Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Корпоративная платежная карточка на предприятии: используем правильно


Корпоративные платежные карточки — удобное и современное платежное средство, которым пользуются в своей деятельности практически все предприятия. Однако в случае их использования могут возникать проблемы, связанные с налогообложением, документальным подтверждением осуществленных операций, а также подтверждением того, что они необходимы именно для хозяйственной деятельности предприятия. Кроме того, существует риск непризнания налоговиками расходов в налоговом учете и обложения потраченных с карточки средств НДФЛ. Практикующие бухгалтеры знают, как предотвратить эти риски


Сергей Герасимов,
главный бухгалтер компании IBM

Общий порядок использования

Общий порядок эмиссии (выпуска) и использование корпоративных платежных карточек (далее — КПК) регламентирован Положением № 223. В этом документе КПК называются «корпоративным специальным платежным средством», позволяющим его держателям осуществлять операции по счету предприятия.

Обратите внимание на один пункт Положения № 223, который, на первый взгляд, кажется довольно обобщенным: «3.1 Пользователи имеют право использовать специальные платежные средства для осуществления платежных операций в соответствии с режимами счетов и условиями договора с эмитентом». Как видим, в отличие от ранее действовавших положений НБУ, в Положении № 223 не установлен перечень разрешенных или запрещенных операций, осуществляемых с помощью КПК (см., например, п. 3.10 Положения, утвержденного постановлением НБУ от 19.04.2005 № 137).

Однако не следует забывать о требованиях по использованию средств предприятия с текущего счета с помощью КПК, установленных п. 8.3 Инструкции № 492 (см. таблицу 1).

Таблица 1. Использование денежных средств, полученных со счета юрлица или физлица-предпринимателя с помощью КПК

На что нельзя использовать средства в любой валюте

На что можно использовать средства в инвалюте

Получение заработной платы

Получение наличности за пределами Украины для оплаты командировки

Получение других выплат социального характера

- Осуществление расчетов в безналичной форме за пределами Украины, связанных с командировочными расходами и расходами представительского характера

Расчеты по внешнеэкономическим договорам (контактам)

- Оплата эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и нахождением воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины, в соответствии с условиями Кодекса торгового мореплавания Украины, Воздушного кодекса Украины, Конвенции о международной гражданской авиации, Международной конвенции о дорожном движении

Осуществление иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы


Политика использования КПК на предприятии

Предприятие, планирующее использовать КПК, должно разработать и утвердить документ под названием «Политика использования корпоративных карточек». В нем нужно осветить все основные вопросы, связанные с выпуском и использованием КПК работниками предприятия. Большинство положений для разработки этого документа, конечно, можно скопировать из нормативных документов. Но вопросы, касающиеся процедуры выдачи карточек, их использования, отчетности за понесенные расходы, соответствующего документооборота внутри предприятия и возможного применения санкций к работникам, лучше изложить как можно подробнее и в доступной форме. Это поможет избежать как недоразумений с работниками, так и возможных проблем с контролирующими органами. Главная цель данного документа — ознакомить работников с требованиями законодательства Украины по использованию КПК.

Обычно корпоративные карточки используются на предприятиях в целях:

  • оплаты расходов, связанных с командировками;
  • приобретения товаров или услуг для нужд предприятия;
  • оплаты представительских расходов;
  • получение наличности, необходимой для функционирования предприятия.

Рассмотрим подробнее каждый из случаев использования КПК.

Расходы, связанные с командировками

Авансы

У компаний, которые используют КПК, отпадает необходимость выдавать своим работникам авансы на командировку. Достаточно, чтобы на корпоративном счете были средства. К тому же в случае командировки за границу предприятию не нужно получать наличную валюту в банке, чтобы потом выдать ее работнику. Опять же, достаточно перечислить средства на счет корпоративной карточки. После этого работник, находясь за рубежом, с помощью КПК сможет рассчитываться за товары или услуги и получать наличную валюту в банкомате.

Ограничения

С ограничениями по использованию КПК вы можете ознакомиться в таблице 1. По мнению органов налоговой службы, работник, находящийся в командировке за границей, не может приобретать товарно-материальные ценности для нужд предприятия как по наличному, так и по безналичному расчету с использованием КПК.

Скорее всего, имеется в виду, что работник не может приобретать материальные ценности в целях их ввоза на территорию Украины и оприходования на балансе предприятия. Поэтому все расходы, связанные с приобретением ТМЦ (даже журналы, книги и т. п.), советуем признавать дополнительным благом такого работника в понимании НК и соответствующим образом облагать НДФЛ.

Расходы

По мнению автора, КПК может использовать в командировке не только ее держатель, но и другие работники того же предприятия, которые вместе с ним направлены в командировку. Например, один работник может оплатить стоимость проживания в гостинице за себя и своих коллег. При этом вместе с отчетом о командировке именно держатель КПК должен представить подтверждающие документы по таким расходам. Для большей безопасности советуем указывать в соответствующем приказе руководителя предприятия о командировке возможность оплаты с помощью КПК расходов нескольких работников.

Валюта

Использование КПК за рубежом приводит к осуществлению расчетов в валюте. Согласно п. 5 П(С)БУ 21 операции в инвалюте при первоначальном признании отражаются в валюте отчетности путем пересчета суммы в инвалюте с применением валютного курса на дату осуществления операции (дата признания активов, обязательств, собственного капитала, доходов и расходов).

Таким образом, расходы определяются по курсу оплаты. При этом обязательно возникает курсовая разница. Она определяется как разница стоимости уплаченной валюты по курсу НБУ и коммерческим курсом, согласно которому расходы будут автоматически перечислены банком.

По мнению автора, нет смысла отдельно указывать сумму расходов по официальному валютному курсу и курсовой разницы. Целесообразно всю сумму расходов, выраженную в гривнях, которую банк указывает в соответствующей выписке, отразить общей суммой расходов. При этом нет необходимости осуществлять перерасчет расходов по состоянию на дату представления авансового отчета. Ведь в п. 7 П(С)БУ 21 сказано, что на каждую дату баланса монетарные статьи в инвалюте отражаются с использованием валютного курса на дату баланса. В свою очередь, немонетарные статьи, которые отражены по исторической себестоимости и зачисление которых на баланс связано с операцией в инвалюте, отражаются по валютному курсу на дату осуществления операции.

Обратившись к определениям, приведенным в П(С)БУ 21, становится понятно, что расходы, осуществленные с помощью КПК в иностранной валюте, не являются монетарными статьями. Ведь обязательство одновременно возникло и оплачено во время осуществления расчета.

Пример 1

Отражение в учете расходов, осуществленных в иностранной валюте

Работник предприятия направлен в командировку в г. Стамбул (Турция) сроком на 2 дня, с 4 по 5 декабря 2013 года. Аванс на командировку наличностью не выдавался, работник обеспечен корпоративной карточкой предприятия.

Бухгалтерские записи по данным примера 1 приведены в таблице 2

Таблица 2

№ п/п

Содержание операции

Дата

Бухгалтерский учет

Сумма, грн

Налоговый учет

Дт

Кт

Доход

Расходы

1

Перечислены средства с текущего счета на карточный счет предприятия

03.12.2013

313

311

10 000,00

2

Оплачены с помощью КПК услуги общественного транспорта

(6 турецких лир)

04.12.2013

3 721

313

24,00*

3

Оплачены с помощью КПК услуги гостиницы (360 турецких лир)

05.12.2013

3 721

313

1 422,00

4

Утвержден авансовый отчет

17.12.2013

92

3721

1 446,00

1 446,00

5

Начислены суточные расходы**

(2 дн. × 860,25 грн)

17.12.2013

92

3 721

1 720,50

1 720,50

6

Возмещена работнику стоимость расходов

18.12.2013

3 721

311

1 720,50

*Сумма расходов определяется на основании выписки банка. Официальный курс НБУ не учитывается.

**В максимально возможном размере, установленном на 2013 год пп. 140.1.7 НК.

Приобретение товаров и услуг для нужд предприятии

Работники могут использовать КПК в целях приобретения товаров или услуг для нужд предприятия на территории Украины. При этом предприятию нужно самостоятельно оценивать каждую покупку с точки зрения ее связи с хозяйственной деятельностью исходя из норм налогового законодательства.

Во избежание обложения НДФЛ «нехозяйственных расходов», нужно доказать, что эти расходы были инициированы не работником — держателем корпоративной карточки, а именно компанией. Для подкрепления такой позиции можно по приказу руководителя предприятия обязать работника приобрести (оплатить) с помощью КПК соответствующие товары или услуги.

Не следует также забывать, что товары, приобретенные с помощью КПК, должны быть оприходованы на соответствующий балансовый счет бухгалтерского учета и переданы от работника предприятию.

А вот услуги, приобретенные с помощью КПК, нужно списать на соответствующие счета расходов в бухгалтерском учете и отразить в налоговом учете (если они включаются в состав налоговых расходов). Доказательством оприходования или списания является авансовый отчет и первичные документы.

Пример 2

Отражение в учете расходов на приобретение товаров и услуг для деятельности предприятия

11 марта 2014 года работник предприятия, в должностные обязанности которого входит оформление документов для работы предприятия и его обеспечение необходимыми ТМЦ, оплатил с помощью КПК услуги нотариуса по заверению копий документов, необходимых для представления в банк, в размере 250 грн и приобрел канцтовары на сумму 1 800 грн с НДС.

Бухгалтерские записи по данным примера 2 приведены в таблице 3.

Таблица 3

№ п/п

Содержание операции

Дата

Бухгалтерский учет

Сумма, грн

Налоговый учет

Дт

Кт

Доход

Расходы

1

Оплачены с помощью КПК услуги нотариуса

11.03.2014

3 721

313

250

2

Оплачены с помощью КПК канцтовары

11.03.2014

3 721

313

1 800

3

Утвержден авансовый отчет, предоставлены первичные документы (акты, расходные накладные, налоговые накладные, расчетные чеки) и переданы приобретенные товары

11.03.2014

92

3 721

250

250

209

3 721

1 500

6 442

6 412

3 721

6 442

300

300

Оплата представительских расходов

Современную деятельность большинства предприятий, особенно торговых, нельзя представить без переговоров и встреч с представителями покупателей и поставщиков. Довольно часто такие переговоры проводятся в ресторанах за обедом или ужином.

Законодательство Украины не содержит четкого определения представительских расходов и не предусматривает возможность их отнесения к налоговым расходам предприятия.

Определение представительских расходов приведено в Нормах № 1026. Правда, действуют эти нормы только для бюджетных учреждений, а для небюджетных они могут быть лишь ориентиром.

Чаще всего предприятия сталкиваются с такими двумя проблемами, которые касаются представительских расходов:

1) необходимость облагать их НДФЛ;

2) невозможность включить их в состав налоговых расходов.

Первую проблему можно решить путем утверждения на предприятии Политики осуществления и документального подтверждения представительских расходов. Она может быть составной частью общей Политики использования корпоративных карточек на предприятии. Дополнительными документами, на основе которых такие расходы можно признать расходами предприятия, а не дополнительным благом работника (и избежать обложения НДФЛ согласно пп. «г» пп. 164.2.17 НК), могут быть:

  • заявление работника на проведение встречи с представителями покупателя/поставщика;
  • приглашение представителей и их ответ;
  • смета проведения мероприятия с определением ориентировочной суммы расходов;
  • приказ руководителя предприятия о проведении мероприятия и утверждении сметы расходов;
  • стандартный авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы, а также отчет работника о проведении мероприятия. В отчете работника кратко описываются содержание и результат проведенных переговоров; приводится перечень лиц, которые принимали участие во встрече; указывается сумма фактических расходов, оплаченных с помощью КПК. Оба отчета утверждает руководитель предприятия.

Позиция ГНС по этому вопросу освещена в Письме № 5743. В нем, в частности, сказано, что представительские расходы не включаются в состав месячного налогооблагаемого дохода работника как средства, полученные от работодателя налогоплательщиком под отчет на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков. При этом обязательным условием является рекламная направленность расходов, осуществленных за счет таких средств, и их документальное подтверждение.

О какой рекламной направленности расходов может идти речь в случае проведения встреч с покупателями товаров — трудно сказать. Но все равно советуем акцентировать внимание во всех документах, связанных с представительскими расходами, что на проведенной встрече работники проводили презентацию и рекламу товаров предприятия, убеждали покупателей в том, что аналогичные товары конкурентов отличаются не в лучшую сторону от продукции предприятия.

Что касается отнесения представительских расходов к составу налоговых расходов, то со стороны контролирующих органов, к сожалению, до сих пор нет однозначного подхода к этому вопросу. По мнению автора, такие расходы могут быть отнесены к составу:

  • общих корпоративных расходов (которые, в частности, включают и представительские расходы), на основании пп. «а» пп. 138.10.2 НК;
  • расходов на рекламу (если исходить из сути Письма № 5743), на основании пп. «г» пп. 138.10.3 НК.

Но еще раз заметим, что налоговые органы непоследовательны в своем подходе и постоянно оспаривают право предприятий на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму представительских расходов. Именно поэтому даже в случае подготовки вышеуказанного пакета документов вероятность того, что придется побороться за свое право уменьшить налоговую нагрузку, остается достаточно высокой.

Получение наличности на функционирование предприятия

Определенное количество предприятий давно отошло от получения наличности в банках на хозяйственные нужды с помощью чеков. На сегодняшний день законодательством не предусмотрены никакие ограничения по использованию наличности, полученной в банке, на любые расходы предприятия.

Даже при том, что в Инструкции № 492 сказано, что средства с текущего счета юрлица и физлица-предпринимателя не могут быть использованы с помощью электронного платежного средства для получения заработной платы.

По мнению автора, при условии своевременной уплаты необходимых налогов и сборов, предприятие имеет право получать средства в банке с помощью КПК для выплаты зарплаты работникам. Однако наличность, полученная с помощью КПК, должна быть в тот же день оприходована в кассу предприятия как средства, полученные под отчет и не использованные работником.

Переломным моментом в этом вопросе является принятие Положения № 637, которое не предусматривает целевое использование средств, полученных со счета в банке. Именно поэтому в этом случае не могут быть применены штрафные санкции за нецелевое использование наличности, установленные Указом № 436. В частности, Нацбанк упоминает об этом в своем Письме № 11-113.

Пример 3

Отражение в учете опера

Комментарии к материалу
Быстрая регистрация
Будьте в курсе изменений и актуальных тем, задавайте вопросы.
Популярное
05.04.2025
Продление срока полезного использования полностью самортизированных основных средств
Ситуация из практики: срок, определенный при первоначальном признании объекта основных средств (далее – ОС), уже истек, а актив продолжает использоваться. НП(С)БУ 7 предусмотрено, что срок полезного использования (эксплуатации) объекта ОС пересматривается в случае изменения ожидаемых экономич...
11.03.2025
Приказ об установлении норм расхода топлива
Если ваше предприятие решило прибегнуть к нормированию расходов горючего или размышляет, целесообразно ли это делать, постараемся упростить для вас эту задачу, приведя в статье: образец приказа об установлении норм расхода топлива; две причины, почему на предприятии необходим такой приказ. Есл...
10.03.2025
Списание ГСМ: оформление документов и учет
Для того чтобы обеспечить грамотный учет списания горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ), бухгалтер должен иметь первичные документы, фиксирующие транспортную работу (пробег) и фактические расходы ГСМ. Типовые формы этих документов законодательно не утверждены, так что их можно разработать ...
Новое
20.05.2025
Подача уведомления о приеме на работу по старой форме: предусмотрен ли штраф?
Как заполнить новую форму уведомления о приеме на работу и обязательно ли указывать уникальный номер записи в Едином государственном демографическом реестре см. в статье «Уведомление о приеме на работу подаем с учетом изменений». Практическая ситуация Будет ли налагаться на работодателя...
16.05.2025
Уведомление о приеме на работу подаем с учетом изменений
Уведомление о приеме работника на работу – обязанность всех работодателей. Недавно форма такого уведомления была изменена. Рассмотрим подробно, как теперь его подавать и что именно изменилось. Уведомление о приеме работника на работу – обязанность всех работодателей. Недавно форма таког...
14.05.2025
Если задолженность по зарплате выплачивается в мае 2025 года
Компенсация гражданам потери части доходов в связи с нарушением сроков их выплаты осуществляется в случае задержки выплаты доходов на один и более календарных месяцев в соответствии с Порядком, утвержденным постановлением КМУ от 21.02.2001 № 159. Сумма компенсации исчисляется как произведение начис...
Лучшие материалы
Центр уведомлений