Як організувати та вести військовий облік на підприємстві

Ведення військового обліку на підприємстві – важливий складник господарської діяльності. Тим паче, що за неналежне ведення військового обліку передбачено великі штрафи. З чого починати його ведення та які документи обов’язково потрібно оформити, ми розповімо у цій статті, яка буде корисною як тим, хто тільки починає вести військовий облік, так і тим, хто його вже веде, але сумнівається у тих чи інших питаннях.

Загальні вимоги до ведення військового обліку

Ведення військового обліку на підприємстві регламентується такими нормативними документами:

1. Законом від 25.03.1992 № 2232-XII «Про військовий обов’язок та військову службу» (далі – Закон № 2232);
2. Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487);
3. Порядком проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації, на особливий період, затвердженим постановою КМУ від 16.05.2024 № 560 (далі – Порядок № 560);
4. Порядком оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 16.05.2024 № 559 (далі – Порядок № 559).

Нагадаємо, військовий облік ведуть лише юридичні особи, фізособи-підприємці не зобов’язані цього робити. Такий висновок випливає із норм:

• ч. 5 ст. 34 Закону № 2232, згідно з якою персональний облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів передбачає облік відомостей про таких осіб за місцем їх роботи або навчання та покладається на керівників центральних та місцевих органів виконавчої влади, інших держорганів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та навчальних закладів незалежно від підпорядкування та форми власності;
• п. 1 Порядку № 1487, в якому зазначено, що цей документ визначає механізм організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, зокрема, підприємствами, установами та організаціями, навчальними закладами, установами охорони здоров’я незалежно від підпорядкування та форми власності.

Як бачимо, у вищенаведених нормах йдеться лише про юросіб, на фізосіб-підприємців обов’язок щодо ведення військового обліку не поширюється.

Цей висновок підтверджується і судовою практикою, наприклад, рішенням Боринецького районного суду Кіровоградської області від 20.07.2023 (ЄДРСР, реєстр. № 112306840). У цій справі підприємець оскаржив штраф, накладений на нього територіальним центром комплектування та соціальної підтримки (далі – ТЦК) за незнання військового обліку. Суд, проаналізувавши норми Закону № 2232 та Порядку № 1487, дійшов висновку, що законодавством не передбачено ведення військового обліку фізособами-підприємцями.

На підприємстві працюють тільки жінки, які не мають медичної чи фармацевтичної спеціальності, і немає працівників, які підлягають персональному військовому обліку. Чи потрібно підприємству вести військовий облік та призначати особу, відповідальну за його ведення?

Ні, не потрібно.

Якщо на підприємстві немає працівників, які належать до категорії призовників, військовозобов’язаних чи резервістів, воно не зобов’язане вести військовий облік. Тому і призначати особу, відповідальну за ведення військового обліку, не потрібно. Однак, як тільки на підприємство буде прийнято хоча б одного працівника, який підлягає персональному військовому обліку, такий обов’язок відразу виникне.

Щодо яких працівників потрібно вести військовий облік?

Військовий облік ведеться щодо призовників, військовозобов’язаних та резервістів (п. 1 Порядку № 1487). До них насамперед належать особи чоловічої статі віком від 18 до 60 років.

Визначення кожної категорії осіб, які підлягають військовому обліку, містяться у ч. 9 ст. 1 та ст. 37 Закону № 2232, а саме:

• призовники – це особи, поставлені на військовий облік у віці до 25 років;
• військовозобов’язані – особи, які перебувають у запасі для комплектування ЗСУ та інших військових формувань на особливий період, а також для виконання робіт із забезпечення оборони держави;
• резервісти – особи, які проходять службу у військовому резерві ЗСУ, інших військових формувань та призначені для їх комплектування у мирний час та у особливий період.

Категорія обліку вказується у військово-обліковому документі (п. 8 Порядку № 559, п. 3 додатка 1 до Порядку № 559).

Щодо жінок, то військовий облік ведеться лише щодо військовозобов’язаних жінок. Нагадаємо, на військовий облік ставлять жінок, які придатні до проходження військової служби за станом здоров’я та віком (ч. 11 ст. 1 Закона № 2232):

• в обов'язковому порядку, якщо вони мають медичну чи фармацевтичну спеціальність;
• за їх бажанням, якщо вони мають спеціальність та/або професію, споріднену з відповідною військово-обліковою спеціальністю зі списку, затвердженого Міноборони (наказ Міноборони від 11.10.2021 № 313).

Докладніше про військовий облік жінок див. у статті «Що змінилося у правилах військового обліку жінок?».

Чи потрібно вести військовий облік працівників-сумісників?

Так, потрібно.

Відповідно до ч. 5 ст. 34 Закону № 2232 та п. 16 Порядку № 1487 персональний облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів передбачає облік відомостей про таких осіб за місцем їхньої роботи чи навчання. У цих нормах не конкретизовано місце роботи: основне чи за сумісництвом. Отже, треба вести військовий облік будь-якої категорії працівників (тобто всіх, з ким укладено трудовий договір).

Цей висновок підтверджується також роз'ясненням Міноборони, наведеним у листі від 22.02.2023 № 321/ЗПІ/114.

Чи ведеться військовий облік фізосіб, які виконують роботи/надають послуги за цивільно-правовим договором?

Ні, не ведеться.

Як було зазначено вище, військовий облік ведеться за місцем роботи особи. А особи, які виконують роботи за цивільно-правовим договором, не є працівниками підприємства, на них не поширюються норми трудового законодавства. Тому і військовий облік таких осіб не ведеться (див. також роз’яснення Міноборони у листі від 13.11.2017 № 321/7065).

Покроковий алгоритм дій з організації військового обліку

Розглянемо покроково, що та як треба організувати на підприємстві для ведення військового обліку.

Крок 1. Призначаємо особу, відповідальну за ведення військового обліку

Виходячи з вимог п. 8 Порядку № 1487, організувати ведення військового обліку на підприємстві зобов’язаний керівник. А для безпосереднього ведення військового обліку має бути призначено працівника, відповідального за цю роботу.

Порядком № 1487 ці обов’язки покладено на працівників служби персоналу (служби управління персоналом). А якщо на підприємстві такої немає, тоді веденням військового обліку займається особа, яка здійснює кадровий облік (наприклад, секретар, бухгалтер і т. д.).

Зверніть увагу! Кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку на підприємстві, залежить від кількості працівників, які підлягають персональному військовому обліку, станом на 1 січня поточного року (п. 9–11 Порядку № 1487). Так, за чисельності:

• від 501 до 2 000 призовників, військовозобов'язаних, резервістів – це один співробітник;
• від 2 001 до 4 000 – два співробітники;
• від 4 001 до 7 000 – три співробітники.

А на кожні наступні від 1 до 3 000 призовників, військовозобов’язаних, резервістів – по одному співробітнику додатково.

Якщо ж на підприємстві військовому обліку підлягають менше 500 осіб, то обов'язки щодо ведення військового обліку покладаються на працівника служби персоналу, якому встановлюється доплата за цю роботу.

Який розмір такої доплати?

У п. 10 Порядка № 1487 зазначено, що доплата встановлюється у розмірі до 50 % посадового окладу. А конкретний розмір доплати визначається відповідно до положень, закріплених у колективному договорі підприємства, положенні про оплату праці або іншому внутрішньому документі.

При призначенні доплати слід виходити із конкретної ситуації, а саме: з обсягу виконуваної роботи з ведення військового обліку та фінансових можливостей підприємства.

Наше підприємство дуже мале, персональному військовому обліку підлягає один працівник. Чи можна в цьому випадку призначити особою, яка відповідає за ведення військового обліку, самого директора?

Очевидно, що організація обліку та ведення обліку – це різні функції: керівник здійснює організацію та контроль, а веде облік виконавець. Тому покладати ведення військового обліку на підприємстві потрібно на кадровика (особа, відповідальна за кадровий облік), а не на директора, щоб ці дві функції не збігалися.

Проте найчастіше на малих підприємствах кадровою документацією займається саме керівник підприємства. У цьому випадку, на нашу думку, він може бути відповідальним за ведення військового обліку.

Докладніше про те, хто може виконувати обов’язки щодо ведення військового обліку, читайте у статті «Хто має виконувати обов’язки з ведення військового обліку».

Отже, на цьому етапі керівник підприємства повинен видати наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку на підприємстві. Наведемо приклад наказу (див. зразок 1), який видається у ситуації, коли обов’язки щодо ведення військового обліку покладають на працівника відділу кадрів.

Зразок 1. Наказ про призначення відповідального за ведення військового обліку 

Також не забудьте розробити та затвердити посадову інструкцію для особи, відповідальної за ведення військового обліку, і ознайомити з нею працівника під підпис.

Крок 2. Повідомляємо ТЦК про відповідальних осіб та керівника

Повідомляти ТЦК потрібно у разі призначення чи звільнення:

• керівника підприємства;
• працівника, відповідального за ведення військового обліку.

Таке повідомлення складається за формою додатка 1 до Порядку № 1487 (див. зразок 2) протягом 7 днів з дати видання відповідного наказу.

Зразок 2. Повідомлення ТЦК про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку

Крок 3. Розробляємо правила військового обліку на підприємстві

Відповідно до п. 19, 34 Порядку № 1487 підприємство зобов’язане розробити та затвердити Правила військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (далі – Правила). Для цього слід скористатися зразком, наведеним у додатку 2 до Порядку № 1487.

Правила мають бути виготовлені друкованим способом та розміщені на видному місці у загальнодоступному приміщенні. На практиці підприємства розміщують Правила на дошці оголошень.

Не забудьте, що кожного працівника, який підлягає військовому обліку, слід ознайомити з Правилами під підпис. Для цього можна завести окремий журнал або аркуш ознайомлення.

Крок 4. Складаємо списки, формуємо справи, перевіряємо військово-облікові документи

Військовий облік на підприємстві ведеться за Списками персонального військового обліку (далі – Списки). Вимоги щодо їх оформлення викладені у п. 36–43 Порядку № 1487.

Перелічимо основні правила оформлення Списків.

Правило 1. Списки складаються за формою додатка 5 до Порядку № 1487. У цьому додатку можна знайти не тільки їх форму, а й пояснення щодо заповнення кожної графи.

Правило 2. Списки потрібно складати окремо за чотирма групами:

• перша – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
• друга – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;
• третя – список персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів із числа жінок;
• четверта – список персонального військового обліку призовників.

Правило 3. Відомості про військовозобов’язаних, яким видано мобілізаційні розпорядження, виділяються у кожній групі за відповідними командами – у послідовності зростання нумерації команд. Особи, які проходять службу у військовому резерві, обліковуються як військовозобов’язані, яким видано мобілізаційні розпорядження.

Правило 4. До Списків кожної групи формується справа, де зберігаються копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів. В окремій справі зберігаються копії військово-облікових документів громадян, які були виключені з військового обліку ТЦК, крім тих, хто досяг граничного віку перебування у запасі.

Правило 5. У разі прийняття на роботу або звільнення працівників, які підлягають військовому обліку, до Списків необхідно внести зміни протягом 5 днів (п. 41, 42 Порядку № 1487).

Правило 6. Списки потрібно складати та затверджувати щорічно до 25 січня (станом на 1 січня). Тобто вам потрібно провести внутрішню звірку Списків на їхню актуальність станом на 1 січня та підписати їх. Списки підписує керівник підприємства та особа, відповідальна за ведення військового обліку, а потім їх реєструють у службі діловодства підприємства.

Правило 7. Списки потрібно щорічно звіряти з військово-обліковими документами працівників, щоб на дату їхнього затвердження вони були в актуальному стані. Для цього на підприємстві потрібно щороку затверджувати графік так званих внутрішніх звірок Списків (п. 45 Порядку № 1487).

Правило 8. Крім Списків, інформація про кількість призовників, військовозобов’язаних та резервістів має бути відображена у відомостях оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (далі – відомості оперативного обліку, додаток 12 до Порядку № 1487), які мають зберігатися разом зі Списками.

Правило 9. Списки та відомості оперативного обліку можна вести в електронній та/або паперовій формі.

Правило 10. Для складання Списків вам знадобляться військово-облікові документи працівників. Тому одна з важливих складових роботи з військового обліку – перевірка військово-облікових документів працівників. Робити це потрібно під час прийняття на роботу на підставі вимог ст. 24 КЗпП.

В даний час оформлення військово-облікових документів регулюється Порядком № 559.

Військово-обліковий документ може бути оформлений в електронному або паперовому вигляді (п. 2 Порядку № 559).

Для формування справ необхідно зробити копію військово-облікового документа.

Як зробити копію електронного документа, пред’явленого працівником у додатку «Резерв+»?

У застосунку «Резерв+» доступний військово-обліковий документ з QR-кодом та можливістю відтворити його у форматі PDF (п. 7 Порядку № 559).

Для збереження копії військово-облікового документа роботодавець має виконати такі дії:

• скачати на смартфон застосунок «Резерв+» (реєстрацію проходити не потрібно);
• згенерувати PDF-версію електронного військово-облікового документа;
• роздрукувати PDF-версію електронного військово-облікового документа.

Як правильно згенерувати PDF-версію електронного військово-облікового документа, можна дізнатися з роз’яснення Міноборони, наведеного в наочній інфографіці, за посиланням.

Чи дійсні сьогодні військово-облікові документи старого зразка (наприклад, військові квитки) з урахуванням прийняття Порядку № 559?

Так, дійсні.

Порядком № 559 було запроваджено єдину форму військово-облікового документа (наведено у додатку до цього Порядку). Проте документи старого зразка, у тому числі військові квитки, продовжують діяти. Так, згідно з п. 2 Постанови № 559 військово-облікові документи, оформлені до набрання чинності цією постановою, вважаються дійсними по всій території України до видачі аналогічного документа нового зразка.

Чи потрібно подавати складені Списки до ТЦК?

Ні, не потрібно. Підприємства щорічно затверджують Списки та зберігають у себе. А подавати їх у ТЦК потрібно лише на вимогу останнього (наприклад, під час проведення звіряння).

Крок 5. Подаємо інформацію до ТЦК

Відомості, які підприємство має подавати до ТЦК, наведено у п. 34 Порядку № 1487 (див. таблицю).

Таблиця. Відомості, які роботодавець зобов'язаний подавати до ТЦК

Крок 6. Організовуємо оповіщення працівників

Важливий обов’язок роботодавця, закріплений законодавчо, – оповіщення працівників про їхній виклик до ТЦК. Цей обов'язок передбачено:

• ч. 7 ст. 15 Закону № 2232;
• п. 34, 47 Порядку № 1487;
• п. 13 Порядку № 560.

Якщо ваше підприємство отримало розпорядження ТЦК про оповіщення працівників, то вам необхідно:

1. видати наказ про оповіщення працівників;
2. ознайомити працівників із наказом під підпис;
3. вручити працівникам повістки під підпис (якщо вони додавалися до розпорядження);
4. поінформувати ТЦК про оповіщення працівників у 3-денний строк.

Докладніше про оповіщення працівників читайте у статті «Оповіщення працівників про виклик до ТЦК вручення повісток: обов’язки роботодавця».

Крок 7. Оформлюємо журнал перевірок та звірянь

Обов’язок ведення і зберігання підприємством журналу обліку результатів перевірок закріплено в п. 34 Порядку № 1487. Форму такого журналу наведено в додатку 9 до Порядку № 1487. 

Виходячи з назви журналу та найменування його граф, відображати в ньому потрібно результати не тільки перевірок, але й проведених з ТЦК звірянь. Про необхідність вносити до журналу відомості про проведені перевірки і звіряння з ТЦК також зазначено в п. 46, 79 Порядку № 1487.