Как можно наказать работника за несвоевременную сдачу авансового отчета?

Перед командировкой сотруднику был выдан аванс на оплату авиабилетов, гостиницы и на суточные расходы. Авансовый отчет он принес в бухгалтерию только через месяц после возвращения из командировки. Какую меру ответственности можно применить к такому работнику?

Согласно трудовому законодательству к работнику, который не отчитался вовремя за командировку, можно применить дисциплинарную ответственность в виде выговора. А налоговое законодательство позволяет работодателю признать выданный аванс излишне израсходованными средствами и удержать из него НДФЛ и военный сбор.

Давайте уточним, в какие сроки командированный обязан отчитаться перед бухгалтерией.

Перед выездом в командировку работнику выдается аванс в пределах затрат на проезд (туда и обратно), наем жилого помещения и суточных (ст. 121 КЗоТ). По возвращении из командировки работник должен отчитаться об израсходованных средствах. Отчет необходимо сдать до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем завершения командировки. Если сотрудник излишне израсходовал денежные средства, он обязан вернуть их в кассу или перечислить на счет предприятия (пп. 170.9.2 Налогового кодекса, далее – НК).

В случае когда командировочные расходы были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек (далее – КПК), дорожных, банковских, именных чеков, иных платежных документов, сотрудник подает отчет и возвращает излишне израсходованную сумму в следующие сроки (пп. 170.9.3 НК):

• до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки – если он получал и тратил наличные с КПК;
• до 10 банковских дней – если он вел безналичные расчеты с помощью КПК;
• не более 20 банковских дней – если он вел безналичные расчеты с помощью КПК и работодатель дал свое согласие на продление срока сдачи отчета.

Вместе с отчетом работник подает оригиналы документов, подтверждающих сумму понесенных в командировке затрат.

Если установленные для подачи отчета сроки истекли, а ваш сотрудник не сдал авансовый отчет, то выданный на командировку аванс считается излишне потраченными денежными средствами (п. 170.9 НК). Проще говоря – «перерасходом». На основании пп. 170.9.1 НК работодатель должен удержать НДФЛ военный сбор из «суммы перерасхода». Это можно сделать за счет любого налогооблагаемого дохода работника (после его налогообложения) за соответствующий месяц. А если месячного дохода будет недостаточно – за счет доходов следующих отчетных месяцев (до полной уплаты налога).

Как видите, согласно норме НК предприятие обязано выполнить функции налогового агента: удержать и перечислить налог в бюджет без согласия работника.

Однако при этом необходимо учитывать правила ст. 127 КЗоТ. Удержания из зарплаты для погашения выданного аванса делать можно, но только при условии, что сотрудник не оспаривает основание и размер удержания. В случае согласия работника предприятию надо издать приказ об удержании из зарплаты. Этот приказ надо издать в течение месяца после окончания срока, установленного для подачи отчета и возврата остатка аванса (см. выше).

Необходимо также помнить, что при каждой выплате зарплаты общий размер всех отчислений не может превышать 20 % месячного заработка работника (ст. 128 КЗоТ).

Если же работник не согласен с основанием и/или размером удержаний, тогда для решения вопроса предприятию придется обращаться в суд.