Кадрова робота наприкінці року

Наприкінці року у відділі кадрів завжди є чим зайнятися. Крім складання «постійних» документів, до яких належать графік відпусток та штатний розпис, є й інші справи, які потребують уваги. Деякі з них мають бути завершені у грудні, а деякі слід планувати наперед для забезпечення ефективності подальшої роботи та мінімізації наслідків післясвяткового періоду. У статті розглянемо основні справи та розповімо, на що слід звернути увагу.

Перед плануванням на наступний рік, щоб зрозуміти, з чого почати, варто провести у відділі кадрів внутрішній аудит. А саме слід переглянути наявні кадрові документи, перевірити правильність їх оформлення, за потреби передати в архів або знищити.

Внутрішній аудит кадрової документації

Під перевірку відділом кадрів наприкінці року підпадатимуть:

• правила внутрішнього трудового розпорядку, а саме їх наявність і належне оформлення та затвердження (мають бути затверджені загальними зборами трудового колективу підприємства);
• колективний договір (за наявності), а саме: а) його чинність – якщо строк дії наближається до кінця, слід порушити питання про його переукладення або перегляд та внесення змін, інакше надалі діятиме колдоговір у попередній редакції відповідно до ст. 9 Закону від 01.07.93 р. № 3356-ХІІ «Про колективні договори і угоди»; б) чи не містить він умов, що погіршують становище працівників порівняно з чинним законодавством (зокрема, з огляду на зміни, які відбулися протягом строку чинності);
• штатний розпис, а саме: а) його чинність, хоча законодавчо це питання не врегульовано, на практиці його часто складають на календарний рік, і в такому разі з наступного року він втрачає чинність, а отже, слід скласти новий штатний розпис; б) відповідність назв посад Класифікатору професій з урахуванням змін, що сталися протягом строку чинності, та кількості працівників, які працюють за укладеним трудовим договором, і штатних одиниць, передбачених ним;
• трудові книжки працівників – наявність трудових книжок усіх працівників підприємства (за винятком зовнішніх сумісників), чи всі записи (про прийняття на роботу, переведення, заохочення, нагородження тощо) унесено до трудових книжок;
• трудові договори, контракти – наявність трудових договорів у письмовій формі із працівниками, щодо яких дотримання письмової форми є обов’язковим відповідно до ст. 24 КЗпП, наявність укладених контрактів (лише у випадках, прямо передбачених законами України);
• особові картки за формою № П-2 – їх заповнення на всіх без винятку працівників підприємства (на внутрішніх сумісників заповнюються дві окремі картки), актуальність і достовірність інформації, заповнення всіх розділів, наявність підписів працівника про ознайомлення із записами, унесеними до трудової книжки;
• особові справи працівників – включення всіх необхідних документів до особових справ;
• документи щодо діяльності комісії із соціального страхування – правильність заповнення листків непрацездатності, оформлення протоколів рішень комісії щодо надання допомоги з тимчасової непрацездатності, по вагітності та пологах тощо;
• посадові (робочі) інструкції – наявність інструкцій за кожною посадою (професією), ознайомлення працівника з його посадовою (робочою) інструкцією під підпис;
• табелі обліку використання робочого часу – оформлення, наявність підписів відповідальних осіб;
• документи працівників особливих категорій – чинність документів, що дають право на пільги, наявність та чинність дозволів на роботу іноземців та осіб без громадянства;
• документи з військового обліку – наявність військово-облікових документів працівників – військовозобов’язаних та призовників, наявність всіх необхідних документів стосовно військового обліку;
• документи з питань охорони праці (про це – далі);
• цивільно-правові договори (за наявності) – доцільність укладення договорів підряду або про надання послуг у кожному конкретному випадку.

Крім того, слід звернути увагу на подання грудневої звітності та підготуватися до заповнення січневої.

Графік відпусток не підпадатиме під перевірку (лише для перевірки використання відпусток), адже він розробляється на один календарний рік, і після його закінчення втрачає чинність. Натомість має бути складений графік відпусток на наступний рік .

Підготовка звітності

• У грудні – січні готується та складається річна, квартальна, місячна звітність, яка подається відповідно в січні – лютому наступного року до:
• територіального органу державної статистики за місцем обліку роботодавця (за місцем здійснення діяльності або відповідного іншого);
• державної служби зайнятості (незалежно від місцезнаходження);
• військових комісаріатів (районних, міських).

Далі наведемо перелік звітів, строки подання яких спливають у грудні 2020 року – січні 2021 року. Не всі з них складаються відділом кадрів. У заповненні деяких з них (здебільшого, звіт з праці) цей підрозділ може лише брати участь.

До органу державної статистики подаються:

• Звіт з праці за ф. № 1-ПВ (місячна), затвердженою наказом Держстату від 10.06.16 р. № 90. Звіт подають юридичні особи та їх відокремлені підрозділи до органу державної статистики за місцем здійснення діяльності не пізніше 7-го числа після звітного періоду. Тобто граничний строк подання за листопад цього року – 07.12. 20 р., а за грудень – 06.01.21 р. З наступного року зазначена форма № 1-ПВ (місячна) втратить чинність. Починаючи зі звіту за січень 2021 року застосовуватиметься нова форма, затверджена наказом Держстату від 17.06.20 р. № 179. Заповнюючи її, слід керуватися роз’ясненням Держстату від 14.07.20 р. № 19.1.2-12/12-20;
• Звіт з праці за ф. № 1-ПВ (квартальна), затвердженою наказом Держстату від 31.07.19 р. № 259. Граничний строк її подання за IV квартал – 06.01.21 р. З наступного року зазначена форма звітності № 1-ПВ (квартальна) також втратить чинність. Отже, за I квартал 2021 року потрібно вже звітувати за новою формою, затвердженою наказом Держстату від 17.06.20 р. № 178. Заповнюючи її, слід керуватися роз’ясненням Держстату від 14.07.20 р. № 19.1.2-12/13-20;
• Звіт про заробітну плату за професіями окремих працівників за ф. № 7-ПВ (один раз на чотири роки), затвердженою наказом Держстату від 17.06.20 р. № 183. Форма набуває чинності з 01.01.21 р. Подати звіт мають юридичні особи, відокремлені підрозділи юридичних осіб. Термін подання – не пізніше 31.03.21 р. Заповнюючи цю форму, слід керуватися роз’ясненням Держстату від 14.07.20 р. № 19.1.2-12/14-20;

До державної служби зайнятості подається:

• Інформація про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, які надають послуги з посередництва у працевлаштуванні, за ф. № 1-ПА (квартальна), затвердженою наказом Мінсоцполітики від 03.06.19 р. № 851. Граничний строк подання за IV квартал – 15.01.21 р.
• Інформація про зайнятість і працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню (квота 5 % та особи, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 10 і менше років). Форму та Порядок надання такої інформації затверджено наказом Мінсоцполітики від 16.05.13 р. № 271. Граничний строк подання інформації за 2020 рік – 31.01.20 р.

До військових комісаріатів подаються:

• Списки громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць, за формою, наведеною в додатку 3 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженого постановою КМУ від 07.12.16 р. № 921 (далі – Порядок № 921). Подавати їх треба до 01.12.20 р.

За необхідності до військового комісаріату станом на 1 січня щорічно подається також Звіт про чисельність працюючих та військовозобов’язаних, які заброньовані згідно з переліками посад і професій (форму затверджена постановою КМУ від 04.02.15 р. № 45 (містить гриф «Для службового користування»), та Повідомлення про зміну облікових даних, форму якого наведено в додатку 2 до Порядку № 921. Якщо в листопаді були такі зміни, повідомлення слід подати до 04.12.20 р., якщо у грудні – до 04.01.21 р.

Інші документи

Журнали

У відділі кадрів розробляється та ведеться багато різних журналів (книг), а саме журнали:

• реєстрації наказів з кадрових питань різного строку зберігання (тривалого та тимчасового) (див. зразок 1);
• реєстрації трудових договорів у письмовій формі;
• реєстрації перевірок;
• обліку особових справ;
• договорів про повну матеріальну відповідальність;
• обліку неповнолітніх працівників;
• обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Форми більшості журналів розробляються роботодавцями, оскільки законодавчо затверджених немає. Водночас наказом Мінстату від 27.10.95 р. № 277 затверджено типову форму № П-10 «Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них», а наказом Держпідприємництва від 10.08.98 р. № 18 – форму та Порядок ведення Журналу відвідування суб’єктів підприємницької діяльності контролюючими органами (Журнал реєстрації перевірок)

Зразок 1. Оформлення журналу реєстрації наказів з кадрових питань

Доцільним є і ведення журналу реєстрації листків непрацездатності та заяв, які надходять до відділу кадрів.

На практиці ці журнали закуповуються або розробляються самостійно підприємством та ведуться працівниками відділу кадрів. Здебільшого вони є досить об’ємними (мають багато сторінок) і після закінчення діловодного року не закриваються, а продовжують наповнюватися новою інформацією наступного року, тобто є перехідними. Однак якщо на підприємстві прийнято «закривати» деякі з них (наприклад, журнали реєстрації наказів з кадрових питань) або якщо всі сторінки журналу заповнені, на титульній сторінці його пишуть заголовок, номер тому та коли розпочато й закінчено ведення журналу (див. зразок 2).

Зразок 2. Оформлення титульної сторінки

Також до нього вноситься підсумковий запис (але спочатку слід уважно переглянути всі записи в журналі). У ньому зазначається, скільки документів зареєстровано в поточному році, вказуються перший і останній номери та дати документів. У підсумковому записі також слід зазначати помилки, допущені під час реєстрації (якщо номер документа пропущено або його зміст не відповідає заголовку, унесеному до журналу реєстрації) (див. зразок 3).

Зразок 3. Унесення підсумкового запису в журналі реєстрації наказів з кадрових питань, якщо було пропущено номер

Водночас готуються нові реєстраційні форми для застосування їх у наступному році, які нумеруються, прошиваються та скріплюються печаткою. Зауважимо, що кожен журнал реєстрації – це самостійний документ, який вносять до номенклатури справ підприємства.

Номенклатура справ

Крім загальної номенклатури справ підприємства, відділом кадрів має вестися його власна номенклатура справ. У ній обліковуються справи, які веде відділ кадрів, за винятком трудових книжок, особових справ та особових карток.

Справи різних видів вносять до номенклатури під одним індексом (індекс структурного підрозділу установи за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядковим номером справи в межах підрозділу. Наприклад, 03-29, де 03 – індекс самостійного відділу, 29 – порядковий номер справи. Після завершення календарного (діловодного) року номенклатура справ за поточний рік має бути закрита. Нагадаємо, що номенклатура справ є обов’язковим документом для кожного підприємства, адже нею систематизується перелік назв справ, що формуються в діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Вимоги до складання зведеної номенклатури справ юридичної особи та номенклатури справ структурного підрозділу юридичної особи детально прописано у главі 1 розділу ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5). І нею займається загальний відділ (відділ діловодства, канцелярія тощо).

Номенклатура справ власне відділу кадрів може бути оформлена на загальному бланку юридичної особи або на чистих аркушах паперу формату А4 за встановленою формою (додаток 11 до Правил № 1000/5).

Номенклатура справ відділу кадрів за поточний рік також закривається підсумковим записом. У ньому зазначається кількість і категорії фактично заведених справ за рік. Підсумковий запис засвідчується підписом керівника відділу кадрів та особи, відповідальної за ведення діловодства на підприємстві.

Документи з охорони праці

Інколи на працівників відділу кадрів крім ведення військового обліку можуть покладатися обов’язки особи, що займається охороною праці. Оскільки для реалізації права громадянина на працю вимагаються безпечні умови праці, роботодавець має створити службу охорони праці та/або призначати посадову особу, яка забезпечить вирішення питань охорони праці.

Тож документами, якими керуватиметься служба (відповідальна особа) з охорони праці є:

• нормативно-правові акти (витяги), які регулюють питання охорони праці;
• положення, інструкції, інші акти з охорони праці, що діють у межах підприємства і встановлюють правила виконання робіт і поводження працівників на території підприємства, у виробничих приміщеннях, на будівельних майданчиках, робочих місцях відповідно до нормативно-правових актів з охороні праці;
• накази про:
  – створення служби охорони праці;
  – комісії з охорони праці;
  – затвердження системи управління охороною праці на підприємстві;
  – затвердження складу комісії з перевірки знань з питань охорони праці;
  – затвердження інструкцій з охорони праці;
  – призначення осіб, відповідальних за виконання робіт підвищеної небезпеки;
  – призначення відповідальної особи на електрогосподарство;
  – призначення відповідальної особи з безпечної експлуатації вантажопідіймальних машин;
  – допуск до роботи персоналу, що обслуговує вантажопідіймальні машини;
  – порядок виробництва робіт поблизу мереж електропередач;
  – призначення особи, відповідальної за газове господарство;
  – проведення атестації робочих місць за умовами праці та про висновки атестації робочих місць за умовами праці;
  – затвердження графіка проведення навчання з питань охорони праці;
  – затвердження графіка перевірки стану умов та безпеки праці у структурних підрозділах.
• журнали:
  – реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці;
  – реєстрації інструкцій з охорони праці;
  – реєстрації інструктажів з питань охорони праці на робочому місці;
  – реєстрації інструктажів з пожежної безпеки;
  – обліку видачі посвідчень з охорони праці;
  – реєстрації нарядів-допусків на роботи підвищеної небезпеки;
  – обліку та періодичних оглядів вантажопідіймальних машин та механізмів;
  – реєстрації нещасних випадків, гострих професійних захворювань (отруєнь), аварій, що сталися на виробництві;
  – обліку професійних захворювань (отруєнь);
  – обліку та зберігання засобів захисту;
  – реєстрації приписів служби охорони праці;
  – реєстрації перевірок контролюючими органами.

Сторінки журналів мають бути пронумеровані, прошнуровані і скріплені печаткою.

Перелік не є вичерпним, адже які документи з охорони праці мають бути на підприємстві, залежить від сфери діяльності, форми власності тощо.

Передання документів в архів

Документи, закінчені в кадровому діловодстві, групуються у справи та передаються в архів підприємства. Для цього всі документи відділу кадрів переглядаються, з них відбираються ті, що переходять у наступний рік (наприклад, книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них) – вони в архів не здаються. Також відокремлюються документи, що підлягають знищенню.

План роботи відділу кадрів

Для того щоб правильно організувати роботу, не пропустити терміни виконання важливих справ, подання звітності тощо, варто скласти річний план роботи.

У ньому можна передбачити чимало справ, зокрема:

• розроблення положень, інструкцій;
• оформлення наказів про прийняття на роботу, переведення, переміщення, звільнення працівників відповідно до КЗпП,
• подання звітності, у т. ч. внутрішньої (за різними видами звітів);
• відстеження чисельності осіб з інвалідністю для виконання нормативу їх працевлаштування;
• перевірка обліку використання робочого часу працівниками підприємства;
• перевірка інформації про залишок відпусток для резервування коштів на їх оплату та подання її до бухгалтерії підприємства;
• ведення обліку відпусток;
• контроль за дотриманням графіка відпусток;
• закінчення дії трудових договорів (контрактів);
• участь у роботі комісії із соціального страхування підприємства;
• організація проходження практики і стажування студентів вишів;
• видача довідок про теперішню й минулу трудову діяльність працівників;
• заповнення трудових книжок працівників тощо..

Для зручності заплановані дії можна згрупувати за терміном виконання: окремо виділити дії, які виконуються постійно, а перелік усіх інших навести за строком їх виконання.