Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Які кадрові документи зобов’язаний оформляти роботодавець-підприємець

Із цієї статті ви дізнаєтеся: які документи кадрового діловодства обов’язково повинні бути у підприємців, що використовують працю найманих працівників, а які – не обов’язково, але бажано – і чому.

Що можна зробити на практиці: оформити всі необхідні документи, щоб уникнути серйозних фінансових втрат у вигляді штрафів, що застосовуються органами Держпраці.


Штрафи за порушення трудового законодавства сьогодні дуже великі, а до відповідальності притягають не тільки роботодавців-юросіб, але й підприємців, які використовують найману працю. Тому підприємці хочуть точно знати, які документи кадрового діловодства вони зобов’язані вести, а які – ні. Для зручності та наочності наведемо докладну інформацію про ці документи в таблиці.

Кадрові документи підприємця, який має найманих працівників

№ п/п

Найменування
документа

Обов’язковість
оформлення

Пояснення

Нормативні
документи і роз’яснення держорганів

1

2

3

4

5

1

Трудовий договір із найманим працівником

Обов’язково

Трудовий договір має укладатися у письмовій формі.

Можете скористатися формою, затвердженою наказом Мінпраці від 08.06.01 р. № 260 (далі – Наказ № 260). Цю форму договору ви можете розширювати, доповнювати, адаптувати до своєї конкретної ситуації. Важливо тільки, щоб умови договору не суперечили нормам трудового законодавства

П. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП.

Наказ № 260.

Лист Мінпраці від 09.10.01 р. № 06/2-4/133.

Лист Мінсоцполітики від 12.12.16 р. № 488/0/22-16 (далі – Лист № 488)

2

Наказ або розпорядження з кадрів

Обов’язково

Основні моменти, що стосуються трудових відносин між підприємцем і його працівником, фіксуються в письмовому трудовому договорі. Проте розпорядчі документи з кадрів (накази або розпорядження) теж необхідні, наприклад для оформлення відряджень, надання відпусток тощо

Ч. 3 ст. 24 КЗпП.

Лист № 488

3

Трудова книжка

Обов’язково

Підприємець повинен вносити записи до трудових книжок працівників.

Зберігаються трудові книжки у працівників підприємця.

Згідно з останнім роз’ясненням Мінсоцполітики, якщо працівник працевлаштується вперше, то підприємець повинен завести йому трудову книжку і має право заповнити титульний аркуш цього документа

Ст. 48 КЗпП.

Інструкція, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58).

Лист Мінсоцполітики від 03.12.15 р. № 492/06/186-15.

Лист Мінсоцполітики від 29.06.16 р. № 3475/0/10-16/06

4

Повідомлення про прийняття на роботу

Обов’язково

Як і будь-який інший роботодавець, підприємець зобов’язаний повідомити орган ДФС про прийняття на роботу працівника до початку його роботи.

Нагадуємо! Якщо трудовий договір укладається не більше ніж із п’ятьма працівниками, то повідомлення може бути подане на паперових носіях

Ч. 3 ст. 24 КЗпП.

Постанова КМУ від 17.06.15 р. № 413

5

Особисті картки працівників

Обов’язково

Згідно з вимогами п. 2.5 Інструкції № 58, з усіма записами в трудовій книжці роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці. Виходячи із цього вимоги підприємцям-роботодавцям необхідно вести особові картки. Це зазначає і Мінсоцполітики у своїх роз’ясненнях (див. гр. 5 цієї таблиці)

П. 2.5 Інструкції № 58.

Наказ Держкомстату, Міноборони від 25.12.09 р. № 495/656.

Лист Мінсоцполітики від 21.11.16 р. № 5907/0/10-16/06 (далі – Лист № 5907)

6

Штатний розпис

Не обов’язково, але бажано

Визначення поняття «Штатний розпис» у КЗпП немає, проте згадка про штат працівників зустрічається неодноразово. Наприклад, з приводу звільнення у зв’язку зі скороченням штату.

Також у штатному розписі закріплюють посадові оклади працівників тощо. Тому підприємцеві бажано оформити цей документ.

Раніше Мінсоцполітики неодноразово роз’яснювало, що підприємець зобов’язаний оформляти цей документ (див., наприклад, Лист № 5907). Проте останнє роз’яснення – на користь підприємців: тут зроблено висновок, що штатний розпис для підприємця не обов’язковий (реквізити цього листа див. у гр. 5 таблиці)

Лист Мінсоцполітики від 21.05.19 р. № 34/0/23-19/133

7

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Обов’язково

У КЗпП є декілька згадок про внутрішній трудовий розпорядок роботодавця, з яким працівник повинен бути ознайомлений і якого він зобов’язаний дотримуватися.

На необхідності для роботодавця-підприємця мати правила внутрішнього трудового розпорядку наполягає і Мінсоцполітики у своїх роз’ясненнях (див. гр. 5 таблиці)

Ст. 29 КЗпП;

Лист Мінсоцполітики від 28.12.17 р. № 568/0/22-17/134.

Лист Мінсоцполітики від 21.06.17 р. № 312/0/22-17/13

8

Табель обліку робочого часу

Обов’язково

Для дотримання трудового законодавства, і, зокрема, правил оплати праці, роботодавець зобов’язаний вести облік робочого часу.

Найзручніше вести такий облік за допомогою табеля обліку робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489, далі – Наказ № 489)

Гл. ІV, V КЗпП.

Наказ № 489.

Лист № 5907

9

Графік відпусток

Обов’язково

Необхідність складання графіка відпусток прямо передбачена законодавством, яке повною мірою поширюється і на роботодавців-підприємців

Ч. 4 ст. 79 КЗпП.

Ст. 10 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР

10

Посадові інструкції

Не обов’язково, але бажано

Прямої вимоги оформляти посадові інструкції підприємцем-роботодавцем законодавство не містить.

Є тільки вимога, що зі своїми посадовими обов’язками і правами працівник має бути ознайомлений до початку роботи.

Зручно для цього використовувати посадові інструкції, але ви можете детально прописати всі обов’язки і в письмовому трудовому договорі

Ст. 29 КЗпП

11

Колективний
договір

Не обов’язково

Колективний договір укладається на підприємствах, в установах та організаціях, що використовують працю найманих працівників. На підприємців ця вимога не поширюється

Ст. 11 КЗпП.

Ст. 1 Закону від 01.07.93 р. № 3356-XII

Кадрові документи підприємця.doc
Завантажити
Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Статті за темою
04.07.2025
Чи можна виправити помилку в Повідомленні про прийняття на роботу через тривалий час?
Прийняли на роботу працівника за основним місцем роботи, проте в Повідомленні про прийняття на роботу помилково зазначили, що за сумісництвом. Помилку виявили через два місяці. Як бути? Практична ситуація Прийняли на роботу працівника за основним місцем роботи, проте в Повідомленні про прийняття на...
08.05.2025
Зміни стосовно дистанційної та надомної роботи
З 02.05.2025 набув чинності Закон від 27.03.2025 № 4339-IX «Про внесення змін до Кодексу законів про працю України щодо удосконалення правового регулювання окремих питань надомної та дистанційної роботи» (далі – Закон № 4339). Розглянемо, які саме зміни запроваджуються та як їх зас...
06.05.2025
Правомірність продовження дії строкового трудового договору
На період відпустки по вагітності та пологах основної працівниці було прийнято на її посаду іншу особу за строковим трудовим договором. Після закінчення цієї відпустки основній працівниці було надано невикористану щорічну відпустку, а згодом – відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею...
Популярне
20.06.2025
Резерв сумнівних боргів: у яких випадках підприємству вигідно його створювати
Розповімо, які підприємства можуть оптимізувати податок на прибуток шляхом створення резерву сумнівних боргів та як правильно сформувати цей резерв, щоб не було претензій з боку контролюючих органів. У чому полягає проблема: оптимізація об’єкта обкладення податком на прибуток для деяких підпри...
20.06.2025
Як розрахувати резерв відпусток на дату балансу
У статті розповімо про порядок формування резерву відпусток і регулярність його перегляду. Чи треба щомісячно інвентаризувати резерв? Забезпечення на оплату відпусток формується для рівномірного розподілу витрат на відпустки між звітними періодами. Його створення – обов’язок підприємства...
20.06.2025
Резерв на виконання гарантійних забов'язань: хто повинен створювати та в чому вигода
У статті розповімо, як знання стандартів бухобліку допомагають оптимізувати базу обкладення податком на прибуток. Також поговоримо про формування резерву на виконання гарантійних зобов’язань. Корисна норма бухобліку: згідно з п. 13–18 НП(С)БО 11 «Зобов'язання» підприємствам д...
Нове
11.07.2025
Якщо заборгованість із зарплати виплачується у липні 2025 року
Компенсація громадянам втрати частини доходів у зв’язку з порушенням строків їх виплати провадиться в разі затримки виплати доходів на один і більше календарних місяців відповідно до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 21.02.2001 № 159. Сума компенсації обчислюється як добуток нарахован...
07.07.2025
Оплата лікарняного в разі звільнення працівника
У консультації відповідаємо на запитання, чи оплачується листок непрацездатності, якщо працівник звільняється. Практична ситуація Чи оплачувати працівнику листок непрацездатності, якщо він звільняється з підприємства? Чи компенсує відповідні страхові виплати ПФУ та з якого дня? Право на страхові в...
07.07.2025
У липні 2025 року відновлюється індексація зарплати
У статті викладено загальні правила індексації зарплати та особливості її проведення в липні 2025 року. Як відомо, з січня 2025 року індексацію «обнулили», і для всіх цей місяць став «базовим» для проведення індексації (див. лист Мінсоцполітики від 10.12.2024 № 105/0/214-24)....
Кращі матеріали