Щорічні відпустки: найактуальніші запитання

Як піти у відпустку у 2019

Літо – сезон масових відпусток. Напередодні відпусткової кампанії у співробітників кадрових і бухгалтерських служб виникає велика кількість запитань. Ми зібрали найбільш розповсюджені запитання, які ви найчастіше ставите нам на консультаційній лінії.

Скорочення в таблиці:

• КЗпП – Кодекс законів про працю;
• КУпАП – Кодекс України про адміністративні правопорушення;
• Конвенція № 132 – Конвенція про оплачувані відпустки від 24.06.70 р. № 132, ратифікована Законом від 29.05.01 р. № 2481-III;
• Закон № 504 – Закон від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки»;
• Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492 (далі – Інструкція № 492);
• Порядок № 100 – Порядок, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100;
• Порядок № 509 – Порядок накладення штрафів за порушення законодавства про працю і зайнятість населення, затверджений постановою КМУ від 17.07.13 р. № 509;
• Порядок № 557 – Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.17 р. № 557.

Чи обов'язково складати на підприємстві графік відпусток? У якій формі складається графік? Що загрожує підприємству за його відсутність?

Так, обов'язково.

Такий обов'язок роботодавця випливає з вимог ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону № 504. Там передбачено, що черговість надання відпусток працівникам визначається графіками, а конкретний час відпустки в межах строків, зазначених у графіку, узгоджується між працівником і роботодавцем.

Типової форми графіка відпусток не встановлено, тому графік складається в довільній формі (див. роз'яснення Мінсоцполітики в листі від 29.07.15 р. № 191/10/136-15).

Відсутність на підприємстві графіка відпусток чревата штрафами, а саме:

• до роботодавця можуть застосувати штраф у розмірі 1 МЗП (3 723 грн.), передбачений ст. 265 КЗпП;
• до посадових осіб підприємства – адміністративний штраф у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.) на підставі ст. 41 КУпАП.

Чи має право на щорічну відпустку працівник, який пропрацював на підприємстві менше 6 місяців?

Так, має. При цьому в загальному випадку тривалість відпустки розраховується пропорційно до відпрацьованого часу. Таке правило встановлене ч. 5 та 6 ст. 10 Закону № 504.

Проте із цього правила є виняток. У ч. 7 ст. 10 Закону № 504 названо випадки, коли працівникам, які пропрацювали менше шести місяців, може бути надана відпустка повної тривалості. Так, повна відпустка надається:

• жінкам перед декретною відпусткою або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
• особам з інвалідністю;
• особам віком до 18 років;
• чоловікам, дружини яких знаходяться у відпустці у зв’язку з вагітністю і пологами;
• особам, звільненим після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невоєнної) служби, якщо після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу проїзду до місця проживання;
• сумісникам – одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;
• працівникам, які успішно вчаться в навчальних закладах і бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
• працівникам, які не використали на попередньому місці роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не отримали за неї грошову компенсацію;
• працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;
• батькам – вихователям дитячих будинків сімейного типу;
• в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Чи можна виплатити відпусткові працівникові після відпустки, а не за три дні до її початку?

У принципі можна.

За загальним правилом зарплата працівникам за час щорічної відпустки (тобто відпусткові) повинна виплачуватися не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ст. 21 Закону № 504).

Водночас роботодавцеві слід знати: у Конвенції № 132 (п. 2 ст. 7) сказано, що відпусткові виплачуються працівникові до відпустки, якщо інше не передбачено в угоді між працівником і роботодавцем. Тобто Конвенція допускає виплату відпусткових у строки, що відрізняються від установлених національним законодавством країн-учасниць.

Нагадуємо, що правила міжнародних договорів мають пріоритет перед правилами національного законодавства (ст. 81 КЗпП). Таким чином, український роботодавець на законній підставі може застосувати п. 2 ст. 7 Конвенції № 132 замість ст. 21 Закону № 504.

Важливий нюанс: не забудьте, що інший строк виплати відпусткових повинен бути передбачений угодою між роботодавцем і працівником. Як таку угоду оформити? Працівник може зазначити цей момент у своїй заяві на надання відпустки, а роботодавець – у наказі про надання відпустки. Роз'яснення Мінсоцполітики із цього питання наведені в листі від 05.01.12 р. № 7/13/133-12.

Чи може чергова відпустка починатися у вихідний день?

Так, може, оскільки законодавством це не заборонено.

У КЗпП, у Законі № 504 або в інших нормативно-правових актах не встановлено обмежень з приводу початку щорічної відпустки з вихідного дня (із суботи або неділі).

Щорічна відпустка надається працівникові згідно із графіком відпусток. Наприклад, у графіку може бути зазначено період: друга половина червня – липень. А конкретна дата початку відпустки у цьому періоді узгоджується між співробітником і роботодавцем (ст. 79 КЗпП). При цьому відпустка може починатися як із робочого дня, так і з вихідного, святкового або неробочого дня, якщо сторони про це домовляться (якщо так зручно працівникові та/або роботодавцеві).

Завважимо, що з практичної точки зору перешкод для надання співробітникові відпустки з вихідного дня теж не виникає. Наказ про надання щорічної відпустки в будь-якому випадку оформляється до початку відпустки. Тому наказ необхідно видати в робочий день, а вже в самому наказі – зазначити, з якої дати починається щорічна відпустка.

Співробітник хоче взяти відпустку частинами. Чи обов'язково перша частина відпустки повинна становити не менше 14 днів?

Ні, не обов'язково перша.

За правилами ч. 6 ст. 79 КЗпП та ч. 1 ст. 12 Закону № 504 роботодавець має право надати відпустку працівникові частинами, але за умови, що основна безперервна частина відпустки становить не менше 14 днів. Інші ж частини відпустки можуть бути будь-якої тривалості. При цьому не сказано, що саме перша частина відпустки повинна становити 14 днів. Наприклад, якщо співробітникові належить 24 календарних дні (далі – к. д.) щорічної відпустки, то ці дні можуть бути розбиті, припустимо, таким чином: перша частина відпустки – 5 днів, друга – 14, третя – 5 днів.

Проте нагадаємо, що надання працівникові відпустки частинами – це право, а не обов'язок роботодавця. Тому роботодавець може і не погодитися ділити щорічну відпустку в такій черговості, як того просить співробітник. Роботодавець має повноваження запропонувати працівникові свій варіант, як розбити його відпустку на частини, або ж узагалі відмовити працівникові в його проханні розділити відпустку і надати щорічну відпустку відразу повної тривалості (див. також лист Мінсоцполітики від 06.07.13 р. № 290/13/116-13, далі – Лист № 290).

Як правильно зазначити в наказі період, за який надається щорічна відпустка, якщо працівник не ходив у відпустку більше двох років?

Невикористані дні щорічної відпустки за минулі роки надаються в такому самому порядку, як і щорічні відпустки за поточний рік. Нагадаємо, що щорічна відпустка надається за робочий, а не за календарний рік.

Для довідки. Робочий рік триває 12 місяців, але обчислюється не з 1 січня, а з дати оформлення працівника на це підприємство. Тому в наказі зазначається:

• тривалість щорічної відпустки;
• робочий рік (робочі роки), за які надається щорічна відпустка.

Будьте уважні! Треба зазначити не поточний робочий рік, у якому надається відпустка, а той робочий рік (роки), за який відпустка, що надається, була зароблена.

Наприклад, бухгалтер Мартиненко оформлена на підприємство 04.03.11 р., останні два роки не брала щорічну відпустку. Зараз хоче відгуляти відпустку за один робочий рік. Формулювання в наказі може бути таке: «Надати Мартиненко Софії Дмитрівні, бухгалтеру, щорічну відпустку з 04.06.18 р. по 27.06.18 р. тривалістю 24 к. д. за період роботи з 04.03.15 р. по 03.03.16 р.».

Чи включається період відпустки за свій рахунок до стажу роботи, який дає право на щорічну відпустку?

Так, це прямо передбачено в п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону № 504. Але є обмеження: до стажу, який дає право на щорічну відпустку, можна включити тільки ту кількість днів відпустки за свій рахунок, на яку працівник має право за законом.

Наприклад, у загальному випадку це не більше 15 к. д. у році (ст. 26 Закону № 504). А є категорії працівників, які мають право на відпустку без збереження зарплати тривалістю більше 15 к. д. у році (ст. 25 Закону № 504). Наприклад, пенсіонери за віком: їм може надаватися до 60 к. д. відпустки за свій рахунок щорічно. Якщо пенсіонер використовує за рік усі ці 60 днів, то всі ці дні включаються йому до стажу, який дає право на щорічну відпустку.

А якщо працівник знаходитиметься у відпустці за свій рахунок понад належні йому календарні дні в році, то всі «зайві» дні не увійдуть до стажу, що дає право на чергову відпустку.

Нагадаємо, що надання співробітникові відпустки за свій рахунок більшої тривалості, ніж йому належить, уважається порушенням трудового законодавства (лист Мінсоцполітики від 29.04.16 р. № 243/13/116-16).

У яких випадках можна достроково відкликати працівника з відпустки і як це правильно оформити?

Підстави, коли роботодавець може відкликати працівника із щорічної відпустки, передбачені в ч. 8 ст. 79 КЗпП та ч. 3 ст. 12 Закону № 504. Зокрема, це можливо за дотримання одночасно двох умов, коли:

• по-перше, є законні підстави для відкликання працівника з відпустки (для запобігання стихійному лиху, виробничій аварії або негайного усунення їх наслідків, для запобігання нещасним випадкам, простою, загибелі або псуванню майна підприємства);
• по-друге, працівник згоден перервати свою щорічну відпустку.

Невикористану частину відпустки роботодавець повинен надати працівникові до кінця робочого року або у крайньому випадку – протягом наступного робочого року (ч. 2 ст. 12 Закону № 504, Лист № 290).

Оформити відкликання із щорічної відпустки необхідно наказом або розпорядженням. А свою згоду на відкликання працівник повинен підтвердити письмово. Це може бути заява або узгоджувальний напис у наказі (розпорядженні).

Завважимо, що в разі відкликання працівника з відпустки без законних на те підстав роботодавця можуть притягти до фінансової відповідальності (ч. 2 ст. 265 КЗпП). Штраф за таке порушення становить 1 МЗП (3 723 грн.). А його посадових осіб можуть притягти до адміністративної відповідальності (ст. 41 КУпАП). Розмір адмінштрафу за таке порушення – від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.).

Якщо працівник під час відпустки захворів, чи переноситься відпустка на інший час і як це оформити?

Так, у разі хвороби працівника відпустка переноситься або продовжується. Таке правило передбачене ст. 11 Закону № 504. Оформляється таке продовження або перенесення наказом роботодавця. Підставою для видання наказу є: заява працівника і належним чином оформлений листок непрацездатності (роз'яснення Мінпраці із цього питання наведене в листі від 20.08.10 р. № 233/18/99-10).

Директор або головний бухгалтер іде у відпустку: кого і в яких випадках потрібно повідомляти про призначення їх тимчасових заступників?

Повідомляти держоргани про тимчасових заступників директора або головного бухгалтера необхідно у випадку, якщо ці особи підписуватимуть:

• податкову звітність;
• банківські документи.

Так, якщо тимчасовий заступник директора або головбуха підписуватиме податкову звітність, то на нього необхідно отримати окремий електронний цифровий підпис (далі – ЕЦП) (адже звітність в електронному вигляді скріпляється підписами директора і головбуха).

Пам'ятайте! Тимчасовий заступник не може користуватися ЕЦП директора/головбуха. Для надання права підпису тимчасовому заступникові директора/головбуха потрібно звернутися до центру сертифікації ключів та отримати ще один ключ. Проте ключ директора/головбуха на період відпустки скасовувати не потрібно.

Про надання права підпису (хоча і тимчасово) іншій особі слід повідомити орган ДФС. Повідомлення про новий сертифікат відкритих ключів для тимчасового заступника директора потрібно відправити в електронному вигляді (п. 11 розд. III Порядку № 557; ЗІР, категорія 135.3). Форма такого повідомлення наведена в додатку 2 до Порядку № 557. До повідомлення вноситься інформація про підписанта (тобто про тимчасового заступника директора або головбуха), якому надається право підпису електронних документів. На сформоване повідомлення накладається ЕЦП усіх осіб, зазначених у повідомленні, у порядку черговості їх внесення до повідомлення. Якщо ж інформація подається про одного підписанта, тоді тільки його ЕЦП накладається. А після ЕЦП підписантів (підписанта) накладається ЕЦП керівника. В останню чергу повідомлення скріпляється електронною печаткою (за наявності) (п. 12 розд. III Порядку).

Щоб тимчасовий заступник директора або головбуха міг підписувати фінансові документи, зразок підпису тимчасового заступника доведеться передати в банк. Для цього в банк потрібно подати додаткову картку зі зразком підпису тимчасово виконуючого обов’язки директора/головбуха, завірену в установленому порядку (п. 18.8, 18.11 Інструкції № 492).

Не потрібно повідомляти про тимчасового заступника директора або головбуха держреєстратора та орган ДФС за формою № 1-ОП.

Якої тривалості належить відпустка сумісникам та особам, які працюють неповний робочий час?

Сумісники мають таке саме право на відпустку, як і працівники, для яких це основне місце роботи. Такий висновок випливає зі ст. 2 Закону № 504, де сказано, що право на відпустку мають усі громадяни, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями або ж працюють за трудовим договором у фізособи. Ніяких винятків для сумісників у цьому питанні трудове законодавство не робить. Тому і тривалість відпустки для сумісників – така сама, як і для основних працівників (за загальним правилом не менше 24 к. д.). Роз’яснення Мінсоцполітики із цього питання наведені в листі від 12.09.16 р. № 1294/13/84-16

Працівники з неповним робочим часом також мають законне право на відпустку повної тривалості, яка передбачена на цьому підприємстві (не менше 24 к. д.). Режим неповного робочого часу ніяк не впливає на тривалість щорічної відпустки.

Важливий нюанс: ідеться про тривалість основної щорічної відпустки. Адже є ще додаткові щорічні відпустки (за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці – ст. 7 Закону № 504 і за особливий характер роботи – ст. 8 Закону № 504). Тривалість цих відпусток залежить від того, скільки часу працівник зайнятий у таких умовах. І тут, звичайно, неповний робочий час працівника може вплинути на тривалість його додаткової щорічної відпустки. А конкретна тривалість цих видів відпусток установлюється колективним або трудовим договором.

Чи мають право на щорічну відпустку сезонні працівники та особи, які працюють за строковим трудовим договором? І якщо так, то якої тривалості?

Так, сезонні та тимчасові працівники мають право на щорічну відпустку згідно з ч. 9 ст. 6 Закону № 504. Тривалість їх відпустки розраховується пропорційно до відпрацьованого часу.

При звільненні таким працівникам виплачується грошова компенсація за всі невикористані ними дні щорічної відпустки (ст. 24 Закону № 504).

Важливий нюанс! Частина 2 ст. 3 Закону № 504 передбачає правило для випадку, коли строк дії строкового договору закінчується, працівникові час звільнятися, а він бажає взяти щорічну відпустку, яку не встиг використати. У цьому випадку невикористана відпустка може за бажанням працівника надаватися йому, навіть якщо час відпустки повністю або частково перевищує строк трудового договору. При цьому дія строкового трудового договору триває до закінчення відпустки.

Чи можна замінити частину щорічної відпустки грошовою компенсацією?

Так, можна, але за дотримання певних умов. А саме: працівник зобов'язаний відгуляти не менше 24 к. д. відпустки (ст. 24 Закону № 504).

Якщо у працівника накопичилося декілька відпусток, то з кожної відпустки він повинен узяти 24 к. д., тоді решту днів відпустки йому можна компенсувати.

Наприклад, тривалість щорічної відпустки працівника становить 31 к. д., з них 24 к. д. – основна відпустка і 7 к. д. – додаткова відпустка за ненормований робочий день. Отже, 24 к. д. працівник повинен відгуляти, а за 7 к. д. йому можна виплатити грошову компенсацію.

Працівник звільняється за переведенням на інше підприємство. Чи зможе він на новому місці роботи отримати щорічну відпустку, яку не використав на попередньому підприємстві?

Так, за виконання певних умов.

За загальним правилом при звільненні за переведенням на інше підприємство працівникові виплачується компенсація за невикористану відпустку. Отримавши компенсацію, працівник не зможе на новому місці взяти відпустку за період, відпрацьований у попереднього роботодавця. Це зрозуміло.

Проте при звільненні за переведенням працівник має право попросити, щоб його компенсацію за невикористану відпустку перерахували на нове місце роботи. Це прохання він повинен викласти в заяві на звільнення. І тоді на новому місці він матиме право на всі дні відпустки, не використані на колишньому місці роботи.

А щоб новий роботодавець знав, скільки днів відпустки не використано, працівникові при звільненні слід отримати довідку з розшифровкою, скільки днів відпустки він не використав. Складається така довідка в довільній формі та зазвичай завіряється підписами керівника, головного бухгалтера і печаткою (за наявності).

Вищенаведені правила випливають з норм ч. 3 ст. 9, п. 8 ч. 7 ст. 10 Закону № 504. Див. також роз'яснення Мінпраці в листі від 22.02.08 р. № 33/13/116-08.

Працівник відгуляв щорічну від пустку наперед і вирішив звільнитися. Як роботодавець може отримати назад відпусткові, виплачені «авансом»?

Якщо працівник звільняється до закінчення робочого року, за який він уже відгуляв відпустку повної тривалості і йому були виплачені відпусткові, тоді роботодавець має право утримати наперед виплачені відпусткові із зарплати працівника (ч. 1 ст. 22 Закону № 504).

Важливий нюанс! У цій ситуації має значення причина звільнення працівника. У ч. 2 ст. 22 Закону № 504 наведено вичерпний перелік підстав, коли утримання надмірно виплачених відпусткових не проводиться, а саме коли звільнення пов'язане: з призовом або прийняттям (вступом) на військову службу, направленням на альтернативну (невоєнну) службу (п. 3 ст. 36 КЗпП); переведенням працівника з його згоди на інше підприємство або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України (п. 5 ст. 36 КЗпП); відмовою від переведення на роботу до іншої місцевості разом з підприємством, а також відмовою від продовження роботи у зв'язку з істотною зміною умов праці (п. 6 ст. 36 КЗпП); змінами в організації виробництва та праці, у т. ч. ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників (п. 1 ст. 40 КЗпП); виявленням невідповідності працівника посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, що перешкоджають продовженню цієї роботи (п. 2 ст. 40 КЗпП); нез'явленням на роботу більше чотирьох місяців поспіль через тимчасову непрацездатність, не рахуючи відпустки по вагітності та пологах, якщо законодавством не встановлено триваліший строк збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні (п. 5 ст. 40 КЗпП); відновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу (п. 6 ст. 40 КЗпП); направленням на навчання; виходом на пенсію (ст. 38 КЗпП); смертю працівника.

Якщо причина звільнення працівника не входить до цього переліку, роботодавець має право утримати виплачені наперед відпусткові. Таке утримання проводиться на підставі наказу роботодавця.

Для довідки. При виплаті кожної зарплати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 % (ст. 128 КЗпП)!

Якщо утримати із зарплати надмірно виплачені відпусткові в повному обсязі не вдалося, тоді слід запропонувати працівникові в добровільному порядку погасити всю суму заборгованості (внести готівкою в касу підприємства або перерахувати на рахунок підприємства). А якщо працівник відмовиться добровільно погасити заборгованість, тоді роботодавець сміливо може звертатися до суду з позовом про стягнення надмірно виплачених відпусткових. Позов можна подати до суду протягом року з моменту звільнення працівника (ст. 233 КЗпП).

Працівник, перебуваючи у щорічній відпустці, написав за два тижні до закінчення відпустки заяву про звільнення за власним бажанням. Як правильно оформити таке звільнення?

Нагадаємо: згідно зі ст. 38 КЗпП працівник має право розірвати договір, укладений на невизначений строк, письмово попередивши про це роботодавця за два тижні.

У цій ситуації день звільнення працівника за ст. 38 КЗпП (звільнення за власним бажанням) припадає на останній день відпустки. Тобто після відпустки співробітник уже не виходить на роботу.

Звільнення оформляється за загальними правилами. Тобто роботодавець на підставі заяви працівника видає наказ про звільнення, з яким знайомить працівника під підпис.

Важливий нюанс! В останній день відпустки, він же день звільнення, слід провести з працівником остаточний розрахунок (виплатити зарплату за відпрацьований час, компенсацію за всі невикористані ним дні щорічної відпустки) і видати йому трудову книжку.

Яка передбачена відповідальність за ненадання працівникові відпустки більше 2 років?

Заборонено не надавати працівникові щорічну відпустку (основну і додаткову) більше двох років поспіль (ч. 4 ст. 80 КЗпП, ч. 5 ст. 11 Закону № 504). За таке порушення роботодавця можуть притягти до фінансової відповідальності, а його посадових осіб (як правило, директора) – до адміністративної відповідальності.

Фінансова відповідальність. Фінансові санкції накладаються згідно з абзацом восьмим ч. 2 ст. 265 КЗпП за «порушення інших вимог трудового законодавства», штраф дорівнює 1 МЗП (зараз це 3 723 грн.). Якщо навіть таке порушення допущене стосовно декількох співробітників, то штраф роботодавець повинен заплатити один за всіх. Адже у цій нормі не передбачено накладення штрафу за порушення, допущене стосовно кожного працівника.

Строків давності для застосування фінансових санкцій за ч. 2 ст. 265 КЗпП не встановлено. Єдине обмеження: ці штрафи можуть застосовуватися тільки за порушення, скоєні після 01.01.15 р. Адже вони були введені до КЗпП саме із цієї дати. Штрафи накладаються на роботодавця на підставі постанови органу Держпраці – за правилами, передбаченими Порядком № 509.

Адміністративна відповідальність. Це порушення підпадає під поняття «Інші порушення вимог законодавства про працю» (ч. 1 ст. 41 КУпАП). Розмір штрафу за таке порушення – від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.). А за повторне порушення протягом року після притягнення до адміністративної відповідальності або якщо такі порушення скоєні стосовно неповнолітнього працівника, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює та виховують дитину до 14 років або дитину-інваліда (ч. 2 ст. 41 КУпАП) штраф становить від 100 до 300 НМДГ (від 1 700 до 5 100 грн.).

Строк давності для застосування адмінштрафів установлений ст. 38 КУпАП і становить у цьому випадку: за разовими порушеннях – 3 місяці з моменту їх здійснення, а за тими, що тривають, – 3 місяці з моменту їх виявлення. Хоча в законодавстві немає чіткого визначення терміна «правопорушення, що триває», ми вважаємо, що ненадання відпустки більше 2 років поспіль можна віднести до порушень, що тривають. Адже роботодавець продовжує не виконувати свій обов'язок, передбачений правовою нормою.

Накласти штраф за ст. 41 КУпАП може тільки суд (ст. 221 КУпАП). Проте органи Держпраці уповноважені скласти протокол за таке порушення (ст. 255 КУпАП).

При звільненні працівникові не виплатили грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки. Яка передбачена відповідальність за затримку виплати такої компенсації?

За загальним правилом у день звільнення роботодавець зобов'язаний видати працівникові належним чином оформлену трудову книжку і провести з ним остаточний розрахунок (ст. 47 КЗпП). Працівникові повинні виплатити зарплату за відпрацьований час, компенсацію за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також вихідну допомогу (у випадках, визначених ст. 44 КЗпП). Про нараховані суми, що належать працівникові при звільненні, роботодавець повинен письмово повідомити працівника перед виплатою зазначених сум (ст. 116 КЗпП).

Якщо в день звільнення не провести остаточний розрахунок із працівником, то це чревато такими наслідками:

• роботодавець повинен буде виплатити працівникові середній заробіток за весь час затримки виплати, включаючи день фактичного розрахунку (ст. 117 КЗпП);
• на посадових осіб підприємства або роботодавців-підприємців накладається адміністративний штраф у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.) (ст. 41 КУпАП);
• роботодавець буде притягнутий до фінвідповідальності за ст. 265 КЗпП, яка передбачає штраф за зазначене порушення в розмірі 1 МЗП (на сьогодні це 3 723 грн.). Візьміть до уваги, що коли затримка виплат буде більше ніж на місяць або гроші будуть виплачені не в повному обсязі, це може обернутися більшим штрафом – у розмірі 3 МЗП (11 169 грн.).

Як визначити розрахунковий період для оплати щорічної відпустки?

У цьому питанні п. 2 розд. ІІ Порядку № 100.

Базою для оплати щорічної відпустки або для виплати компенсації за дні невикористаної відпустки є середній заробіток за розрахунковий період.

За розрахунковий період беруть:

• у загальному випадку – останні 12 календарних місяців роботи перед місяцем, у якому надається відпустка;
• якщо працівник відпрацював на підприємстві менше календарного року – фактичний час роботи з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, у якому надається відпустка або виплачується компенсація. Наприклад, працівник, який був прийнятий на підприємство 06.11.17 р., хоче піти у щорічну відпустку в липні 2018 року. Розрахунковим періодом буде час із 01.12.17 р. по 30.06.18 р.

Якщо працівник у розрахунковому періоді не мав повністю відпрацьованого календарного місяця (з 1-го до 1-го числа), тоді середню зарплату слід обчислювати виходячи з посадового окладу (передостанній абзац п. 4 Порядку № 100). На думку Мінсоцполітики, оклад береться на дату виходу у відпустку (лист від 22.12.05 р. № 717/018/84-05).

Які дні виключаються з розрахункового періоду?

З розрахункового періоду виключаються дні, коли за працівником відповідно до чинного законодавства або з поважних причин не зберігався повністю або зберігався частково середній заробіток або коли працівник не працював з поважних причин (абзац шостий п. 2 Порядку № 100). Зокрема, це може бути час:

• відпустки по догляду за дитиною до 3 років (6 років);
• простій підприємства не з вини працівника з оплатою 2/3 окладу (тарифної ставки);
• роботи в режимі неповного робочого часу з незалежних від працівника причин;
• відпустки без збереження зарплати, наданої згідно зі ст. 25 та 26 Закону № 504 тощо.

Також з розрахункового періоду виключаються святкові та неробочі дні, установлені ст. 73 КЗпП (п. 7 розд. ІV Порядка № 100).

Не підлягають виключенню з розрахункового періоду дні, коли працівник не працював за своїм бажанням або зі своєї вини. Зокрема, це дні: простою, якщо такий період був оплачений виходячи із середнього заробітку або простій стався з вини працівника; прогулів; відпустки без збереження зарплати, якщо вони надані понад норми, установлені ст. 25 та 26 Закону № 504.

Як розраховуються відпусткові?

Формула для розрахунку відпусткових виглядає таким чином:

Середньоденна зарплата за розрахунковий період х
х Кількість календарних днів відпустки.

А щоб дізнати середньоденну зарплату, треба взяти сумарний заробіток за розрахунковий період і розділити на кількість календарних днів у цьому періоді, за вирахуванням днів, які виключаються з розрахункового періоду (див. вище).

На яку кількість календарних днів необхідно розділити оклад, якщо працівник у розрахунковому періоді не мав повністю відпрацьованого календарного місяця?

Свою думку із цього приводу висловило тільки Мінсоцполітики в листі від 08.05.13 р. № 498/13/84-13. Як не дивно, Держпраці – орган, який проводить перевірки, щодо цього питання відмовчується. І не відомо, визнає Держпраці правильною позицію Мінсоцполітики чи ні. Але те, що думки органу, що дає рекомендації, та органу, чиї представники приходять на перевірки, розходяться, можна побачити на яскравому прикладі (правда, стосовно авансу) з двох листів: листа Мінсоцполітики від 16.03.18 р. № 118/0/22-18 і листа Держпраці від 03.04.18 р. № 2547/4/4.1-ДП-18.

Наші рекомендації. Роботодавцеві треба не занизити середню зарплату працівника, щоб не потрапити надалі під штрафні санкції за ст. 265 КЗпП за виплату зарплати в неповному обсязі. Тому краще за все звернутися за роз'ясненням до органу Держпраці. Адже саме вони приходять на перевірку і мають свою «унікальну» думку.

А якщо не буде офіційного роз'яснення з боку Держпраці, тоді рекомендуємо нарахувати відпусткові за найбільшою із середніх величин. Наприклад, варіант 1, що підтримується Мінсоцполітики у вищезгаданому листі: оклад, помножений на 12 місяців, поділити на календарні дні за вирахуванням святкових (так само за 12 місяців перед відпусткою); варіант 2 – оклад у місяці виходу у відпустку поділити на кількість календарних днів за вирахуванням святкових у місяці виходу у відпустку; варіант 3 – дотримуючись принципу розрахунку середньої зарплати для оплати лікарняних, поділити оклад на 30,44 к. д.). Або відстоювати позицію, описану у варіанті 1, що підтримується Мінсоцполітики.

Які виплати входять до розрахунку середньої зарплати для нарахування відпусткових?

До розрахунку середньої зарплати входять такі виплати:

• основна зарплата;
• індексація;
• доплати за наднормову роботу;
• доплата за роботу в нічний час;
• доплата за поєднання професій і посад;
• доплата за виконання підвищених обсягів робіт, високі досягнення у праці, умови праці, інтенсивність праці;
• інші доплати та надбавки;
• премії (їх необхідно включати до розрахунку середньої заробітної плати того місяця, на який вони припадають відповідно до розрахункової відомості);
• разові винагороди за підсумками роботи за рік або за вислугу років (включаються до середньої зарплати шляхом додавання до зарплати кожного місяця розрахункового періоду 1/12 сум винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік);
• виплати за період, коли за співробітником зберігається середня зарплата (період відпусток, тимчасової непрацездатності, відряджень тощо).

Які виплати не входять до розрахунку середньої зарплати для нарахування відпусткових?

З розрахунку середньої зарплати слід виключити:

• виплати разового характеру (за виконання окремих доручень, які не входять до обов'язків працівника, крім доплат, які включаються до розрахунку середньої зарплати);
• компенсацію за невикористані дні відпустки;
• матдопомогу, вихідну допомогу;
• витрати відрядженого співробітника (добові, оплата проїзду, житла, доплата за роз'їзний характер праці тощо);
• грошові та речові винагороди за призові місця у змаганнях, конкурсах тощо;
• соціальні та компенсаційні виплати;
• авторський гонорар;
• вартість засобів індивідуального захисту, мила, молока тощо;
• дотації на обіди, проїзд, путівки до санаторіїв тощо;
• виплати до свят, ювілейних дат тощо;
• заробітну плату, отриману за сумісництвом (з інших місць роботи);
• дивіденди, проценти тощо;
• компенсацію працівникам втрати частини заробітку у зв'язку з порушенням строків її виплати.

Детальніше про відпустки за різніми обставинами див. «Відпустки: оформлення та облік»