Какие кадровые документы обязан оформлять работодатель-предприниматель
Из этой статьи вы узнаете: какие документы кадрового делопроизводства обязательно должны быть у предпринимателей, использующих труд наемных работников, а какие – не обязательно, но желательно – и почему.
Что можно сделать на практике: оформить все необходимые документы, чтобы избежать серьезных финансовых потерь в виде штрафов, применяемых органами Гоструда.
Штрафы за нарушения трудового законодательства сегодня очень большие, а к ответственности привлекают не только работодателей-юрлиц, но и предпринимателей, использующих наемный труд. Поэтому предприниматели хотят точно знать, какие документы кадрового делопроизводства они обязаны вести, а какие – нет. Для удобства и наглядности приведем подробную информацию об этих документах в таблице.
Кадровые документы предпринимателя, имеющего наемных работников
| № п/п | Наименование | Обязательность | Пояснения | Нормативные |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | Трудовой договор с наемным работником | Обязательно | Трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Можете воспользоваться формой, утвержденной приказом Минтруда от 08.06.01 г. № 260 (далее – Приказ № 260). Эту форму договора вы можете расширять, дополнять, адаптировать к своей конкретной ситуации. Важно только, чтобы условия договора не противоречили нормам трудового законодательства | П. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ. Приказ № 260. Письмо Минтруда от 09.10.01 г. № 06/2-4/133. Письмо Минсоцполитики от 12.12.16 г. № 488/0/22-16 (далее – Письмо № 488) |
| 2 | Приказ или распоряжение по кадрам | Обязательно | Основные моменты, касающиеся трудовых отношений между предпринимателем и его работником, фиксируются в письменном трудовом договоре. Тем не менее распорядительные документы по кадрам (приказы или распоряжения) тоже необходимы, например для оформления командировок, предоставления отпусков и т. д. | Ч. 3 ст. 24 КЗоТ. Письмо № 488 |
| 3 | Трудовая книжка | Обязательно | Предприниматель должен вносить записи в трудовые книжки работников. Хранятся трудовые книжки у работников предпринимателя. Согласно последним разъяснениям Минсоцполитики, если работник трудоустраивается впервые, то предприниматель должен завести ему трудовую книжку и вправе заполнить титульный лист этого документа | Ст. 48 КЗоТ. Инструкция, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58 Письмо Минсоцполитики от 03.12.15 г. № 492/06/186-15. Письмо Минсоцполитики от 29.06.16 г. № 3475/0/10-16/06 |
| 4 | Обязательно | Как и любой другой работодатель, предприниматель обязан уведомить орган ГФС о приеме на работу сотрудника до начала его работы. Напоминаем! Если трудовой договор заключается не более чем с пятью работниками, то уведомление может быть подано на бумажных носителях | Ч. 3 ст. 24 КЗоТ. | |
| 5 | Обязательно | Согласно требованиям п. 2.5 Инструкции № 58, со всеми записями в трудовой книжке работодатель обязан ознакомить работника под подпись в личной карточке. Исходя из этого требования предпринимателям-работодателям необходимо вести личные карточки. Это отмечает и Минсоцполитики в своих разъяснениях (см. гр. 5 этой таблицы) | П. 2.5 Инструкции № 58. Приказ Госкомстата, Минобороны от 25.12.09 г. № 495/656. Письмо Минсоцполитики от 21.11.16 г. № 5907/0/10-16/06 (далее – Письмо № 5907) | |
| 6 | Штатное расписание | Не обязательно, | Определения понятия «штатное расписание» в КЗоТе нет, однако упоминание о штате работников встречается неоднократно. Например, по поводу увольнения в связи с сокращением штата. Также в штатном расписании закрепляют должностные оклады сотрудников и т. д. Поэтому предпринимателю желательно оформить этот документ. Ранее Минсоцполитики неоднократно разъясняло, что предприниматель обязан оформлять этот документ (см., например, Письмо № 5907). Однако последнее разъяснение – в пользу предпринимателей: здесь сделан вывод, что штатное расписание для предпринимателя не обязательно (реквизиты этого письма см. в гр. 5 таблицы) | Письмо Минсоцполитики от 21.05.19 г. № 34/0/23-19/133 |
| 7 | Правила внутреннего трудового распорядка | Обязательно | В КЗоТе есть несколько упоминаний о внутреннем трудовом распорядке работодателя, с которым работник должен быть ознакомлен и который он обязан соблюдать. На необходимости для работодателя-предпринимателя иметь правила внутреннего трудового распорядка настаивает и Минсоцполитики в своих разъяснениях (см. гр. 5 таблицы) | Ст. 29 КЗоТ; Письмо Минсоцполитики от 28.12.17 г. № 568/0/22-17/134. Письмо Минсоцполитики от 21.06.17 г. № 312/0/22-17/13 |
| 8 | Табель учета рабочего времени | Обязательно | Для соблюдения трудового законодательства, и в частности правил оплаты труда, работодатель обязан вести учет рабочего времени. Удобнее всего вести такой учет при помощи табеля учета рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489, далее – Приказ № 489) | Гл. ІV, V КЗоТ. Приказ № 489. Письмо № 5907 |
| 9 | График | Обязательно | Необходимость составления графика отпусков прямо предусмотрена законодательством, которое | Ч. 4 ст. 79 КЗоТ. |
| 10 | Должностные инструкции | Не обязательно, | Прямого требования оформлять должностные инструкции предпринимателем-работодателем законодательство не содержит. Есть только требование, что со своими должностными обязанностями и правами работник должен быть ознакомлен до начала работы. Удобно для этого использовать должностные инструкции, но вы можете детально прописать все обязанности и в письменном трудовом договоре | Ст. 29 КЗоТ |
| 11 | Коллективный договор | Не обязательно | Коллективный договор заключается на предприятиях, в учреждениях и организациях, использующих труд наемных работников. На предпринимателей это требование не распространяется | Ст. 11 КЗоТ. |
Кадровые документы предпринимателя.doc
Скачать
Комментарии к материалу