документообігу всередині підприємства та можливого застосування санкцій до працівників краще викласти якомога детальніше та в доступній формі. Це допоможе уникнути як непорозумінь з працівниками, так і можливих проблем з контролюючими органами. Головна мета зазначеного документа — ознайомити працівників з вимогами законодавства України щодо використання КПК.

Зазвичай корпоративні карти використовуються на підприємствах з метою:

• оплати витрат, пов’язаних з відрядженнями;
• придбання товарів або послуг для потреб підприємства;
• оплати представницьких витрат;
• отримання готівки, необхідної для функціонування підприємства.

Розглянемо докладніше кожен з випадків використання КПК.

Витрати, пов’язані з відрядженнями

Аванси

У компаній, які використовують КПК, відпадає потреба видавати своїм працівникам аванси на відрядження. Достатньо, щоб на корпоративному рахунку були кошти. До того ж у разі відрядження за кордон підприємству не потрібно отримувати готівкову валюту в банку, щоб потім видати її працівнику. Знову ж таки, достатньо перерахувати кошти на рахунок корпоративної карти. Після цього працівник, перебуваючи за кордоном, за допомогою КПК зможе розраховуватися за товари чи послуги та отримувати готівкову валюту в банкоматі.

Обмеження

З обмеженнями щодо використання КПК ви можете ознайомитися у таблиці 1. На думку органів податкової служби, працівник, який перебуває у відрядженні за кордоном, не може придбавати товарно-матеріальні цінності для потреб підприємства як за готівковим, так і за безготівковим розрахунком з використанням КПК.

Скоріше за все, мається на увазі, що працівник не може придбавати матеріальні цінності з метою їх ввезення на територію України та оприбуткування на балансі підприємства. Тому всі витрати, пов’язані з придбанням ТМЦ (навіть журнали, книги тощо), радимо визнавати додатковим благом такого працівника у розумінні ПК та відповідним чином оподатковувати ПДФО.

Витрати

На думку автора, КПК може використовувати у відрядженні не лише її держатель, а й інші працівники того ж підприємства, які разом з ним направлені у відрядження. Наприклад, один працівник може оплатити вартість проживання у готелі за себе та своїх колег. При цьому разом із звітом про відрядження саме держатель КПК має подати підтвердні документи щодо таких витрат. Для більшої безпеки радимо зазначати у відповідному наказі керівника підприємства про відрядження можливість оплати за допомогою КПК витрат декількох працівників.

Валюта

Використання КПК за кордоном призводить до здійснення розрахунків у валюті. Згідно з п. 5 П(С)БО 21 операції в інвалюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності шляхом перерахунку суми в інвалюті із застосуванням валютного курсу на дату здійснення операції (дата визнання активів, зобов'язань, власного капіталу, доходів і витрат).

Таким чином, витрати визначаються за курсом здійснення оплати. При цьому обов’язково виникає курсова різниця. Вона визначається як різниця вартості сплаченої валюти за курсом НБУ та комерційним курсом, згідно з яким витрати будуть автоматично перераховані банком.

На думку автора, немає сенсу окремо зазначати суму витрат за офіційним валютним курсом та курсову різницю. Доцільно всю суму витрат, виражену в гривнях, яку банк вказує у відповідній виписці, відобразити загальною сумою витрат. При цьому немає потреби здійснювати перерахунок витрат станом на дату подання авансового звіту. Адже у п. 7 П(С)БО 21 сказано, що на кожну дату балансу монетарні статті в інвалюті відображаються з використанням валютного курсу на дату балансу. У свою чергу, немонетарні статті, які відображені за історичною собівартістю і зарахування яких до балансу пов'язано з операцією в інвалюті, відображаються за валютним курсом на дату здійснення операції.

Звернувшись до визначень, наведених у П(С)БО 21, стає зрозумілим, що витрати, здійснені за допомогою КПК в іноземній валюті, не є монетарними статтями. Адже зобов’язання одночасно виникло та було сплачено під час здійснення розрахунку.

Приклад 1

Відображення в обліку витрат на відрядження, здійснених в іноземній валюті

Працівника підприємства направлено у відрядження до м. Стамбул (Туреччина) строком на 2 дні, з 4 по 5 грудня 2013 року. Аванс на відрядження готівкою не видавався, працівник забезпечений корпоративною карткою підприємства.

Бухгалтерські записи за даними прикладу 1 наведено в таблиці 2.

Придбання товарів та послуг для потреб підприємства

Працівники можуть використовувати КПК з метою придбання товарів чи послуг для потреб підприємства на території України. При цьому підприємству потрібно самостійно оцінювати кожну покупку з точки зору її зв'язку з господарською діяльністю виходячи з норм податкового законодавства.

Щоб уникнути ризику оподаткування ПДФО «негосподарських витрат», потрібно довести, що ці витрати були ініційовані не працівником — держателем корпоративної карти, а саме підприємством. Для зміцнення такої позиції можна за наказом керівника підприємства зобов’язати працівника придбати (оплатити) за допомогою КПК відповідні товари чи послуги.

Не слід також забувати, що товари, придбані за допомогою КПК, повинні бути оприбутковані на відповідний балансовий рахунок бухгалтерського обліку та передані від працівника підприємству.

А от послуги, придбані за допомогою КПК, потрібно списати на відповідні рахунки витрат у бухгалтерському обліку та відобразити у податковому обліку (якщо вони включаються до складу податкових витрат). Доказом оприбуткування чи списання є авансовий звіт та первинні документи.

Приклад 2

Відображення в обліку витрат на придбання товарів та послуг для діяльності підприємства

11 березня 2014 року працівник підприємства, до посадових обов’язків якого входить оформлення документів для роботи підприємства та його забезпечення необхідними ТМЦ, оплатив за допомогою КПК послуги нотаріуса із засвідченням копій документів, необхідних для подання в банк, у розмірі 250 грн та придбав канцтовари на суму 1 800 грн з ПДВ.

Бухгалтерські записи за даними прикладу 2 наведено в таблиці 3.

Оплата представницьких витрат

Сучасну діяльність більшості підприємств, особливо торговельних, не можна уявити без переговорів та зустрічей з представниками покупців та постачальників. Доволі часто такі переговори проводять у ресторанах за обідом чи вечерею.

Законодавство України не містить чіткого визначення представницьких витрат та не передбачає можливість їх віднесення до податкових витрат підприємства.

Визначення представницьких витрат наведено в Нормах № 1026. Щоправда, діють ці норми лише для бюджетних установ, а для небюджетних вони можуть бути лише орієнтиром.Найчастіше підприємства стикаються з такими двома проблемами, які стосуються представницьких витрат:

1. необхідність оподатковувати їх ПДФО;
2. неможливість віднести їх до складу податкових витрат.

Першу проблему можна вирішити шляхом затвердження на підприємстві Політики здійснення та документального підтвердження представницьких витрат. Вона може бути складовою частиною загальної Політики використання корпоративних карток на підприємстві. Додатковими документами, на основі яких такі витрати можна визнати витратами підприємства, а не додатковим благом працівника (і уникнути оподаткування ПДФО за пп. «г» пп. 164.2.17 ПК), можуть бути: