Командировки за границу: оформление и учет

«Командировки: оформление и учет расходов»

Если предприятие хочет выйти на международный уровень, его представителям необходимо участвовать в выставках, конференциях, вести личные переговоры с контрагентами-нерезидентами. Значит, без загранкомандировок не обойтись. Рассмотрим нюансы документального оформления и учета загранкомандировок, в случае если аванс на командировку выдается наличными.

Загранкомандировки для небюджетных предприятий регламентируются следующими нормативными документами:

• НК (пп. 170.9.1, 170.9.2) – содержи перечень расходов (в т. ч. предельный размер зарубежных суточных), которые могут быть компенсированы работнику без удержания НДФЛ и военного сбора (далее – ВС), а также сроки представления Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной Приказом № 841 (далее – Отчет);
• П(С)БУ 21 – регулирует порядок применения валютных курсов при отражении командировочных расходов в инвалюте;
• Инструкция № 59 – регламентирует все вопросы загранкомандировок для предприятий и организаций, которые полностью или частично финансируются из бюджета. Для небюджетных предприятий она не является обязательной. Однако при желании они также могут ею пользоваться. Это целесообразно, поскольку, во-первых, эта инструкция во многом конкретизирует нормы пп. 170.9.1 НК. А во-вторых, контролирующие органы также часто руководствуются ее нормами, когда разъясняют те или иные вопросы загранкомандировок. Естественно, пользоваться ею нужно с учетом пп. 170.9.1 НК – в Инструкции № 59 есть отдельные ограничения, которые введены для бюджетных предприятий, но не применяются коммерческими;
• Инструкция № 148 – устанавливает сумму инвалюты, которую можно вывезти за рубеж;
• Правила № 200 – определяют порядок работы с наличной иностранной валютой, в том числе и при расчетах, связанных с загранкомандировками.

Кроме того, каждому предприятию советуем разработать и утвердить приказом руководителя внутренний документ – собственное Положение о служебных командировках. Формально такой документ не является обязательным, но именно в нем должны быть прописаны все процедурные вопросы, связанные с загранкомандировками. Опять-таки при его создании за основу можно взять Инструкцию № 59 с учетом норм пп. 170.9.1 НК для небюджетных предприятий.

В Положении о служебных командировках стоит прописать: