Как правильно оформить увольнение работников

К процедуре увольнения работников нужно подходить очень внимательно. Стоит упустить незначительную деталь, и увольнение может стать незаконным. Тогда при рассмотрении трудового спора в суде работодателю придется доказывать обоснованность увольнения. На каком основании можно уволить работников и как регламентируется процедура увольнения законодательством, расскажем в консультации.

Общие требования к оформлению увольнения

Независимо от основания для увольнения существует общий порядок оформления расторжения трудового договора. Приказ об увольнении работника составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем предприятия. Один экземпляр приказа передается в отдел кадров для оформления трудовой книжки работника, а второй направляется в бухгалтерию для проведения с ним окончательного расчета.

В приказе приводится полная формулировка основания увольнения со ссылкой на пункт и статью КЗоТа (см. образец). Приказ может быть составлен по типовой форме № П-4, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489, или в произвольной форме. Работника необходимо ознакомить с ним под подпись.

Собственник предприятия или уполномоченный им орган обязан в день увольнения выдать работнику оформленную трудовую книжку и выплатить все причитающиеся суммы: зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск, а также выходное пособие в случаях, установленных законодательством, коллективным или трудовым договором (ст. 47, 116 КЗоТ).

При получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке и книге учета трудовых книжек. Факт отказа работника от получения трудовой книжки фиксируется в соответствующем акте, чтобы в дальнейшем работник не смог обвинить работодателя в задержке выдачи трудовой книжки.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то указанные суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. В день увольнения ему нужно по почте выслать уведомление о необходимости получения трудовой книжки (п. 4.2 Инструкции о порядке ведения трудових книжок работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58). При этом следует учесть, что пересылка трудовой книжки по почте допускается только с письменного согласия работника.

По требованию работника ему также обязаны выдать справку о работе на данном предприятии с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера зарплаты (ст. 49 КЗоТ). А в случае увольнения работника по инициативе работодателя уволенному выдают на руки копию приказа об увольнении (ч. 2 ст. 47 КЗоТ).

Невыполнение требований ст. 47 и 116 КЗоТ – одно из самых распространенных нарушений трудового законодательства. Напомним, в случае задержки выдачи трудовой книжки или окончательного расчета работнику должны выплатить его средний заработок за все время такой задержки (ст. 117, ч. 4 ст. 235 КЗоТ).

Увольнение по инициативе работника

Расторжение трудового договора по инициативе работника регулируется ст. 38 и 39 КЗоТ. Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, то работник вправе написать заявление об увольнении по собственному желанию на основании ст. 38 КЗоТ. Желание работника расторгнуть трудовые отношения должно быть выражено только в письменном заявлении (другие доказательства его желания расторгнуть договор приниматься не могут).

Работник обязан предупредить работодателя о предстоящем увольнении за две недели. При этом первым днем срока предупреждения считается следующий день после подачи заявления, а последним – день увольнения, то есть последний рабочий день. Например, заявление подано работником 7 апреля, значит, двухнедельный срок предупреждения начинается 8 апреля и заканчивается 21 апреля.

Работодатель должен расторгнуть трудовой договор в срок, о котором просит работник, если желание уволиться вызвано уважительными причинами, обусловлено невозможностью продолжать работу на данном предприятии. Такими причинами являются:

• переезд на новое место жительства;
• перевод одного из супругов на работу в другую местность;
• поступление в учебное заведение;
• невозможность проживания в данной местности, подтвержденная медицинским заключением;
• беременность;
• уход за ребенком до достижения им 14 лет или за ребенком-инвалидом;
• уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением или инвалидом первой группы;
• выход на пенсию;
• прием на работу по конкурсу.

Этот перечень не является исчерпывающим, могут быть и другие уважительные причины.

Работник также имеет право расторгнуть трудовой договор в определенный им срок, если работодатель не выполняет законодательство о труде, условия коллективного или трудового договора (например, несвоевременно выплачивает зарплату, не предоставляет отпуск и т. п.).

Как правило, причины увольнения в заявлении не указываются. Но, если работник хочет уволиться по собственному желанию, не отрабатывая двух недель, или требует расторгнуть срочный трудовой договор, уважительные причины должны быть названы. Например: «Прошу уволить меня по собственному желанию с 7 апреля 2014 года в связи с выходом на пенсию».

Работник имеет право отозвать свое заявление. Если по истечении срока предупреждения работник не оставил работу и не настаивает на увольнении, работодатель не вправе его уволить по ранее поданному заявлению (ст. 38 КЗоТ). Исключение составляет случай, когда на его место приглашен другой работник, которому в соответствии с законодательством не может быть отказано в заключении трудового договора (например, лицо, приглашенное в порядке перевода с другого предприятия, – ч. 5 ст. 24 КЗоТ).

Срочный трудовой договор расторгается досрочно, как правило, по соглашению сторон. По требованию работника он может расторгаться только в исключительных случаях, установленных ст. 39 КЗоТ:

• болезнь или инвалидность работника, которые препятствуют выполнению работы;
• нарушение работодателем законодательства о труде, коллективного или трудового договора;
• другие уважительные причины, которые мы перечислили выше.

При этом законодательство не предусматривает обязательного предупреждения работником о предстоящем увольнении за две недели. Трудовые отношения прекращаются в срок, о котором просит работник.

Если работник увольняется по собственному желанию по причине нарушения работодателем законодательства о труде, коллективного или трудового договора, ему полагается выходное пособие. Размер выходного пособия определяется колдоговором, но в любом случае не может быть меньше трехмесячного среднего заработка работника (ст. 44 КЗоТ).

Запись в трудовой книжке. При увольнении в трудовую книжку работника вносится запись: «Уволен по собственному желанию, ст. 38 КЗоТ Украины». Если основанием для увольнения была уважительная причина, то ее следует указать. Например: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, ст. 38 КЗоТ Украины».

Работник написал заявление об увольнении и в течение двухнедельного срока предупреждения 5 дней был на больничном. Каким числом его увольнять? Должен ли он отработать эти 5 дней и только потом уволиться?

Уволить работника нужно по окончании двух недель с момента подачи заявления, то есть независимо от того, сколько дней он болел в этот период.

В ст. 38 КЗоТ речь идет о предупреждении, касающемся предстоящего увольнения, а не об отработке в течение двух недель. То есть работник имеет право в этот период не выходить на работу, если у него есть на то уважительные причины (например, болеет). Если работник не использовал свой отпуск, он может отгулять его непосредственно перед увольнением. Для этого надо написать заявление примерно с такой формулировкой: «Прошу предоставить неиспользованную часть ежегодного отпуска продолжительностью 14 календарных дней с 7 апреля 2014 года с последующим увольнением по собственному желанию».

Следует также учесть, что работник имеет право на оплату больничного за все дни нетрудоспособности, ведь на момент болезни (наступления страхового случая) трудовые отношения не были прекращены (ч. 1 ст. 4 Закона от 18.01.01 г. № 2240-III).

Совсем другая ситуация складывается, когда работник до истечения установленного срока предупреждения самостоятельно оставил работу без уважительных причин. В этом случае он фактически совершил прогул, поэтому такого работника можно уволить на основании п. 4 ст. 40 КЗоТ.

Бывает и так, что работодатель не хочет увольнять работника, подавшего заявление об увольнении по собственному желанию, и по истечении двух недель не издает приказа. Тогда работник может оставить работу после окончания указанного срока даже без приказа об увольнении. Но, чтобы это не считалось прогулом, его заявление должно быть зарегистрировано в отделе кадров. Тогда работодатель будет вынужден уволить работника по ст. 38 КЗоТ, хотя, возможно, спор придется решать в суде.

Увольнение по сокращению численности или штата работников

Определять штат и численность работников – право собственника предприятия или уполномоченного им органа (ст. 64 ХК). Сокращение численности или штата работников – это, как правило, вынужденная мера, которая применяется в исключительном случае в целях уменьшения расходов на оплату труда. Увольнение работников в данном случае осуществляется по инициативе работодателя на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ в связи с изменениями в организации производства и труда. По этому основанию увольняют также при ликвидации, реорганизации, перепрофилировании и банкротстве предприятия.

Обратите внимание: увольнение согласно п. 1 ст. 40 КЗоТ допускается, если работника нельзя перевести на другую работу на том же предприятии или он отказался от такого перевода (отказ должен быть оформлен письменно). То есть собственнику нужно предложить все вакансии, на которые работник может претендовать (с учетом специальности, квалификации, опыта трудовой деятельности и состояния здоровья). Кроме того, следует учесть, что согласно ч. 3 ст. 40 КЗоТ не допускается увольнение работника по инициативе собственника или уполномоченного им органа в период его временной нетрудоспособности или пребывания в отпуске. Исключением из этого правила является случай полной ликвидации предприятия.

Процедура увольнения по сокращению численности или штата регулируется п. 1 ст. 40, ст. 42, 42¹, 49² КЗоТ и осуществляется следующим образом.

Этап 1. Не позднее чем за два месяца до предстоящего увольнения издается приказ о сокращении штата работников в связи с изменениями в организации производства и труда предприятия. В приказе указываются: конкретная дата сокращения, профессии и должности, подлежащие сокращению, фамилии работников, которые их занимают и соответственно подлежат увольнению. Как правило, к такому приказу прилагается новое штатное расписание с указанием даты вступления в силу.

Этап 2. После издания приказа о сокращении в районный центр занятости по месту нахождения предприятия направляется отчет о запланированном высвобождении работников по форме № 4-ПН, утвержденной приказом Минсоцполитики Украины от 31.05.13 г. № 317. За непредставление или несвоевременное представление такого отчета к предприятию применяется штрафная санкция в четырехкратном размере минимальной зарплаты, установленной на момент выявления нарушения (ч. 6 ст. 53 Закона от 05.07.12 г. № 5067-VI (далее – Закон № 5067).

Обратите внимание: в Законе № 5067 речь идет о подаче отчета только при массовом высвобождении работников (критерии отнесения увольнений к массовым приведены в ст. 48 Закона № 5067). Однако согласно ст. 49² КЗоТ службу занятости нужно информировать о любом случае увольнения работников на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ. Поэтому рекомендуем подавать в службу занятости отчет по форме № 4-ПН при любом таком увольнении, а не только при массовых.

Этап 3. В указанный срок (за 2 месяца до предстоящего увольнения) каждого работника персонально предупреждают о предстоящем сокращении (ст. 49² КЗоТ). Сделать это можно, направив ему письменное уведомление или ознакомив его с приказом о сокращении штатов под подпись. Одновременно с предупреждением работодатель предлагает работнику другую работу на том же предприятии (или в уведомлении указывает, что такой работы нет).

Отметим, что в течение установленного срока уведомления работника можно уволить по другим основаниям, предусмотренным КЗоТом (например, за прогул или по соглашению сторон).

Этап 4. По истечении двух месяцев издается приказ об увольнении, с которым необходимо ознакомить работников, чьи должности сокращаются на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ. Если на предприятии имеется профсоюзная организация, то увольнение должно быть с ней предварительно согласовано (ст. 43 КЗоТ).

В день увольнения с работником производят окончательный расчет и выплачивают ему все причитающиеся суммы: зарплату, компенсацию за неиспользованные дни отпуска и выходное пособие в размере не меньше среднемесячного заработка (ст. 44 КЗоТ). Кроме того, уволенному выдают на руки трудовую книжку и копию приказа об увольнении (ст. 47 КЗоТ).

Запись в трудовой книжке. В графу 3 трудовой книжки работника вносят одну из следующих записей (в зависимости от конкретной ситуации):

• «Уволен в связи с сокращением численности работников, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины»;
• «Уволен в связи с сокращением штата работников, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины»;
• «Уволен в связи с ликвидацией предприятия, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины».

Категории работников, не подлежащие сокращению. При сокращении штатов определяется круг лиц, которые имеют преимущественное право остаться на работе. Предпочтение отдается работникам с более высокой квалификацией и производительностью труда. Но при указанных равных условиях не попасть под сокращение больше шансов у тех, кто указан в ст. 42 КЗоТ (например, у лиц, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком, работников с продолжительным непрерывным стажем работы на данном предприятии). Заметим, вопрос о преимущественном праве на оставление на предприятии не рассматривается в случае, если сокращается должность, которая является единственной в штате.

Запрещено увольнять:

• беременных женщин и женщин, гарантии которым предоставлены ст. 184 КЗоТ (в частности, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей при наличии ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида);
• отцов, воспитывающих детей без матери (в т. ч. в случае продолжительного пребывания матери в лечебном заведении), а также опекунов и попечителей (ст. 186¹ КЗоТ);
• работников моложе 18 лет без согласия городской (районной) комиссии по делам несовершеннолетних (ст. 198 КЗоТ).

Увольнение таких лиц по сокращению штатов производится лишь в исключительных случаях (при полной ликвидации предприятия) и не допускается без дальнейшего трудоустройства.

Повторный прием на работу. Если предприятие впоследствии восстановит ранее сокращенную должность, то работник, уволенный с нее на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ, имеет право вернуться на работу в течение одного года с момента увольнения (ст. 42¹ КЗоТ). Причем и в этой ситуации среди всех сокращенных работников преимущественным правом на повторное заключение трудового договора могут воспользоваться лица, указанные в ст. 42 КЗоТ.

Увольнение по соглашению сторон

Прекращение трудового договора по соглашению сторон предусмотрено п. 1 ст. 36 КЗоТ. Особенностью увольнения по данному основанию является то, что стороны трудового договора расторгают его добровольно, по взаимной договоренности. То есть прекратить трудовые отношения в этом случае можно в любое время после достижения согласия между работодателем и работником. При этом инициировать расторжение трудового договора может как работник, так и работодатель.

По соглашению сторон может быть прекращен как срочный трудовой договор (досрочно), так и трудовой договор, заключенный на неопределенный срок. Ни работник, ни работодатель не должны предупреждать об увольнении заранее – за две недели или за два месяца. День увольнения (т. е. последний рабочий день) стороны определяют самостоятельно, по взаимной договоренности. Аннулируется такая договоренность также только при взаимном согласии на это работодателя и работника.

Согласие на увольнение по п. 1 ст. 36 КЗоТ стороны обычно оговаривают устно. Однако зафиксировать его надо письменно. Для этого работник подает заявление об увольнении по соглашению сторон, а работодатель на его основании готовит соответствующий приказ.

Отметим одну особенность: в случае увольнения работника по соглашению сторон пособие по безработице выплачивается начиная с 8-го календарного дня с момента регистрации в государственной службе занятости, в отличие от увольнения по собственному желанию, когда такая выплата осуществляется только с 91-го дня (ст. 23 Закона от 02.03.00 г. № 1533-III). Именно поэтому увольнение по данному основанию часто является альтернативой увольнения работников по сокращению штата или численности. Вместе с тем такую альтернативу предпочитают не все работники, ведь при увольнении по п. 1 ст. 36 КЗоТ выходное пособие не выплачивается (если иное не предусмотрено коллективным или трудовым договором).

Запись в трудовой книжке. Формулировка записи в трудовой книжке работника должна быть такой: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины».

Увольнение работника, не прошедшего испытательный срок

Основанием для увольнения по результатам испытания является несоответствие работника должности (работе), на которую он принят (ст. 28 КЗоТ). Несоответствие должно быть надлежащим образом подтверждено, ведь если работник будет оспаривать законность увольнения в суде, работодателю придется доказывать правильность своего решения. Такими доказательствами могут быть служебные записки непосредственного руководителя о невыполнении работником порученных заданий, должностных обязанностей, акты о браке и т. п.

Обратите внимание: работодатель вправе расторгнуть трудовой договор с работником, которому установлен испытательный срок, в любой момент в течение этого срока, но не позднее дня его окончания. На следующий день работодатель уже не сможет воспользоваться ст. 28 КЗоТ.

Если испытательный срок истек, а работник продолжает работать, он автоматически считается прошедшим испытание, при этом никаких дополнительных приказов оформлять не нужно. В дальнейшем расторгнуть с ним трудовой договор можно только на общих основаниях. Кстати, по общим основаниям работник может быть уволен и в период испытания (например, за прогул по п. 4 ст. 40 КЗоТ).

С приказом об увольнении работник знакомится под подпись. При этом в его трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с неудовлетворительным результатом испытания, ст. 28 КЗоТ Украины».

Увольнение по инициативе собственника или уполномоченного им органа

Как уволить по п. 1 ст. 40 КЗоТ, мы рассказали выше, а теперь рассмотрим другие основания, предусмотренные этой статьей Кодекса.

Особенности увольнения работников по некоторым основаниям ст. 40 КЗоТ

Последствия незаконного увольнения работника

Необходимость соблюдения законодательства при увольнении работников, как правило, недооценивается, хотя последствия незаконного увольнения могут быть самыми неблагоприятными.

Так, работник, обратившись в суд, может не только восстановиться на работе, но и взыскать средний заработок за время вынужденного прогула (ст. 235 КЗоТ), а также потребовать компенсацию за моральный ущерб (ст. 237¹ КЗоТ). В таком случае должностное лицо, виновное в незаконном увольнении работника, будет нести полную материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию в результате указанной выплаты (п. 8 ст. 134, ст. 237 КЗоТ).

Кроме того, данное должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности за нарушение требований законодательства о труде (ст. 41 КУоАП) в виде штрафа в размере от 30 до 100 НМДГ. А если выяснится, что незаконное увольнение работника было произведено по личным мотивам, то виновному грозит уголовная ответственность, предусмотренная ч. 1 ст. 172 УК, – штраф в размере до 50 НМДГ, или лишение права занимать определенные должности либо заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет, или исправительные работы на срок до двух лет.

ВЫВОДЫ

Только четкое соблюдение действующего законодательства при увольнении работников может уберечь работодателя от возможных негативных последствий, а именно: трудовых споров, судебных исков и финансовых потерь (в т. ч. выплат работникам по решению суда и штрафных санкций со стороны контролирующих органов) и т. п.