Щорічні відпустки працівникам: відповіді на запитання

Акценти цієї статті: яку тривалість мають щорічні відпустки, коли відпустку можна переносити або продовжувати, коли дозволяється відкликати працівника з відпустки, як оформити відпустку, яку відповідальність установлено для роботодавця, який не відпускає працівника у відпустку.

Запитання – відповіді

Хто має право на щорічну оплачувану відпустку?

Право на щорічну оплачувану відпустку мають усі люди, які працюють в Україні на умовах трудового договору на підприємствах (незалежно від форми власності) або у роботодавця-підприємця. У тому числі громадяни України, іноземні громадяни, особи без громадянства. Звичайно, на час такої відпустки місце роботи за ними зберігається. Підстава – ч. 2 ст. 2, ст. 74 КЗпП; ст. 2 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі – Закон № 504).

Як обчислюється період, який дає право на щорічну відпустку?

Відпустка дається за фактично відпрацьований час. Базою для розрахунку цього часу є робочий рік (ч. 1 ст. 75 КЗпП, ч. 1 ст. 6 Закону № 504). Наприклад, працівника прийнято на роботу 23 жовтня 2012 року. Отже, для відпустки в 2013 році робочим роком буде період з 23.10.12 р. по 22.10.13 р., для відпустки в 2014-му – період з 23.10.13 р. по 22.10.14 р. тощо.

Проте з робочого року можуть виключатися періоди, коли людина фактично не працювала, хоча й числилася у штаті.

Наприклад, працівниця була прийнята на підприємство 1 липня 2010 року, пропрацювала по 30 червня 2011 року включно. З 1 липня пішла у відпустку по вагітності та пологах, а потім у відпустку для догляду за дитиною до 3 років. На роботу вона вийшла 1 жовтня 2013 року, пропрацювала по 31 травня 2014 року включно. Потім звернулася до роботодавця із заявою про надання їй невикористаних відпусток за весь період роботи на підприємстві, тобто з 1 липня 2010 року по 31 травня 2014 року включно.

У цьому випадку роботодавець має право надати працівниці відпустку тільки за фактично відпрацьовані періоди з 01.07.10 р. по 30.06.11 р. та з 01.10.13 р. по 31.05.14 р. (тобто за 20 місяців).

А час, коли працівниця перебувала в декретній відпустці та у відпустці для догляду за дитиною, до розрахунку не береться (ст. 9 Закону № 504). Інакше виходить: «Дайте мені відпустку за період мого перебування у відпустці».

Чи впливає режим роботи на тривалість щорічної відпустки?

Ні, не впливає. Наприклад, працівника прийнято на роботу 22.04.13 р. і по 31.12.13 р. він трудився в режимі повного робочого часу (8 годин на день при п'ятиденному робочому тижні). А починаючи з 01.01.14 р. і по 31.05.14 р. йому було встановлено режим неповного робочого часу (3 дні на тиждень при п'ятиденному робочому тижні). Крім того, у лютому він брав лікарняний (з 12-го по 21-ше).

У цьому випадку працівник має право отримати відпустку повної тривалості за період з 22.04.13 р. по 21.04.14 р. Підстава: до робочого року (див. друге запитання) включається період, фактично відпрацьований працівником, у тому числі і на умовах неповного робочого часу, а також період перебування на лікарняному (ст. 9 Закону № 504).

Відпустку якої тривалості може бути надано працівникові?

Тривалість щорічної відпустки працівника встановлюється колективним або трудовим договором, але не може бути менше 24 календарних днів (далі – к. д.) за відпрацьований робочий рік (ч. 1 ст. 75 КЗпП, ч. 1 ст. 6 Закону № 504).

Окремим категоріям працівників може надаватися відпустка більшої тривалості (ч. 2–8 ст. 6 Закону № 504). Для наочності покажемо це в таблиці.

Тривалість відпусток для окремих категорій працівників

Чи можна надати працівникові чергову відпустку частинами?

Можна. Але в такому разі основна безперервна частина відпустки повинна бути не менша 14 к. д. (ч. 6 ст. 79 КЗпП, ч. 1 ст. 12 Закону № 504). Інші частини відпустки можуть бути будь-якої тривалості. При цьому основна і неосновні частини відпустки надаються в будь-якій черговості за погодженням між працівником і роботодавцем.

Проте є нюанс. Роботодавець не зобов'язаний ділити відпустку на частини саме так, як хоче працівник. Залежно від потреб виробництва роботодавець має право запропонувати працівникові свої умови поділу відпустки або ж надати відпустку повністю всупереч бажанню працівника (лист Мінсоцполітики від 05.07.13 р. № 290/13/116-13, далі – Лист № 290).

Працівникові, який має невикористані відпустки за попередній період, у поточному році присвоєно групу інвалідності. Якої тривалості відпустку має надати такому працівникові роботодавець?

Припустимо, працівник прийнятий на підприємство 11.05.10 р. і пропрацював по 31.05.14 р. включно. Відпустку за цей час він не брав (до речі, це порушення трудового законодавства. Згідно із ч. 5 ст. 80 КЗпП та ч. 5 ст. 11 Закону № 504, не можна не відправляти працівника у відпустку два роки поспіль). Згідно з медичним висновком від 24.10.12 р. цьому працівникові присвоєно третю групу інвалідності. Тривалість чергової відпустки на підприємстві – 24 к. д. Працівник як інвалід ІІІ групи звернувся до роботодавця з проханням надати йому чергову відпустку виходячи з тривалості 26 к. д. за всі минулі періоди до встановлення йому інвалідності. Що робити роботодавцеві?

Працівник як інвалід ІІІ групи отримав право на щорічну чергову відпустку більшої тривалості (26 к. д.) за період починаючи з 24.10.12 р. (дати встановлення інвалідності).

Тому за попередні періоди (з 11.05.10 р. по 23.10.12 р. включно) роботодавець має право надати працівникові відпустку, тільки виходячи з тривалості, установленої для всіх працівників підприємства (24 к. д.).

Чи можна чергову відпустку надати разом із додатковою або соціальною відпусткою?

Можна, якщо цього хоче працівник. Але загальна тривалість наданих відпусток не повинна перевищувати 59 к. д., а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, – 69 к. д. (ч. 2, 3 ст. 10 Закону № 504).

Уточнимо, що додаткова відпустка може надаватися за період, у якому у працівника виникло право на таку відпустку. І не може надаватися за попередні періоди, у якому працівник на таку відпустку права ще не мав.

Чи зобов'язаний роботодавець планувати черговість відпусток працівників?

Так, зобов'язаний. Черговість надання працівникам відпусток установлюється графіком відпусток (ч. 4 ст. 79 КЗпП). І в наявності такого графіка перш за все зацікавлений сам роботодавець. Адже якщо уявити, що всі працівники одночасно вирішать піти у відпустку, йому доведеться несолодко. Нормальна господарська діяльність для підприємства стане неможливою.

При складанні графіка відпусток конкретний період щорічної відпустки узгоджується між працівником і підприємством з огляду на інтереси виробництва і самого працівника (ч. 4 ст. 79 КЗпП; ч. 10, 11 ст. 10 Закону № 504).

Графік повинен бути затверджений керівником підприємства та узгоджений із профспілковим комітетом або уповноваженим представником трудового колективу. Якщо на підприємстві немає ні профспілки, ні органу, уповноваженого представляти інтереси трудового колективу, то графік відпусток затверджується тільки керівником підприємства.

Графік відпусток треба складати на початку календарного року, наприклад не пізніше 5 січня (п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомітету СРСР із праці та соцпитань від 20.07.84 р. № 213. Діють дотепер).

Із графіком відпусток слід ознайомити під підпис усіх працівників.

Чи треба додатково повідомити працівника про заплановану дату відпустки?

Треба. Причому не пізніше ніж за 2 тижні до початку строку, установленого графіком відпусток (ч. 5 ст. 79 КЗпП, ч. 11 ст. 10 Закону № 504). Наприклад, можна вручити працівникові письмове повідомлення (див. зразок 1).

Зразок 1

А якщо роботодавець за 2 тижні письмово не повідомив працівника про час надання йому відпустки? Тоді працівник має право вимагати перенесення запланованої у графіку відпустки на пізнішу дату (ч. 1 ст. 80 КЗпП, ч. 1 ст. 11 Закону № 504).

Здається, нічого страшного не станеться, якщо працівник відгуляє відпустку трохи пізніше. Але ж інші працівники, які бажають піти у відпустку за графіком, можуть не захотіти коригувати свої плани і переносити відпустки. Тоді роботодавець зіткнеться з проблемою нестачі кадрів у певний період.

Завважимо, що сповіщати працівника про заплановану дату відпустки вигідно роботодавцеві. У працівника можуть помінятися плани. Наприклад, він захоче узяти «позачергову» частину відпустки, що в цей момент може не відповідати інтересам роботодавця. Тоді роботодавець має право відмовити працівникові, пославшись на графік.

Чи може роботодавець за своєю ініціативою перенести відпустку працівника на інший час? І як це оформити?

Це можна зробити, якщо вихід працівника у відпустку за раніше складеним графіком відобразиться на нормальній роботі підприємства. Але тільки за виконання трьох умов (ч. 3 ст. 80 КЗпП, ч. 3 ст. 11 Закону № 504):

• якщо працівник дасть письмову згоду;
• якщо дасть добро профспілковий комітет або уповноважений представник трудового колективу (якщо такі є);
• якщо працівникові в поточному році нададуть відпустку тривалістю не менше 24 к. д.

Свою згоду на перенесення відпустки працівник може висловити в повідомленні про перенесення дати відпустки (див. зразок 2).

Зразок 2

Невикористана відпустка або частина відпустки повинні бути надані працівникові до кінця робочого року. Але не буде порушенням, якщо працівник використає частину щорічної відпустки протягом наступного робочого року (ч. 2 ст. 12 Закону № 504, Лист № 290).

Як документально оформити надання відпустки?

Процес оформлення відпустки складається із двох етапів:

1. Працівник подає письмову заяву роботодавцеві з проханням надати йому відпустку з такого числа такої тривалості (див. зразок 3). Оскільки період відпустки може бути змінений, у тому числі і за ініціативою роботодавця, то на заяві працівника повинна стояти віза його безпосереднього керівника.

Зразок 3

2. Роботодавець видає наказ про надання працівникові відпустки і знайомить працівника з таким наказом під підпис. Можна використовувати типову форму № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджену наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489, або запропонований нами варіант (див. зразок 4).

Зразок 4

Працівник захворів під час щорічної оплачуваної відпустки. Як правильно оформити продовження відпустки в цьому випадку?

Для того щоб відпустку можна було продовжити на дні хвороби, працівник повинен принести лікарняний листок або довідку з медустанови (ч. 2 ст. 80 КЗпП, ч. 2 ст. 11 Закону № 504, лист Мінсоцполітики від 20.08.10 р. № 233/18/99-10). Оформляють продовження відпустки наказом (див. зразок 5).

Зразок 5

У підприємства виникла небхідність відкликати працівника з відпустки. Але працівник не хоче переривати відпустку. Чи буде відмова вийти з відпустки раніше підставою для притягнення працівника до відповідальності?

Не буде. Відкликати працівника з відпустки можна для усунення наслідків або запобігання стихійному лиху, виробничій аварії, нещасному випадку, простою, загибелі або псування майна та за умови згоди працівника на відкликання з відпустки (ч. 8 ст. 79 КЗпП, ч. 3 ст. 12 Закону № 504). Законодавство не дає права роботодавцеві відкликати працівника з відпустки без його згоди (за винятком держслужбовців).

Небажання працівника бути відкликаним з відпустки і вийти раніше на роботу не є порушенням з його боку трудових обов'язків або трудової дисципліни. А отже, немає підстав для накладення будь-якого стягнення.

Яку відповідальність передбачено для роботодавця, який не надасть працівникові щорічну відпустку за своєю ініціативою?

Забороняється не надавати працівникам щорічні відпустки повної тривалості протягом двох років поспіль (ч. 5 ст. 11 Закону № 504).

За порушення права працівника на щорічну відпустку посадові особи підприємства або підприємець можуть притягатися до адміністративної відповідальності. Їм загрожує штраф у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Як можна компенсувати працівникові невикористану відпустку?

Повністю компенсувати всі невикористані відпустки можна тільки у разі звільнення працівника (ч. 1 ст. 24 Закону № 504).

За бажанням працівника частина щорічної відпустки може бути замінена грошовою компенсацією, якщо тривалість наданої працівникові щорічної та додаткової відпусток становить не менше 24 к. д. (ч. 4 ст. 24 Закону № 504).

Наприклад, щорічна тривалість відпустки працівника становить 24 к. д. Працівник також має право на додаткову щорічну відпустку за ненормований робочий день – 7 к. д. Працівник не бажає використовувати ці відпустки, замість цього він хоче отримати за них грошову компенсацію. Проте роботодавець має право компенсувати працівникові тільки 7 к. д. – за умови, що 24 к. д. відпустки працівник протягом року відгуляє.

Не можна компенсувати грошима період відпустки неповнолітнім працівникам: вони повинні відпочивати (ч. 5 ст. 24 Закону № 504).

Якщо працівник помер, то грошова компенсація невикористаних ним відпусток виплачується його спадкоємцям (ч. 6 ст. 24 Закону № 504).