Корпоративная платежная карточка на предприятии: используем правильно

Корпоративные платежные карточки — удобное и современное платежное средство, которым пользуются в своей деятельности практически все предприятия. Однако в случае их использования могут возникать проблемы, связанные с налогообложением, документальным подтверждением осуществленных операций, а также подтверждением того, что они необходимы именно для хозяйственной деятельности предприятия. Кроме того, существует риск непризнания налоговиками расходов в налоговом учете и обложения потраченных с карточки средств НДФЛ. Практикующие бухгалтеры знают, как предотвратить эти риски

Сергей Герасимов,
главный бухгалтер компании IBM

Общий порядок использования

Общий порядок эмиссии (выпуска) и использование корпоративных платежных карточек (далее — КПК) регламентирован Положением № 223. В этом документе КПК называются «корпоративным специальным платежным средством», позволяющим его держателям осуществлять операции по счету предприятия.

Обратите внимание на один пункт Положения № 223, который, на первый взгляд, кажется довольно обобщенным: «3.1 Пользователи имеют право использовать специальные платежные средства для осуществления платежных операций в соответствии с режимами счетов и условиями договора с эмитентом». Как видим, в отличие от ранее действовавших положений НБУ, в Положении № 223 не установлен перечень разрешенных или запрещенных операций, осуществляемых с помощью КПК (см., например, п. 3.10 Положения, утвержденного постановлением НБУ от 19.04.2005 № 137).

Однако не следует забывать о требованиях по использованию средств предприятия с текущего счета с помощью КПК, установленных п. 8.3 Инструкции № 492 (см. таблицу 1).

Политика использования КПК на предприятии

Предприятие, планирующее использовать КПК, должно разработать и утвердить документ под названием «Политика использования корпоративных карточек». В нем нужно осветить все основные вопросы, связанные с выпуском и использованием КПК работниками предприятия. Большинство положений для разработки этого документа, конечно, можно скопировать из нормативных документов. Но вопросы, касающиеся процедуры выдачи карточек, их использования, отчетности за понесенные расходы, соответствующего документооборота внутри предприятия и возможного применения санкций к работникам, лучше изложить как можно подробнее и в доступной форме. Это поможет избежать как недоразумений с работниками, так и возможных проблем с контролирующими органами. Главная цель данного документа — ознакомить работников с требованиями законодательства Украины по использованию КПК.

Обычно корпоративные карточки используются на предприятиях в целях:

• оплаты расходов, связанных с командировками;
• приобретения товаров или услуг для нужд предприятия;
• оплаты представительских расходов;
• получение наличности, необходимой для функционирования предприятия.

Рассмотрим подробнее каждый из случаев использования КПК.

Расходы, связанные с командировками

Авансы

У компаний, которые используют КПК, отпадает необходимость выдавать своим работникам авансы на командировку. Достаточно, чтобы на корпоративном счете были средства. К тому же в случае командировки за границу предприятию не нужно получать наличную валюту в банке, чтобы потом выдать ее работнику. Опять же, достаточно перечислить средства на счет корпоративной карточки. После этого работник, находясь за рубежом, с помощью КПК сможет рассчитываться за товары или услуги и получать наличную валюту в банкомате.

Ограничения

С ограничениями по использованию КПК вы можете ознакомиться в таблице 1. По мнению органов налоговой службы, работник, находящийся в командировке за границей, не может приобретать товарно-материальные ценности для нужд предприятия как по наличному, так и по безналичному расчету с использованием КПК.

Скорее всего, имеется в виду, что работник не может приобретать материальные ценности в целях их ввоза на территорию Украины и оприходования на балансе предприятия. Поэтому все расходы, связанные с приобретением ТМЦ (даже журналы, книги и т. п.), советуем признавать дополнительным благом такого работника в понимании НК и соответствующим образом облагать НДФЛ.

Расходы

По мнению автора, КПК может использовать в командировке не только ее держатель, но и другие работники того же предприятия, которые вместе с ним направлены в командировку. Например, один работник может оплатить стоимость проживания в гостинице за себя и своих коллег. При этом вместе с отчетом о командировке именно держатель КПК должен представить подтверждающие документы по таким расходам. Для большей безопасности советуем указывать в соответствующем приказе руководителя предприятия о командировке возможность оплаты с помощью КПК расходов нескольких работников.

Валюта

Использование КПК за рубежом приводит к осуществлению расчетов в валюте. Согласно п. 5 П(С)БУ 21 операции в инвалюте при первоначальном признании отражаются в валюте отчетности путем пересчета суммы в инвалюте с применением валютного курса на дату осуществления операции (дата признания активов, обязательств, собственного капитала, доходов и расходов).

Таким образом, расходы определяются по курсу оплаты. При этом обязательно возникает курсовая разница. Она определяется как разница стоимости уплаченной валюты по курсу НБУ и коммерческим курсом, согласно которому расходы будут автоматически перечислены банком.

По мнению автора, нет смысла отдельно указывать сумму расходов по официальному валютному курсу и курсовой разницы. Целесообразно всю сумму расходов, выраженную в гривнях, которую банк указывает в соответствующей выписке, отразить общей суммой расходов. При этом нет необходимости осуществлять перерасчет расходов по состоянию на дату представления авансового отчета. Ведь в п. 7 П(С)БУ 21 сказано, что на каждую дату баланса монетарные статьи в инвалюте отражаются с использованием валютного курса на дату баланса. В свою очередь, немонетарные статьи, которые отражены по исторической себестоимости и зачисление которых на баланс связано с операцией в инвалюте, отражаются по валютному курсу на дату осуществления операции.

Обратившись к определениям, приведенным в П(С)БУ 21, становится понятно, что расходы, осуществленные с помощью КПК в иностранной валюте, не являются монетарными статьями. Ведь обязательство одновременно возникло и оплачено во время осуществления расчета.

Пример 1

Отражение в учете расходов, осуществленных в иностранной валюте

Работник предприятия направлен в командировку в г. Стамбул (Турция) сроком на 2 дня, с 4 по 5 декабря 2013 года. Аванс на командировку наличностью не выдавался, работник обеспечен корпоративной карточкой предприятия.

Бухгалтерские записи по данным примера 1 приведены в таблице 2

Приобретение товаров и услуг для нужд предприятии

Работники могут использовать КПК в целях приобретения товаров или услуг для нужд предприятия на территории Украины. При этом предприятию нужно самостоятельно оценивать каждую покупку с точки зрения ее связи с хозяйственной деятельностью исходя из норм налогового законодательства.

Во избежание обложения НДФЛ «нехозяйственных расходов», нужно доказать, что эти расходы были инициированы не работником — держателем корпоративной карточки, а именно компанией. Для подкрепления такой позиции можно по приказу руководителя предприятия обязать работника приобрести (оплатить) с помощью КПК соответствующие товары или услуги.

Не следует также забывать, что товары, приобретенные с помощью КПК, должны быть оприходованы на соответствующий балансовый счет бухгалтерского учета и переданы от работника предприятию.

А вот услуги, приобретенные с помощью КПК, нужно списать на соответствующие счета расходов в бухгалтерском учете и отразить в налоговом учете (если они включаются в состав налоговых расходов). Доказательством оприходования или списания является авансовый отчет и первичные документы.

Пример 2

Отражение в учете расходов на приобретение товаров и услуг для деятельности предприятия

11 марта 2014 года работник предприятия, в должностные обязанности которого входит оформление документов для работы предприятия и его обеспечение необходимыми ТМЦ, оплатил с помощью КПК услуги нотариуса по заверению копий документов, необходимых для представления в банк, в размере 250 грн и приобрел канцтовары на сумму 1 800 грн с НДС.

Бухгалтерские записи по данным примера 2 приведены в таблице 3.

Оплата представительских расходов

Современную деятельность большинства предприятий, особенно торговых, нельзя представить без переговоров и встреч с представителями покупателей и поставщиков. Довольно часто такие переговоры проводятся в ресторанах за обедом или ужином.

Законодательство Украины не содержит четкого определения представительских расходов и не предусматривает возможность их отнесения к налоговым расходам предприятия.

Определение представительских расходов приведено в Нормах № 1026. Правда, действуют эти нормы только для бюджетных учреждений, а для небюджетных они могут быть лишь ориентиром.

Чаще всего предприятия сталкиваются с такими двумя проблемами, которые касаются представительских расходов:

1) необходимость облагать их НДФЛ;

2) невозможность включить их в состав налоговых расходов.

Первую проблему можно решить путем утверждения на предприятии Политики осуществления и документального подтверждения представительских расходов. Она может быть составной частью общей Политики использования корпоративных карточек на предприятии. Дополнительными документами, на основе которых такие расходы можно признать расходами предприятия, а не дополнительным благом работника (и избежать обложения НДФЛ согласно пп. «г» пп. 164.2.17 НК), могут быть:

• заявление работника на проведение встречи с представителями покупателя/поставщика;
• приглашение представителей и их ответ;
• смета проведения мероприятия с определением ориентировочной суммы расходов;
• приказ руководителя предприятия о проведении мероприятия и утверждении сметы расходов;
• стандартный авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы, а также отчет работника о проведении мероприятия. В отчете работника кратко описываются содержание и результат проведенных переговоров; приводится перечень лиц, которые принимали участие во встрече; указывается сумма фактических расходов, оплаченных с помощью КПК. Оба отчета утверждает руководитель предприятия.

Позиция ГНС по этому вопросу освещена в Письме № 5743. В нем, в частности, сказано, что представительские расходы не включаются в состав месячного налогооблагаемого дохода работника как средства, полученные от работодателя налогоплательщиком под отчет на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков. При этом обязательным условием является рекламная направленность расходов, осуществленных за счет таких средств, и их документальное подтверждение.

О какой рекламной направленности расходов может идти речь в случае проведения встреч с покупателями товаров — трудно сказать. Но все равно советуем акцентировать внимание во всех документах, связанных с представительскими расходами, что на проведенной встрече работники проводили презентацию и рекламу товаров предприятия, убеждали покупателей в том, что аналогичные товары конкурентов отличаются не в лучшую сторону от продукции предприятия.

Что касается отнесения представительских расходов к составу налоговых расходов, то со стороны контролирующих органов, к сожалению, до сих пор нет однозначного подхода к этому вопросу. По мнению автора, такие расходы могут быть отнесены к составу:

• общих корпоративных расходов (которые, в частности, включают и представительские расходы), на основании пп. «а» пп. 138.10.2 НК;
• расходов на рекламу (если исходить из сути Письма № 5743), на основании пп. «г» пп. 138.10.3 НК.

Но еще раз заметим, что налоговые органы непоследовательны в своем подходе и постоянно оспаривают право предприятий на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму представительских расходов. Именно поэтому даже в случае подготовки вышеуказанного пакета документов вероятность того, что придется побороться за свое право уменьшить налоговую нагрузку, остается достаточно высокой.

Получение наличности на функционирование предприятия

Определенное количество предприятий давно отошло от получения наличности в банках на хозяйственные нужды с помощью чеков. На сегодняшний день законодательством не предусмотрены никакие ограничения по использованию наличности, полученной в банке, на любые расходы предприятия.

Даже при том, что в Инструкции № 492 сказано, что средства с текущего счета юрлица и физлица-предпринимателя не могут быть использованы с помощью электронного платежного средства для получения заработной платы.

По мнению автора, при условии своевременной уплаты необходимых налогов и сборов, предприятие имеет право получать средства в банке с помощью КПК для выплаты зарплаты работникам. Однако наличность, полученная с помощью КПК, должна быть в тот же день оприходована в кассу предприятия как средства, полученные под отчет и не использованные работником.

Переломным моментом в этом вопросе является принятие Положения № 637, которое не предусматривает целевое использование средств, полученных со счета в банке. Именно поэтому в этом случае не могут быть применены штрафные санкции за нецелевое использование наличности, установленные Указом № 436. В частности, Нацбанк упоминает об этом в своем Письме № 11-113.

Пример 3

Отражение в учете опера