Відрядження за кордон: оформлення та облік

«Відрядження: оформлення та облік витрат»

Якщо підприємство хоче вийти на міжнародний рівень, його представникам необхідно брати участь у виставках, конференціях, вести особисті переговори з контрагентами-нерезидентами. Значить, без закордонвідряджень не обійтися. Розглянемо нюанси документального оформлення та обліку закордонвідряджень у випадку, якщо аванс на відрядження видається готівкою.

Закордонвідрядження для небюджетних підприємств регламентуються такими нормативними документами:

• ПК (пп. 170.9.1, 170.9.2) – містить перелік витрат (у т. ч. граничний розмір закордонних добових), які можуть бути компенсовані працівнику без утримання ПДФО і військового збору (далі – ВЗ), а також строки подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою Наказом № 841 (далі – Звіт);
• П(С)БО 21 – регулює порядок застосування валютних курсів при відображенні витрат на відрядження в інвалюті;
• Інструкція № 59 – регламентує всі питання закордонвідряджень для підприємств та організацій, які повністю або частково фінансуються з бюджету. Для небюджетних підприємств вона не є обов'язковою. Однак при бажанні вони також можуть нею користуватися. Це доцільно, оскільки, по-перше, ця інструкція багато в чому конкретизує норми пп. 170.9.1 ПК. А, по-друге, контролюючі органи також часто керуються її нормами, коли роз'яснюють ті або інші питання закордонвідряджень. Звичайно, користуватися нею потрібно з урахуванням пп. 170.9.1 ПК – в Інструкції № 59 є окремі обмеження, які введені для бюджетних підприємств, але не застосовуються комерційними;
• Інструкція № 148 – установлює суму інвалюти, яку можна вивезти за кордон;
• Правила № 200 – визначають порядок роботи з готівковою іноземною валютою, у тому числі і при розрахунках, пов'язаних із закордонвідрядженнями.

Крім того, кожному підприємству радимо розробити й затвердити наказом керівника внутрішній документ – власне Положення про службові відрядження. Формально такий документ не є обов'язковим, але саме в ньому повинні бути прописані всі процедурні питання, пов'язані із закордонвідрядженнями. Знов-таки при його створенні за основу можна взяти Інструкцію № 59 з урахуванням норм пп. 170.9.1 ПК для небюджетних підприємств.

У Положенні про службові відрядження варто прописати: