Які кадрові документи зобов’язаний оформляти роботодавець-підприємець

№ п/п

Найменування
документа

Обов’язковість
оформлення

Пояснення

Нормативні
документи і роз’яснення держорганів

1

2

3

4

5

1

Трудовий договір із найманим працівником

Обов’язково

Трудовий договір має укладатися у письмовій формі.

Можете скористатися формою, затвердженою наказом Мінпраці від 08.06.01 р. № 260 (далі – Наказ № 260). Цю форму договору ви можете розширювати, доповнювати, адаптувати до своєї конкретної ситуації. Важливо тільки, щоб умови договору не суперечили нормам трудового законодавства

П. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП.

Наказ № 260.

Лист Мінпраці від 09.10.01 р. № 06/2-4/133.

Лист Мінсоцполітики від 12.12.16 р. № 488/0/22-16 (далі – Лист № 488)

2

Наказ або розпорядження з кадрів

Обов’язково

Основні моменти, що стосуються трудових відносин між підприємцем і його працівником, фіксуються в письмовому трудовому договорі. Проте розпорядчі документи з кадрів (накази або розпорядження) теж необхідні, наприклад для оформлення відряджень, надання відпусток тощо

Ч. 3 ст. 24 КЗпП.

Лист № 488

3

Трудова книжка

Обов’язково

Підприємець повинен вносити записи до трудових книжок працівників.

Зберігаються трудові книжки у працівників підприємця.

Згідно з останнім роз’ясненням Мінсоцполітики, якщо працівник працевлаштується вперше, то підприємець повинен завести йому трудову книжку і має право заповнити титульний аркуш цього документа

Ст. 48 КЗпП.

Інструкція, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58).

Лист Мінсоцполітики від 03.12.15 р. № 492/06/186-15.

Лист Мінсоцполітики від 29.06.16 р. № 3475/0/10-16/06

4

Повідомлення про прийняття на роботу

Обов’язково

Як і будь-який інший роботодавець, підприємець зобов’язаний повідомити орган ДФС про прийняття на роботу працівника до початку його роботи.

Нагадуємо! Якщо трудовий договір укладається не більше ніж із п’ятьма працівниками, то повідомлення може бути подане на паперових носіях

Ч. 3 ст. 24 КЗпП.

Постанова КМУ від 17.06.15 р. № 413

5

Особисті картки працівників

Обов’язково

Згідно з вимогами п. 2.5 Інструкції № 58, з усіма записами в трудовій книжці роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці. Виходячи із цього вимоги підприємцям-роботодавцям необхідно вести особові картки. Це зазначає і Мінсоцполітики у своїх роз’ясненнях (див. гр. 5 цієї таблиці)

П. 2.5 Інструкції № 58.

Наказ Держкомстату, Міноборони від 25.12.09 р. № 495/656.

Лист Мінсоцполітики від 21.11.16 р. № 5907/0/10-16/06 (далі – Лист № 5907)

6

Штатний розпис

Не обов’язково, але бажано

Визначення поняття «Штатний розпис» у КЗпП немає, проте згадка про штат працівників зустрічається неодноразово. Наприклад, з приводу звільнення у зв’язку зі скороченням штату.

Також у штатному розписі закріплюють посадові оклади працівників тощо. Тому підприємцеві бажано оформити цей документ.

Раніше Мінсоцполітики неодноразово роз’яснювало, що підприємець зобов’язаний оформляти цей документ (див., наприклад, Лист № 5907). Проте останнє роз’яснення – на користь підприємців: тут зроблено висновок, що штатний розпис для підприємця не обов’язковий (реквізити цього листа див. у гр. 5 таблиці)

Лист Мінсоцполітики від 21.05.19 р. № 34/0/23-19/133

7

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Обов’язково

У КЗпП є декілька згадок про внутрішній трудовий розпорядок роботодавця, з яким працівник повинен бути ознайомлений і якого він зобов’язаний дотримуватися.

На необхідності для роботодавця-підприємця мати правила внутрішнього трудового розпорядку наполягає і Мінсоцполітики у своїх роз’ясненнях (див. гр. 5 таблиці)

Ст. 29 КЗпП;

Лист Мінсоцполітики від 28.12.17 р. № 568/0/22-17/134.

Лист Мінсоцполітики від 21.06.17 р. № 312/0/22-17/13

8

Табель обліку робочого часу

Обов’язково

Для дотримання трудового законодавства, і, зокрема, правил оплати праці, роботодавець зобов’язаний вести облік робочого часу.

Найзручніше вести такий облік за допомогою табеля обліку робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489, далі – Наказ № 489)

Гл. ІV, V КЗпП.

Наказ № 489.

Лист № 5907

9

Графік відпусток

Обов’язково

Необхідність складання графіка відпусток прямо передбачена законодавством, яке повною мірою поширюється і на роботодавців-підприємців

Ч. 4 ст. 79 КЗпП.

Ст. 10 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР

10

Посадові інструкції

Не обов’язково, але бажано

Прямої вимоги оформляти посадові інструкції підприємцем-роботодавцем законодавство не містить.

Є тільки вимога, що зі своїми посадовими обов’язками і правами працівник має бути ознайомлений до початку роботи.

Зручно для цього використовувати посадові інструкції, але ви можете детально прописати всі обов’язки і в письмовому трудовому договорі

Ст. 29 КЗпП

11

Колективний
договір

Не обов’язково

Колективний договір укладається на підприємствах, в установах та організаціях, що використовують працю найманих працівників. На підприємців ця вимога не поширюється

Ст. 11 КЗпП.

Ст. 1 Закону від 01.07.93 р. № 3356-XII