Як можна покарати працівника за несвоєчасну здачу авансового звіту?

Перед відрядженням співробітникові був виданий аванс на оплату авіаквитків, готелю та на добові витрати. Авансовий звіт він приніс до бухгалтерії тільки через місяць після повернення з відрядження. Який захід відповідальності можна застосувати до такого працівника?

Згідно з трудовим законодавством до працівника, який не відзвітував вчасно за відрядження, можна застосувати дисциплінарну відповідальність у вигляді догани. А податкове законодавство дозволяє роботодавцеві визнати виданий аванс надмірно витраченими коштами й утримати з нього ПДФО та військовий збір.

Давайте уточнимо, у які строки відряджений зобов'язаний відзвітувати перед бухгалтерією.

Перед виїздом у відрядження працівникові видається аванс у межах витрат на проїзд (туди і назад), наймання житлового приміщення і добових (ст. 121 КЗпП). Після повернення з відрядження працівник повинен відзвітувати про витрачені кошти. Звіт необхідно здати до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем завершення відрядження. Якщо співробітник надмірно витратив кошти, він зобов'язаний повернути їх у касу або перерахувати на рахунок підприємства (пп. 170.9.2 Податкового кодексу, далі – ПК).

У разі коли витрати на відрядження були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток (далі – КПК), дорожніх, банківських, іменних чеків, інших платіжних документів, співробітник подає звіт і повертає надмірно витрачену суму в такі строки (пп. 170.9.3 ПК):

• до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження – якщо він отримував і витрачав готівку з КПК;
• до 10 банківських днів – якщо він провадив безготівкові розрахунки за допомогою КПК;
• не більше 20 банківських днів – якщо він провадив безготівкові розрахунки за допомогою КПК і роботодавець дав свою згоду на продовження строку здачі звіту.

Разом зі звітом працівник подає оригінали документів, що підтверджують суму здійснених у відрядженні витрат.

Якщо встановлені для подання звіту строки минули, а ваш співробітник не здав авансовий звіт, то виданий на відрядження аванс уважається надмірно витраченими коштами (п. 170.9 ПК). Простіше кажучи – перевитратою. На підставі пп. 170.9.1 ПК роботодавець повинен утримати ПДФО і військовий збір із «суми перевитрати». Це можна зробити за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника (після його оподаткування) за відповідний місяць. А якщо місячного доходу буде недостатньо – за рахунок доходів наступних звітних місяців (до повної сплати податку).

Як бачите, згідно з нормою ПК підприємство зобов'язане виконати функції податкового агента: утримати і перерахувати податок до бюджету без згоди працівника.

Проте при цьому необхідно взяти до уваги правила ст. 127 КЗпП. Утримання із зарплати для погашення виданого авансу робити можна, але тільки за умови, що співробітник не оспорює підставу й розмір утримання. У разі згоди працівника підприємству треба видати наказ про утримання із зарплати. Цей наказ треба видати протягом місяця після закінчення строку, установленого для подання звіту і повернення залишку авансу (див. вище).

Необхідно також пам'ятати, що при кожній виплаті зарплати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 % місячного заробітку працівника (ст. 128 КЗпП).

Якщо ж працівник не згоден з підставою та/або розміром утримань, тоді для вирішення питання підприємству доведеться звертатися до суду.