Як правильно оформити звільнення працівників

До процедури звільнення працівників потрібно підходити дуже уважно. Варто упустити незначну деталь, і звільнення може стати незаконним. Тоді при розгляді трудового спору в суді роботодавцеві доведеться доводити обґрунтованість звільнення. На якій підставі можна звільнити працівників і як регламентується процедура звільнення законодавством, розповімо в консультації.

Загальні вимоги до оформлення звільнення

Незалежно від підстави для звільнення існує загальний порядок оформлення розірвання трудового договору. Наказ про звільнення працівника складається в двох примірниках і підписується керівником підприємства. Один примірник передається до відділу кадрів для оформлення трудової книжки працівника, а другий направляється до бухгалтерії для проведення з ним остаточного розрахунку.

У наказі наводиться повне формулювання підстави звільнення з посиланням на пункт і статтю КЗпП (див. зразок). Наказ може бути складений за типовою формою № П-4, затвердженою наказом Держкомстата України від 05.12.08 р. № 489, або в довільній формі. Працівника необхідно ознайомити з ним під підпис.

Власник підприємства або уповноважений ним орган зобов'язаний у день звільнення видати працівникові оформлену трудову книжку і виплатити всі належні суми: зарплату, компенсацію за невикористану відпустку, а також вихідну допомогу у випадках, установлених законодавством, колективним або трудовим договором (ст. 47, 116 КЗпП).

При отриманні трудової книжки працівник розписується в особистій картці та книзі обліку трудових книжок. Факт відмови працівника від отримання трудової книжки фіксується у відповідному акті, щоб надалі працівник не зміг звинуватити роботодавця в затримці видачі трудової книжки.

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то зазначені суми повинні бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. У день звільнення йому потрібно поштою вислати повідомлення про необхідність отримання трудової книжки (п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої Наказом Мінпраці, Мінюста, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. N 58). При цьому слід зважити на те, що пересилка трудової книжки поштою допускається тільки з письмової згоди працівника.

На вимогу працівника йому також зобов'язані видати довідку про роботу на цьому підприємстві із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру зарплати (ст. 49 КЗпП). А в разі звільнення працівника за ініціативою роботодавця звільненому видають на руки копію наказу про звільнення (ч. 2 ст. 47 КЗпП).

Невиконання вимог ст. 47 та 116 КЗпП – одне з найбільше поширених порушень трудового законодавства. Нагадаємо, у разі затримки видачі трудової книжки або остаточного розрахунку працівникові повинні виплатити його середній заробіток за весь час такої затримки (ст. 117, ч. 4 ст. 235 КЗпП).

Звільнення за ініціативою працівника

Розірвання трудового договору за ініціативою працівника регулюється ст. 38 та 39 КЗпП. Якщо трудовий договір укладений на невизначений строк, то працівник має право написати заяву про звільнення за власним бажанням на підставі ст. 38 КЗпП. Бажання працівника розірвати трудові відносини повинне бути виражене тільки в письмовій заяві (інші докази його бажання розірвати договір прийматися не можуть).

Працівник зобов'язаний попередити роботодавця про майбутнє звільнення за два тижні. При цьому першим днем строку попередження вважається наступний день після подання заяви, а останнім – день звільнення, тобто останній робочий день. Наприклад, заява подана працівником 7 квітня, отже, двотижневий строк попередження починається 8 квітня і закінчується 21 квітня.

Роботодавець повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник, якщо бажання звільнитися викликане поважними причинами, обумовлене неможливістю продовжувати роботу на цьому підприємстві. Такими причинами є:

• переїзд на нове місце проживання;
• переведення одного з подружжя на роботу до іншої місцевості;
• вступ до навчального закладу;
• неможливість проживання в цій місцевості, підтверджена медичним висновком;
• вагітність;
• догляд за дитиною до досягнення нею 14 років або за дитиною-інвалідом;
• догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку або інвалідом першої групи;
• вихід на пенсію;
• прийняття на роботу за конкурсом.

Цей перелік не є вичерпним, можуть бути й інші поважні причини.

Працівник також має право розірвати трудовий договір у визначений ним строк, якщо роботодавець не виконує законодавство про працю, умови колективного або трудового договору (наприклад, несвоєчасно виплачує зарплату, не надає відпустку тощо).

Як правило, причини звільнення в заяві не зазначаються. Але, якщо працівник хоче звільнитися за власним бажанням, не відпрацьовуючи двох тижнів, або вимагає розірвати строковий трудовий договір, поважні причини повинні бути названі. Наприклад: «Прошу звільнити мене за власним бажанням із 7 квітня 2014 року у зв'язку з виходом на пенсію».

Працівник має право відкликати свою заяву. Якщо після закінчення строку попередження працівник не залишив роботу і не наполягає на звільненні, роботодавець не має права його звільнити за раніше поданою заявою (ст. 38 КЗпП). Виняток становить випадок, коли на його місце запрошений інший працівник, якому відповідно до законодавства не може бути відмовлено в укладенні трудового договору (наприклад, особу запрошено в порядку переведення з іншого підприємства, – ч. 5 ст. 24 КЗпП).

Строковий трудовий договір розривається достроково, як правило, за угодою сторін. На вимогу працівника він може розриватися тільки у виняткових випадках, установлених ст. 39 КЗпП:

• хвороба або інвалідність працівника, які перешкоджають виконанню роботи;
• порушення роботодавцем законодавства про працю, колективного або трудового договору;
• інші поважні причини, які ми перелічили вище.

При цьому законодавство не передбачає обов'язкового попередження працівником про майбутнє звільнення за два тижні. Трудові відносини припиняються у строк, про який просить працівник.

Якщо працівник звільняється за власним бажанням унаслідок порушення роботодавцем законодавства про працю, колективного або трудового договору, йому належить вихідна допомога. Розмір вихідної допомоги визначається колдоговором, але у будь-якому випадку не може бути менше тримісячного середнього заробітку працівника (ст. 44 КЗпП).

Запис у трудовій книжці. При звільненні до трудової книжки працівника вноситься запис: «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України». Якщо підставою для звільнення була поважна причина, то її слід зазначити. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв'язку з виходом на пенсію, ст. 38 КЗпП України».

Працівник написав заяву про звільнення і протягом двотижневого строку попередження 5 днів був на лікарняному. Яким числом його звільняти? Чи повинен він відпрацювати ці 5 днів і тільки потім звільнитися?

Звільнити працівника потрібно після закінчення двох тижнів з моменту подання заяви, тобто незалежно від того, скільки днів він хворів у цей період.

У ст. 38 КЗпП ідеться про попередження, що стосується майбутнього звільнення, а не про відробіток протягом двох тижнів. Тобто працівник має право в цей період не виходити на роботу, якщо у нього є на те поважні причини (наприклад, хворіє). Якщо працівник не використав свою відпустку, він може відгуляти її безпосередньо перед звільненням. Для цього треба написати заяву приблизно з таким формулюванням: «Прошу надати невикористану частину щорічної відпустки тривалістю 14 календарних днів з 7 квітня 2014 року з подальшим звільненням за власним бажанням».

Слід також узяти до уваги, що працівник має право на оплату лікарняного за всі дні непрацездатності, адже на момент хвороби (настання страхового випадку) трудові відносини не було припинено (ч. 1 ст. 4 Закону від 18.01.01 р. № 2240-III).

Зовсім інша ситуація складається, коли працівник до закінчення встановленого строку попередження самостійно залишив роботу без поважних причин. У цьому випадку він фактично здійснив прогул, тому такого працівника можна звільнити на підставі п. 4 ст. 40 КЗпП.

Буває і так, що роботодавець не хоче звільняти працівника, який подав заяву про звільнення за власним бажанням, і після закінчення двох тижнів не видає наказу. Тоді працівник може залишити роботу після закінчення зазначеного строку навіть без наказу про звільнення. Але, щоб це не вважалося прогулом, його заява повинна бути зареєстрована у відділі кадрів. Тоді роботодавець буде вимушений звільнити працівника за ст. 38 КЗпП, хоча, можливо, спір доведеться вирішувати в суді.

Звільнення за скороченням чисельності або штату працівників

Визначати штат і чисельність працівників – право власника підприємства або уповноваженого ним органу (ст. 64 ГК). Скорочення чисельності або штату працівників – це, як правило, вимушений захід, який застосовується у винятковому випадку в цілях зменшення витрат на оплату праці. Звільнення працівників у цьому випадку здійснюється за ініціативою роботодавця на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП у зв'язку зі змінами в організації виробництва та праці. За цією підставою звільняють також при ліквідації, реорганізації, перепрофілюванні та банкрутстві підприємства.

Зверніть увагу: звільнення згідно з п. 1 ст. 40 КЗпП допускається, якщо працівника не можна перевести на іншу роботу на тому ж підприємстві або він відмовився від такого переведення (відмова має бути оформлена письмово). Тобто власникові потрібно запропонувати всі вакансії, на які працівник може претендувати (з огляду на спеціальність, кваліфікацію, досвід трудової діяльності та стан здоров'я). Крім того, слід зважати на те, що згідно з ч. 3 ст. 40 КЗпП не допускається звільнення працівника за ініціативою власника або уповноваженого ним органу в період його тимчасової непрацездатності або перебування у відпустці. Винятком із цього правила є випадок повної ліквідації підприємства.

Процедура звільнення за скороченням чисельності або штату регулюється п. 1 ст. 40, ст. 42, 42/1, 49/2 КЗпП і здійснюється таким чином.

Етап 1. Не пізніше ніж за два місяці до майбутнього звільнення видається наказ про скорочення штату працівників у зв'язку зі змінами в організації виробництва та праці підприємства. У наказі зазначаються: конкретна дата скорочення, професії та посади, що підлягають скороченню, прізвища працівників, які їх обіймають і, відповідно, підлягають звільненню. Як правило, до такого наказу додається новий штатний розпис із зазначенням дати набуття чинності.

Етап 2. Після видання наказу про скорочення до районного центру зайнятості за місцем знаходження підприємства направляється звіт про заплановане вивільнення працівників за формою № 4-ПН, затвердженою наказом Мінсоцполітики України від 31.05.13 г. № 317. За неподання або несвоєчасне подання такого звіту до підприємства застосовується штрафна санкція в чотирикратному розмірі мінімальної зарплати, установленої на момент виявлення порушення (ч. 6 ст. 53 Закону від 05.07.12 р. № 5067-VI (далі – Закон № 5067).

Зверніть увагу: у Законі № 5067 ідеться про подання звіту тільки при масовому вивільненні працівників (критерії віднесення звільнень до масових наведено у ст. 48 Закону № 5067). Проте згідно зі ст. 49/2 КЗпП службу зайнятості потрібно інформувати про будь-який випадок звільнення працівників на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП. Тому рекомендуємо подавати до служби зайнятості звіт за формою № 4-ПН при будь-якому такому звільненні, а не тільки при масових.

Етап 3. У зазначений строк (за 2 місяці до майбутнього звільнення) кожного працівника персонально попереджають про майбутнє скорочення (ст. 49/2 КЗпП). Зробити це можна, направивши йому письмове повідомлення або ознайомивши його з наказом про скорочення штатів під підпис. Одночасно з попередженням роботодавець пропонує працівникові іншу роботу на тому ж підприємстві (або в повідомленні зазначає, що такої роботи немає).

Зауважимо, що протягом установленого строку повідомлення працівника можна звільнити за іншими підставами, передбаченими КЗпП (наприклад, за прогул або за угодою сторін).

Етап 4. Після закінчення двох місяців видається наказ про звільнення, з яким необхідно ознайомити працівників, чиї посади скорочуються на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП. Якщо на підприємстві є профспілкова організація, то звільнення повинне бути з нею заздалегідь узгоджене (ст. 43 КЗпП).

У день звільнення з працівником проводять остаточний розрахунок і виплачують йому всі належні суми: зарплату, компенсацію за невикористані дні відпустки і вихідну допомогу в розмірі не менше від середньомісячного заробітку (ст. 44 КЗпП). Крім того, звільненому видають на руки трудову книжку і копію наказу про звільнення (ст. 47 КЗпП).

Запис у трудовій книжці. До графи 3 трудової книжки працівника вносять один із таких записів (залежно від конкретної ситуації):

• «Звільнений у зв'язку зі скороченням чисельності працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України»;
• «Звільнений у зв'язку зі скороченням штату працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України»;
• «Звільнений у зв'язку з ліквідацією підприємства, п. 1 ст. 40 КЗпП України».

Категорії працівників, які не підлягають скороченню. При скороченні штатів визначається коло осіб, які мають переважне право залишитися на роботі. Перевага віддається працівникам з вищою кваліфікацією і продуктивністю праці. Але за зазначених рівних умов не потрапити під скорочення більше шансів у тих, хто визначений у ст. 42 КЗпП (наприклад, у осіб, у сім'ї яких немає інших працівників із самостійним заробітком, працівників із тривалим безперервним стажем роботи на цьому підприємстві). Зауважимо, що питання про переважне право на залишення на підприємстві не розглядається у випадку, якщо скорочується посада, яка є єдиною у штаті.

Заборонено звільняти:

• вагітних жінок і жінок, гарантії яким надано ст. 184 КЗпП (зокрема, жінок, які мають дітей віком до трьох років, одиноких матерів за наявності дитини віком до 14 років або дитини-інваліда);
• батьків, які виховують дітей без матері (в т. ч. у разі тривалого перебування матери в лікувальному закладі), а також опікунів та піклувальників (ст. 186/1 КЗпП);
• працівників молодше 18 років без згоди міської (районною) комісії у справах неповнолітніх (ст. 198 КЗпП).

Звільнення таких осіб за скороченням штатів проводиться лише у виняткових випадках (при повній ліквідації підприємства) і не допускається без подальшого працевлаштування.

Повторне прийняття на роботу. Якщо підприємство згодом відновить раніше скорочену посаду, то працівник, звільнений з неї на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП, має право повернутися на роботу протягом одного року з моменту звільнення (ст. 42/1 КЗпП). Причому і в цій ситуації серед усіх скорочених працівників переважним правом на повторне укладення трудового договору можуть скористатися особи, зазначені у ст. 42 КЗпП.

Звільнення за угодою сторін

Припинення трудового договору за угодою сторін передбачено п. 1 ст. 36 КЗпП. Особливістю звільнення за цією підставою є те, що сторони трудового договору розривають його добровільно, за взаємною домовленістю. Тобто припинити трудові відносини у цьому випадку можна в будь-який час після досягнення згоди між роботодавцем і працівником. При цьому ініціювати розірвання трудового договору може як працівник, так і роботодавець.

За угодою сторін може бути припинений як строковий трудовий договір (достроково), так і трудовий договір, укладений на невизначений строк. Ні працівник, ні роботодавець не повинні попереджати про звільнення заздалегідь – за два тижні або за два місяці. День звільнення (тобто останній робочий день) сторони визначають самостійно, за взаємною домовленістю. Анулюється така домовленість також тільки при взаємній згоді на це роботодавця і працівника.

Згоду на звільнення за п. 1 ст. 36 КЗпП сторони зазвичай застерігають усно. Проте зафіксувати її треба письмово. Для цього працівник подає заяву про звільнення за угодою сторін, а роботодавець на ії підставі готує відповідний наказ.

Зазначимо одну особливість: у разі звільнення працівника за угодою сторін допомога по безробіттю виплачується починаючи з 8-го календарного дня з моменту реєстрації в державній службі зайнятості, на відміну від звільнення за власним бажанням, коли така виплата здійснюється тільки з 91-го дня (ст. 23 Закону від 02.03.00 р. № 1533-III). Саме тому звільнення за цією підставою часто є альтернативою звільнення працівників за скороченням штату або чисельності. Разом з тим такій альтернативі віддають перевагу не всі працівники, адже при звільненні за п. 1 ст. 36 КЗпП вихідна допомога не виплачується (якщо інше не передбачено колективним або трудовим договором).

Запис у трудовій книжці. Формулювання запису в трудовій книжці працівника повинне бути таким: «Звільнений за угодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України».

Звільнення працівника, який не пройшов випробувальний строк

Підставою для звільнення за результатами випробування є невідповідність працівника посаді (роботі), на яку його прийнято (ст. 28 КЗпП). Невідповідність повинна бути належним чином підтверджена, адже якщо працівник оспорюватиме законність звільнення в суді, роботодавцеві доведеться доводити правильність свого рішення. Такими доказами можуть бути службові записки безпосереднього керівника про невиконання працівником доручених завдань, посадових обов'язків, акти про брак тощо.

Зверніть увагу: роботодавець має право розірвати трудовий договір із працівником, якому встановлено випробувальний строк, у будь-який момент протягом цього строку, але не пізніше дня його закінчення. Наступного дня роботодавець уже не зможе скористатися ст. 28 КЗпП.

Якщо випробувальний строк закінчився, а працівник продовжує працювати, він автоматично вважається таким, що пройшов випробування, при цьому ніяких додаткових наказів оформляти не потрібно. Надалі розірвати з ним трудовий договір можна тільки на загальних підставах. До речі, за загальними підставами працівник може бути звільнений і в період випробування (наприклад, за прогул за п. 4 ст. 40 КЗпП).

Із наказом про звільнення працівник знайомиться під підпис. При цьому в його трудовій книжці робиться запис: «Звільнений у зв'язку з незадовільним результатом випробування, ст. 28 КЗпП України».

Звільнення за ініціативою власника або уповноваженого ним органу

Як звільнити за п. 1 ст. 40 КЗпП, ми розповіли вище, а зараз розглянемо інші підстави, передбачені цією статтею кодексу.

Особливості звільнення працівників за деякими підставами ст. 40 КЗпП

Наслідки незаконного звільнення працівника

Необхідність дотримання законодавства при звільненні працівників, як правило, недооцінюється, хоча наслідки незаконного звільнення можуть бути надто несприятливими.

Так, працівник, звернувшись до суду, може не тільки відновитися на роботі, але й стягнути середній заробіток за час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП), а також зажадати компенсацію за моральну шкоду (ст. 237/1 КЗпП). У такому разі посадова особа, винна в незаконному звільненні працівника, нестиме повну матеріальну відповідальність за шкоду, завдану підприємству внаслідок зазначеної виплати (п. 8 ст. 134, ст. 237 КЗпП).

Крім того, ця посадова особа може бути притягнута до адміністративної відповідальності за порушення вимог законодавства про працю (ст. 41 КУпАП) у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 НМДГ. А якщо з'ясується, що незаконне звільнення працівника було проведене з особистих мотивів, то винному загрожує кримінальна відповідальність, передбачена ч. 1 ст. 172 КК, – штраф у розмірі до 50 НМДГ, або позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до трьох років, або виправні роботи на строк до двох років.

ВИСНОВКИ

Тільки чітке дотримання чинного законодавства при звільненні працівників може уберегти роботодавця від можливих негативних наслідків, а саме: трудових спорів, судових позовів і фінансових втрат (у т. ч. виплат працівникам за рішенням суду і штрафних санкцій з боку контролюючих органів) тощо.