Какие кадровые документы обязан оформлять работодатель-предприниматель

№ п/п

Наименование
документа

Обязательность
оформления

Пояснения

Нормативные
документы и разъяс-
нения госорганов

1

2

3

4

5

1

Трудовой договор с наемным работником

Обязательно

Трудовой договор должен заключаться в письменной форме.

Можете воспользоваться формой, утвержденной приказом Минтруда от 08.06.01 г. № 260 (далее – Приказ № 260). Эту форму договора вы можете расширять, дополнять, адаптировать к своей конкретной ситуации. Важно только, чтобы условия договора не противоречили нормам трудового законодательства

П. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ.

Приказ № 260.

Письмо Минтруда от 09.10.01 г. № 06/2-4/133.

Письмо Минсоцполитики от 12.12.16 г. № 488/0/22-16 (далее – Письмо № 488)

2

Приказ или распоряжение по кадрам

Обязательно

Основные моменты, касающиеся трудовых отношений между предпринимателем и его работником, фиксируются в письменном трудовом договоре. Тем не менее распорядительные документы по кадрам (приказы или распоряжения) тоже необходимы, например для оформления командировок, предоставления отпусков и т. д.

Ч. 3 ст. 24 КЗоТ.

Письмо № 488

3

Трудовая книжка

Обязательно

Предприниматель должен вносить записи в трудовые книжки работников.

Хранятся трудовые книжки у работников предпринимателя.

Согласно последним разъяснениям Минсоцполитики, если работник трудоустраивается впервые, то предприниматель должен завести ему трудовую книжку и вправе заполнить титульный лист этого документа

Ст. 48 КЗоТ.

Инструкция, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58
(далее – Инструкция № 58).

Письмо Минсоцполитики от 03.12.15 г. № 492/06/186-15.

Письмо Минсоцполитики от 29.06.16 г. № 3475/0/10-16/06

4

Уведомление
о приеме на работу

Обязательно

Как и любой другой работодатель, предприниматель обязан уведомить орган ГФС о приеме на работу сотрудника до начала его работы.

Напоминаем! Если трудовой договор заключается не более чем с пятью работниками, то уведомление может быть подано на бумажных носителях

Ч. 3 ст. 24 КЗоТ.

Постановление КМУ от 17.06.15 г. № 413

5

Личные карточки работников

Обязательно

Согласно требованиям п. 2.5 Инструкции № 58, со всеми записями в трудовой книжке работодатель обязан ознакомить работника под подпись в личной карточке. Исходя из этого требования предпринимателям-работодателям необходимо вести личные карточки. Это отмечает и Минсоцполитики в своих разъяснениях (см. гр. 5 этой таблицы)

П. 2.5 Инструкции № 58.

Приказ Госкомстата, Минобороны от 25.12.09 г. № 495/656.

Письмо Минсоцполитики от 21.11.16 г. № 5907/0/10-16/06 (далее – Письмо № 5907)

6

Штатное расписание

Не обязательно,
но желательно

Определения понятия «штатное расписание» в КЗоТе нет, однако упоминание о штате работников встречается неоднократно. Например, по поводу увольнения в связи с сокращением штата.

Также в штатном расписании закрепляют должностные оклады сотрудников и т. д. Поэтому предпринимателю желательно оформить этот документ.

Ранее Минсоцполитики неоднократно разъясняло, что предприниматель обязан оформлять этот документ (см., например, Письмо № 5907). Однако последнее разъяснение – в пользу предпринимателей: здесь сделан вывод, что штатное расписание для предпринимателя не обязательно (реквизиты этого письма см. в гр. 5 таблицы)

Письмо Минсоцполитики от 21.05.19 г. № 34/0/23-19/133

7

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательно

В КЗоТе есть несколько упоминаний о внутреннем трудовом распорядке работодателя, с которым работник должен быть ознакомлен и который он обязан соблюдать.

На необходимости для работодателя-предпринимателя иметь правила внутреннего трудового распорядка настаивает и Минсоцполитики в своих разъяснениях (см. гр. 5 таблицы)

Ст. 29 КЗоТ;

Письмо Минсоцполитики от 28.12.17 г. № 568/0/22-17/134.

Письмо Минсоцполитики от 21.06.17 г. № 312/0/22-17/13

8

Табель учета рабочего времени

Обязательно

Для соблюдения трудового законодательства, и в частности правил оплаты труда, работодатель обязан вести учет рабочего времени.

Удобнее всего вести такой учет при помощи табеля учета рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489, далее – Приказ № 489)

Гл. ІV, V КЗоТ.

Приказ № 489.

Письмо № 5907

9

График
отпусков

Обязательно

Необходимость составления графика отпусков прямо предусмотрена законодательством, которое
в полной мере распространяется и на работодателей-предпринимателей

Ч. 4 ст. 79 КЗоТ.

Ст. 10 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР

10

Должностные инструкции

Не обязательно,
но желательно

Прямого требования оформлять должностные инструкции предпринимателем-работодателем законодательство не содержит.

Есть только требование, что со своими должностными обязанностями и правами работник должен быть ознакомлен до начала работы.

Удобно для этого использовать должностные инструкции, но вы можете детально прописать все обязанности и в письменном трудовом договоре

Ст. 29 КЗоТ

11

Коллективный договор

Не обязательно

Коллективный договор заключается на предприятиях, в учреждениях и организациях, использующих труд наемных работников. На предпринимателей это требование не распространяется

Ст. 11 КЗоТ.

Ст. 1 Закона от 01.07.93 г. № 3356-XII