Как организовать и вести воинский учет на предприятии

Ведение воинского учета на предприятии – важная составляющая хозяйственной деятельности. Тем более, что за ненадлежащее ведение воинского учета предусмотрены большие штрафы. С чего начинать его ведение на предприятии и какие документы обязательно нужно оформить, мы расскажем в данной статье, которая будет полезна как тем, кто только начинает вести воинский учет, так и тем, кто его уже ведет, но сомневается в тех или иных вопросах.

Общие требования к ведению воинского учета

Ведение воинского учета на предприятии регламентируется следующими нормативными документами:

1. Законом от 25.03.1992 № 2232-XII «О воинской обязанности и военной службе» (далее – Закон № 2232);
2. Порядком организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденным постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487 (далее – Порядок № 1487);
3. Порядком проведения призыва граждан на военную службу во время мобилизации, на особый период, утвержденным постановлением КМУ от 16.05.2024 № 560 (далее – Порядок № 560);
4. Порядком оформления (создания) и выдачи военно-учетного документа для призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденным постановлением КМУ от 16.05.2024 № 559 (далее – Порядок № 559).

Напомним, воинский учет ведут только юридические лица, физлица-предприниматели не обязаны этого делать. Такой вывод следует из норм:

• ч. 5 ст. 34 Закона № 2232, согласно которой персональный учет призывников, военнообязанных и резервистов предусматривает учет сведений о таких лицах по месту их работы или обучения и возлагается на руководителей центральных и местных органов исполнительной власти, других госорганов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций и учебных заведений независимо от подчинения и формы собственности;
• п. 1 Порядка № 1487, в котором указано, что этот документ определяет механизм организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, в частности, предприятиями, учреждениями и организациями, учебными заведениями, учреждениями здравоохранения независимо от подчинения и формы собственности.

Как видим, в вышеприведенных нормах речь идет только о юрлицах, на физлиц-предпринимателей обязанность по ведению воинского учета не распространяется.

Этот вывод подтверждается и судебной практикой, например, решением Боринецкого районного суда Кировоградской области от 20.07.2023 (ЕГРСР, рег. № 112306840). В данном деле предприниматель оспорил штраф, наложенный на него территориальным центром комплектования и социальной поддержки (далее – ТЦК) за неведение воинского учета. Суд, проанализировав нормы Закона № 2232 и Порядка № 1487, пришел к выводу, что законодательством не предусмотрено ведение воинского учета физлицами-предпринимателями.

На предприятии работают только женщины, не имеющие медицинской или фармацевтической специальности, и нет работников, подлежащих персональному воинскому учету. Нужно ли предприятию вести воинский учет и назначать лицо, ответственное за его ведение?

Нет, не нужно.

Если на предприятии нет работников, которые относятся к категории призывников, военнообязанных или резервистов, то оно не обязано вести воинский учет. Поэтому и назначать лицо, ответственное за ведение воинского учета, не нужно. Однако, как только на предприятие будет принят хотя бы один работник, подлежащий персональному воинскому учету, такая обязанность сразу возникнет.

В отношении каких работников нужно вести воинский учет?

Воинский учет ведется в отношении призывников, военнообязанных и резервистов (п. 1 Порядка № 1487). К ним прежде всего относятся лица мужского пола в возрасте от 18 до 60 лет.

Определения каждой категории лиц, подлежащих воинскому учету, содержатся в ч. 9 ст. 1 и ст. 37 Закона № 2232, а именно:

• призывники – это лица, поставленные на воинский учет в возрасте до 25 лет;
• военнообязанные – лица, которые находятся в запасе для комплектования ВСУ и других воинских формирований на особый период, а также для выполнения работ по обеспечению обороны государства;
• резервисты – лица, которые проходят службу в военном резерве ВСУ, других воинских формирований и предназначены для их комплектования в мирное время и в особый период.

Категория учета указывается в военно-учетном документе (п. 8 Порядка № 559, п. 3 приложения 1 к Порядку № 559).

Что касается женщин, то воинский учет ведется только в отношении военнообязанных женщин. Напомним, на воинский учет ставят женщин, которые годны к прохождению военной службы по состоянию здоровья и возрасту (ч. 11 ст. 1 Закона № 2232):

• в обязательном порядке, если они имеют медицинскую или фармацевтическую специальность;
• по их желанию, если они имеют специальность и/или профессию, родственную соответствующей военно-учетной специальности из списка, утвержденного Минобороны (приказ Минобороны от 11.10.2021 № 313).

Подробнее о воинском учете женщин см. в статье «Что изменилось в правилах воинского учета женщин?».

Нужно ли вести воинский учет работников-совместителей?

Да, нужно.

В соответствии с ч. 5 ст. 34 Закона № 2232 и п. 16 Порядка № 1487 персональный учет призывников, военнообязанных и резервистов предусматривает учет сведений о таких лицах по месту их работы или учебы. В этих нормах не конкретизировано место работы: основное или по совместительству. Значит, надо вести воинский учет любой категории работников (то есть всех, с кем заключен трудовой договор).

Этот вывод подтверждается также разъяснением Минобороны, приведенным в письме от 22.02.2023 № 321/ЗПІ/114.

Ведется ли воинский учет физлиц, выполняющих работы/оказывающих услуги по гражданско-правовому договору?

Нет, не ведется.

Как было отмечено выше, воинский учет ведется по месту работы лица. А лица, выполняющие работы по гражданско-правовому договору, не являются работниками предприятия, на них не распространяются нормы трудового законодательства. Поэтому и воинский учет таких лиц не ведется (см. также разъяснение Минобороны в письме от 13.11.2017 № 321/7065).

Пошаговый алгоритм действий по организации воинского учета

Рассмотрим пошагово, что и как нужно организовать на предприятии для ведения воинского учета.

Шаг 1. Назначаем лицо, ответственное за ведение воинского учета

Исходя из требований п. 8 Порядка № 1487, организовать ведение воинского учета на предприятии обязан руководитель. А для непосредственного ведения воинского учета должен быть назначен работник, ответственный за эту работу.

Порядком № 1487 эти обязанности возложены на работников службы персонала (службы управления персоналом). А если на предприятии таковой нет, тогда ведением воинского учета занимается лицо, которое осуществляет кадровый учет (например, секретарь, бухгалтер и т. д.).

Обратите внимание! Количество лиц, ответственных за ведение воинского учета на предприятии, зависит от количества работников, подлежащих персональному воинскому учету, по состоянию на 1 января текущего года (п. 9–11 Порядка № 1487). Так, при численности:

• от 501 до 2 000 призывников, военнообязанных, резервистов – это один сотрудник;
• от 2 001 до 4 000 – два сотрудника;
• от 4 001 до 7 000 – три сотрудника.

А на каждые следующие от 1 до 3 000 призывников, военнообязанных, резервистов – по одному сотруднику дополнительно.

Если же на предприятии воинскому учету подлежат менее 500 человек, то обязанности по ведению воинского учета возлагаются на работника службы персонала, которому устанавливается доплата за эту работу.

Каков размер такой доплаты?

В п. 10 Порядка № 1487 указано, что доплата устанавливается в размере до 50 % должностного оклада. А конкретный размер доплаты определяется согласно положениям, закрепленным в коллективном договоре предприятия, положении об оплате труда или другом внутреннем документе.

При назначении доплаты следует исходить из конкретной ситуации, а именно: из объема выполняемой работы по ведению воинского учета и финансовых возможностей предприятия.

Наше предприятие очень маленькое, персональному воинскому учету подлежит один работник. Можно ли в этом случае назначить лицом, ответственным за ведение воинского учета, самого директора?

Очевидно, что организация учета и ведение учета – это разные функции: руководитель осуществляет организацию и контроль, а ведет учет исполнитель. Поэтому возлагать ведение воинского учета на предприятии нужно на кадровика (лицо, ответственное за кадровый учет), а не на директора, чтобы эти две функции не совпадали.

Однако зачастую на малых предприятиях кадровой документацией занимается именно руководитель предприятия. В этом случае, по нашему мнению, он может быть и ответственным за ведение воинского учета.

Подробнее о том, кто может выполнять обязанности по ведению воинского учета, читайте в статье «Кто должен исполнять обязанности по ведению воинского учета».

Итак, на данном этапе руководитель предприятия должен издать приказ о назначении лица, ответственного за ведение воинского учета на предприятии. Приведем пример приказа (см. образец 1), который издается в ситуации, когда обязанности по ведению воинского учета возлагают на работника отдела кадров.

Образец 1. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета 

Также не забудьте разработать и утвердить должностную инструкцию для лица, ответственного за ведение воинского учета, и ознакомить с ней работника под подпись.

Шаг 2. Уведомляем ТЦК об ответственных лицах и руководителе

Уведомлять ТЦК нужно в случае назначения или увольнения:

• руководителя предприятия;
• работника, ответственного за ведение воинского учета.

Такое уведомление составляется по форме приложения 1 к Порядку № 1487 (см. образец 2) в течение 7 дней с даты издания соответствующего приказа.

Образец 2. Уведомление ТЦК о назначении лица, ответственного за ведение воинского учета

Шаг 3. Разрабатываем правила воинского учета на предприятии

Согласно п. 19, 34 Порядка № 1487 предприятие обязано разработать и утвердить Правила воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов (далее – Правила). Для этого следует воспользоваться образцом, приведенным в приложении 2 к Порядку № 1487.

Правила должны быть изготовлены печатным способом и размещены на видном месте в общедоступном помещении. На практике предприятия размещают Правила на доске объявлений.

Не забудьте, что каждого работника, подлежащего воинскому учету, нужно ознакомить с Правилами под подпись. Для этого можно завести отдельный журнал или лист ознакомления.

Шаг 4. Составляем списки, формируем дела, проверяем военно-учетные документы

Воинский учет на предприятии ведется по Спискам персонального воинского учета (далее – Списки). Требования к их оформлению изложены в п. 36–43 Порядка № 1487.

Перечислим основные правила оформления Списков.

Правило 1. Списки составляются по форме приложения 5 к Порядку № 1487. В этом приложении можно найти не только их форму, но и пояснения по заполнению каждой графы.

Правило 2. Списки нужно составлять отдельно по четырем группам:

• первая – список персонального воинского учета военнообязанных (резервистов) офицерского состава;
• вторая – список персонального воинского учета военнообязанных (резервистов) рядового, сержантского и старшинского состава;
• третья – список персонального воинского учета военнообязанных и резервистов из числа женщин;
• четвертая – список персонального воинского учета призывников.

Правило 3. Сведения о военнообязанных, которым выданы мобилизационные распоряжения, выделяются в каждой группе по соответствующим командам – в последовательности роста нумерации команд. Лица, проходящие службу в военном резерве, учитываются как военнообязанные, которым выданы мобилизационные распоряжения.

Правило 4. К Спискам каждой группы формируется дело, где хранятся копии военно-учетных документов призывников, военнообязанных и резервистов. В отдельном деле хранятся копии военно-учетных документов граждан, которые были исключены с воинского учета ТЦК, кроме тех, кто достиг предельного возраста пребывания в запасе.

Правило 5. В случае приема на работу или увольнения работников, подлежащих воинскому учету, в Списки необходимо внести изменения в течение 5 дней (п. 41, 42 Порядка № 1487).

Правило 6. Списки нужно составлять и утверждать ежегодно до 25 января (по состоянию на 1 января). То есть вам нужно провести внутреннюю сверку Списков на их актуальность по состоянию на 1 января и подписать их. Списки подписывает руководитель предприятия и лицо, ответственное за ведение воинского учета, а затем их регистрируют в службе делопроизводства предприятия.

Правило 7. Списки нужно ежегодно сверять с военно-учетными документами работников, чтобы на дату их утверждения они были в актуальном состоянии. Для этого на предприятии нужно ежегодно утверждать график так называемых внутренних сверок Списков (п. 45 Порядка № 1487).

Правило 8. Кроме Списков, информация о количестве призывников, военнообязанных и резервистов должна быть отражена в сведениях оперативного учета призывников, военнообязанных и резервистов (далее – сведения оперативного учета, приложение 12 к Порядку № 1487), которые должны храниться вместе со Списками.

Правило 9. Списки и сведения оперативного учета можно вести в электронной и/или бумажной форме.

Правило 10. Для составления Списков вам понадобятся военно-учетные документы работников. Поэтому одна из важных составляющих работы по воинскому учету –проверка военно-учетных документов работников. Делать это нужно при приеме на работу на основании требований ст. 24 КЗоТ.

В настоящее время оформление военно-учетных документов регулируется Порядком № 559.

Военно-учетный документ может быть оформлен в электронном или бумажном виде (п. 2 Порядка № 559).

Для формирования дел необходимо сделать копию военно-учетного документа.

Как сделать копию электронного документа, предъявленного работником в приложении «Резерв+»?

В приложении «Резерв+» доступен военно-учетный документ с QR-кодом и возможностью воспроизвести его в формате PDF (п. 7 Порядка № 559).

Для сохранения копии военно-учетного документа работодатель должен выполнить следующие действия:

• скачать на смартфон приложение «Резерв+» (регистрацию проходить не нужно);
• сгенерировать PDF-версию электронного военно-учетного документа;
• распечатать PDF-версию электронного военно-учетного документа.

Как правильно сгенерировать PDF-версию электронного военно-учетного документа, можно узнать из разъяснения Минобороны, приведенного в наглядной инфографике, по ссылке.

Действительны ли сегодня военно-учетные документы старого образца (например, военные билеты) с учетом принятия Порядка № 559?

Да, действительны.

Порядком № 559 была введена единая форма военно-учетного документа (приведена в приложении к этому Порядку). Тем не менее документы старого образца, в том числе военные билеты, продолжают действовать. Так, согласно п. 2 Постановления № 559 военно-учетные документы, оформленные до вступления в силу этого постановления, считаются действительными по всей территории Украины до выдачи аналогичного документа нового образца.

Нужно ли подавать составленные Списки в ТЦК?

Нет, не нужно. Предприятия ежегодно утверждают Списки и хранят у себя. А представлять их в ТЦК нужно только по требованию последнего (например, при проведении сверки). Подробнее о проверках и сверках с ТЦК читайте в статье «Воинский учет и бронирование работников: проверки, сверки, ответственность».

Шаг 5. Подаем информацию в ТЦК

Сведения, которые предприятие должно подавать в ТЦК, перечислены в п. 34 Порядка № 1487 (см. таблицу).

Таблица. Сведения, которые работодатель обязан подавать в ТЦК

Шаг 6. Организовываем оповещение работников

Важная обязанность работодателя, закрепленная законодательно, – оповещение работников об их вызове в ТЦК. Эта обязанность предусмотрена:

• ч. 7 ст. 15 Закона № 2232;
• п. 34, 47 Порядка № 1487;
• п. 13 Порядка № 560.

Если ваше предприятие получило распоряжение ТЦК об оповещении работников, то вам необходимо:

1. издать приказ об оповещении работников;
2. ознакомить работников с приказом под подпись;
3. вручить работникам повестки под подпись (если они прилагались к распоряжению);
4. проинформировать ТЦК об оповещении работников в 3-дневный срок.

Подробнее об оповещении работников читайте в статье «Оповещение работников о вызове в ТЦК и вручение повесток: обязанности работодателя».

Шаг 7. Оформляем журнал проверок и сверок

Обязанность ведения и хранения предприятием журнала учета результатов проверок закреплена в п. 34 Порядка № 1487. Форма такого журнала приведена в приложении 9 к Порядку № 1487.

Исходя из названия журнала и наименования его граф, отражать в нем нужно результаты не только проверок, но и проведенных с ТЦК сверок. О необходимости вносить в журнал сведения о проведенных проверках и сверках с ТЦК также сказано в п. 46, 79 Порядка № 1487.