Кадровая работа в конце года

В конце года в отделе кадров всегда есть чем заняться. Кроме составления «постоянных» документов, к которым относится график отпусков и штатное расписание, есть и другие дела, требующие внимания. Некоторые из них должны быть завершены в декабре, а некоторые следует планировать заранее для обеспечения эффективности дальнейшей работы и минимизации последствий послепраздничного периода. В статье рассмотрим основные дела и расскажем, на что следует обратить внимание.

Перед планированием на следующий год, чтобы понять, с чего начать, стоит провести в отделе кадров внутренний аудит. А именно следует просмотреть имеющиеся кадровые документы, проверить правильность их оформления, при необходимости передать в архив или уничтожить.

Внутренний аудит кадровой документации

Проверке отделом кадров в конце года подлежат:

• правила внутреннего трудового распорядка, а именно их наличие и надлежащее оформление и утверждение (должны быть утверждены общим собранием трудового коллектива предприятия);
• коллективный договор (при наличии), а именно: а) его действие – если срок действия приближается к концу, следует поднять вопрос о его перезаключении или пересмотре и внесении изменений, в противном случае в дальнейшем будет действовать колдоговор в предыдущей редакции в соответствии со ст. 9 Закона от 01.07.93 г. № 3356-ХІІ «О коллективных договорах и соглашениях»; б) не содержит ли он условий, ухудшающих положение работников по сравнению с действующим законодательством (в частности, учитывая изменения, произошедшие в течение срока действия);
• штатное расписание, а именно: а) его действие, хотя законодательно этот вопрос не урегулирован; на практике его часто составляют на календарный год, и в таком случае со следующего года он теряет силу, поэтому нужно составить новое штатное расписание; б) соответствие названий должностей Классификатору профессий с учетом изменений, произошедших в течение срока действия, и количества работников, работающих по заключенному трудовому договору, и штатных единиц, предусмотренных им;
• трудовые книжки работников – наличие трудовых книжек всех работников предприятия (за исключением внешних совместителей), все ли записи (о приеме на работу, переводе, поощрениях, награждениях и т. п.) внесены в трудовые книжки;
• трудовые договоры, контракты – наличие трудовых договоров в письменной форме с работниками, для которых соблюдение письменной формы обязательно в соответствии со ст. 24 КЗоТ, наличие заключенных контрактов (только в случаях, прямо предусмотренных законами Украины);
• личные карточки по форме № П-2 – их заполнение на всех без исключения работников предприятия (на внутренних совместителей заполняются две отдельные карточки), актуальность и достоверность информации, заполнение всех разделов, наличие подписей работника об ознакомлении с записями, внесенными в трудовую книжку;
• личные дела работников – включение всех необходимых документов в личные дела;
• документы, связанные с деятельностью комиссии по социальному страхованию, – правильность заполнения листков нетрудоспособности, оформление протоколов решений комиссии по предоставлению пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и т. п.;
• должностные (рабочие) инструкции – наличие инструкций по каждой должности (профессии), ознакомление работника с его должностной (рабочей) инструкцией под подпись;
• табели учета использования рабочего времени – оформление, наличие подписей ответственных лиц;
• документы работников особых категорий – действие документов, дающих право на льготы, наличие и действие разрешений на работу иностранцев и лиц без гражданства;
• документы по воинскому учету – наличие воинско-учетных документов работников – военнообязанных и призывников, наличие всех необходимых документов по воинскому учету;
• документы по вопросам охраны труда (об этом – далее);
• гражданско-правовые договоры (при наличии) – целесообразность заключения договоров подряда или о предоставлении услуг в каждом конкретном случае.

Кроме того, следует обратить внимание на представление декабрьской отчетности и подготовиться к заполнению январской.

График отпусков не подпадает под проверку (только для проверки использования отпусков), ведь он разрабатывается на один календарный год и по окончании его теряет силу. В то же время, должен быть составлен график отпусков на следующий год.

Подготовка отчетности

В декабре – январе готовится и составляется годовая, квартальная, месячная отчетность, которая сдается соответственно в январе – феврале следующего года в:

• территориальный орган государственной статистики по месту учета работодателя (по месту осуществления деятельности или соответствующего другого);
• государственную службу занятости (независимо от местонахождения);
• военные комиссариаты (районные, городские).

Далее перечислим те отчеты, сроки представления которых приходятся на декабрь 2020 года – январь 2021 года. Не все из них составляются отделом кадров. В заполнении некоторых из них (по большей части, отчета по труду) данное подразделение может только участвовать.

В орган государственной статистики представляются:

• Отчет по труду по ф. № 1-ПВ (месячная), утвержденной приказом Госстата от 10.06.16 г. № 90. Отчет представляют юридические лица и их обособленные подразделения в орган государственной статистики по месту осуществления деятельности не позднее 7-го числа после отчетного периода. То есть предельный срок представления за ноябрь этого года – 07.12.20 г., а за декабрь – 06.01.21 г. Со следующего года указанная форма № 1-ПВ (месячная) утрачивает силу. Начиная с отчета за январь 2021 года будет применяться новая форма, утвержденная приказом Госстата от 17.06.20 г. № 179. При ее заполнении следует руководствоваться разъяснением Госстата от 14.07.20 г. № 19.1.2-12/12-20;
• Отчет по труду по ф. № 1-ПВ (квартальная), утвержденной приказом Госстата от 31.07.19 г. № 259. Предельный срок его представления за IV квартал – 06.01.21 г. Со следующего года указанная форма отчетности № 1-ПВ (квартальная) также утратит силу. Поэтому за I квартал 2021 года нужно уже отчитываться по новой форме, утвержденной приказом Госстата от 17.06.20 г. № 178. При ее заполнении следует руководствоваться разъяснением Госстата от 14.07.20 г. № 19.1.2-12/13-20;
• Отчет о заработной плате по профессиям отдельных работников по ф. № 7-ПВ (один раз в четыре года), утвержденной приказом Госстата от 17.06.20 г. № 183. Форма применяется с 01.01.21 г. Представить отчет должны юридические лица, обособленные подразделения юридических лиц. Срок представления – не позднее 31.03.21 г. При заполнении этой формы следует руководствоваться разъяснением Госстата от 14.07.20 г. № 19.1.2-12/14-20;

В государственную службу занятости представляется:

• Информация о количестве трудоустроенных граждан субъектами хозяйствования, предоставляющими услуги по посредничеству в трудоустройстве, по ф. № 1-ПА (квартальная), утвержденной приказом Минсоцполитики от 03.06.19 г. № 851. Предельный срок представления за IV квартал – 15.01.21 г.
• Информация о занятости и трудоустройстве граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству (квота 5 % и лица, которым до наступления права на пенсию по возрасту осталось 10 и меньше лет). Форма и Порядок предоставления такой информации утверждены приказом Минсоцполитики от 16.05.13 г. № 271. Предельный срок представления информации за 2020 год – 31.01.20 г.

В военные комиссариаты подаются:

• Списки граждан, подлежащих приписке к призывным участкам, по форме, приведенной в приложении 3 к Порядку организации и ведения воинского учета призывников и военнообязанных, утвержденному постановлением КМУ от 07.12.16 г. № 921 (далее – Порядок № 921). Подавать их нужно до 01.12.20 г.

При необходимости в военный комиссариат по состоянию на 1 января ежегодно представляется также Отчет о численности работающих и военнообязанных, которые забронированы согласно перечням должностей и профессий (форма утверждена постановлением КМУ от 04.02.15 г. № 45, содержит гриф «Для служебного пользования»), и Уведомление об изменении учетных данных, форма которого представлена в приложении 2 к Порядку № 921. Если в ноябре были такие изменения, уведомление следует представить до 04.12.20 г., если в декабре – до 04.01.21 г.

Другие документы

Журналы

В отделе кадров разрабатывается и ведется много разных журналов (книг), а именно журналы:

• регистрации приказов по кадровым вопросам различного срока хранения (длительного и временного) (см. образец 1);
• регистрации трудовых договоров в письменной форме;
• регистрации проверок;
• учета личных дел;
• договоров о полной материальной ответственности;
• учета несовершеннолетних работников;
• учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формы большинства журналов разрабатываются работодателями, поскольку законодательно утвержденных нет. В то же время, приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277 утверждена типовая форма № П-10 «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним», а приказом Госпредпринимательства от 10.08.98 г. № 18 – форма и Порядок ведения Журнала посещения субъектов предпринимательской деятельности контролирующими органами (Журнал регистрации проверок).

Образец 1. Оформление журнала регистрации приказов по кадровым вопросам

Целесообразно вести журналы регистрации листков нетрудоспособности и заявлений, поступающих в отдел кадров.

На практике эти журналы закупаются или разрабатываются самостоятельно предприятием и ведутся работниками отдела кадров. Как правило, они довольно объемны (имеют много страниц) и после окончания делового года не закрываются, а продолжают наполняться новой информацией в следующем году, то есть являются переходными. Однако если на предприятии принято «закрывать» некоторые из них (например, журналы регистрации приказов по кадровым вопросам) или если все страницы журнала заполнены, на титульной странице его пишут заголовок, номер тома и когда начато и закончено ведение журнала (см. образец 2).

Образец 2. Оформление титульной страницы журнала регистрации приказов по кадровым вопросам

Также в него вносится итоговая запись (но сначала следует внимательно просмотреть все записи в журнале). В ней указывается, сколько документов зарегистрировано в текущем году, указываются первый и последний номера и даты документов. В итоговой записи также следует указать ошибки, допущенные при регистрации (см. образец 3).

Образец 3. Внесение итоговой записи в журнал регистрации приказов по кадровым вопросам, если был пропущен номер

Одновременно готовятся новые регистрационные формы для применения их в следующем году, которые нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью. Заметим, что каждый журнал регистрации – это самостоятельный документ, который включают в номенклатуру дел предприятия.

Номенклатура дел

Кроме общей номенклатуры дел предприятия, отделом кадров должна вестись его собственная номенклатура дел. В ней учитываются дела, которые ведет отдел кадров, за исключением трудовых книжек, личных дел и личных карточек.

Дела различных видов вносят в номенклатуру под одним индексом (индекс структурного подразделения учреждения согласно штатному расписанию или классификатору структурных подразделений) и порядковым номером дела в границах подраздела. Например, 03-29, где 03 – индекс самостоятельного отдела, 29 – порядковый номер дела.

По окончании календарного (делопроизводственного) года номенклатура дел за текущий год должна быть закрыта. Напомним, что номенклатура дел считается обязательным документом для каждого предприятия, ведь ею систематизируют перечень названий дел, которые формируются в делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел.

Требования к составлению сводной номенклатуры дел юридического лица и номенклатуры дел структурного подразделения юридического лица детально прописаны в главе 1 раздела ІV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5). И ею занимается общий отдел (отдел делопроизводства, канцелярия и т. п.).

Номенклатура дел собственно отдела кадров может быть оформлена на общем бланке юридического лица или на чистых листах бумаги формата А4 по установленной форме (приложение 11 к Правилам № 1000/5).

Номенклатура дел отдела кадров за текущих год также закрывается итоговой записью. В ней указывается количество и категории фактически заведенных дел за год. Итоговая запись удостоверяется подписью руководителя отдела кадров и лица, ответственного за ведение делопроизводства на предприятии.

Документы по охране труда

Иногда на работников отдела кадров кроме ведения воинского учета могут возлагаться обязанности лица, занимающегося охраной труда. Поскольку для реализации права гражданина на труд требуются безопасные условия труда, работодатель должен создать службу охраны труда и/или назначать должностное лицо, которое обеспечит решение вопросов охраны труда.

К документам, которыми будет руководствоваться служба (ответственное лицо) по охране труда, относятся:

• нормативно-правовые акты (извлечения), регулирующие вопросы охраны труда;
• положения, инструкции, другие акты по охране труда, которые действуют в рамках предприятия и устанавливают правила выполнения работ и поведения работников на территории предприятия, в производственных помещениях, на строительных площадках, рабочих местах в соответствии с нормативно-правовыми актами по охране труда;
• приказы о:
  – создании службы охраны труда;
  – комиссии по охране труда;
  – утверждении системы управления охраной труда на предприятии;
  – утверждении состава комиссии по проверке знаний по вопросам охраны труда;
  – утверждении инструкций по охране труда;
  – назначении лиц, ответственных за выполнение работ повышенной опасности;
  – назначении ответственного лица на электрохозяйство;
  – назначении ответственного лица по безопасной эксплуатации грузоподъемных машин;
  – допуске к работе персонала, обслуживающего грузоподъемные машины;
  – порядке производства работ вблизи сетей электропередач;
  – назначении лица, ответственного за газовое хозяйство;
  – проведении аттестации рабочих мест по условиям труда и о результатах аттестации рабочих мест по условиям труда;
  – утверждении графика проведения обучения по вопросам охраны труда;
  – утверждении графика проверки состояния условий и безопасности труда в структурных подразделениях.
• журналы:
  – регистрации вступительного инструктажа по вопросам охраны труда;
  – регистрации инструкций по охране труда;
  – регистрации инструктажей по вопросам охраны труда на рабочем месте;
  – регистрации инструктажей по пожарной безопасности;
  – учета выдачи удостоверений по охране труда;
  – регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности;
  – учета и периодических осмотров грузоподъемных машин и механизмов;
  – регистрации несчастных случаев, острых профессиональных заболеваний (отравлений), аварий, которые случились на производстве;
  – учета профессиональных заболеваний (отравлений);
  – учета и хранения средств защиты;
  – регистрации предписаний службы охраны труда;
  – регистрации проверок контролирующими органами.

Страницы журналов должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Перечень этот – не исчерпывающий, ведь какие документы по охране труда должны быть на предприятии, зависит от сферы деятельности, формы собственности и т. п.

Передача документов в архив

Документы, завершенные в кадровом делопроизводстве, группируются в дела и передаются в архив предприятия. Для этого все документы отдела кадров просматриваются, из них отбираются переходящие на следующий год (например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним), – они в архив не сдаются. Также отделяются документы, подлежащие уничтожению.

План работы отдела кадров

Для того чтобы правильно организовать работу, не пропустить сроков выполнения важных дел, представления отчетности и т. п., следует составить годовой план работы.

В нем можно предусмотреть много дел, в частности:

• разработка положений, инструкций;
• оформление приказов о приеме на работу, переводе, перемещении, увольнении работников в соответствии с КЗоТ,
• представление отчетности, в т. ч. внутренней (по различным видам отчетов);
• отслеживание численности лиц с инвалидностью для выполнения норматива их трудоустройства;
• проверка учета использования рабочего времени работниками предприятия;
• проверка информации об остатке отпусков для резервирования средств на их оплату и подача ее в бухгалтерию предприятия;
• ведение учета отпусков;
• контроль за соблюдением графика отпусков;
• окончание действия трудовых договоров (контрактов);
• участие в работе комиссии по социальному страхованию предприятия;
• организация прохождения практики и стажировки студентов вузов;
• выдача справок о нынешней и прошлой трудовой деятельности работников;
• заполнение трудовых книжек работников и т. п.

Для удобства запланированные действия можно сгруппировать по срокам выполнения: отдельно выделить действия, которые выполняются постоянно, а перечень всех остальных привести в порядке наступления сроков их выполнения.