Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Дублікат трудової книжки: повна відповідність оригіналу?

09.07.2019

У роботодавців рано чи пізно виникають ситуації, коли працівники просять надати їм дублікати трудових книжок. Отримавши таку заяву працівника, фахівець, який займається кадровим обліком, іноді не знає, що робити: чи можна відмовити у видачі дубліката, а якщо ні, то як його оформити? Адже трудова книжка є основним документом про трудову діяльність і виробничий стаж працівника, який оформляється за встановленим державою зразком. Тому ми й вирішили окремо розглянути тему її дубліката.

Трудова книжка в працівника повинна бути одна (ст. 48 КЗпП). Вона оформляється роботодавцем за першим основним місцем роботи працівника не пізніше п'яти днів після приймання на роботу та в подальшому видається при працевлаштуванні до інших роботодавців (за винятком випадків приймання на роботу за сумісництвом). Отже, якщо з оригіналом, який існує в єдиному примірнику, щось трапиться, потрібно відновити відомості, які містяться в ньому. Інакше підтвердити виробничий стаж працівника буде значно складніше. Саме для цих цілей і видаються дублікати трудових книжок.

Дублікат трудової книжки має однакову з оригіналом юридичну силу, відповідно, видається повторно, тобто у випадку, коли з якихось причин неможливо скористатися раніше оформленим оригіналом. У дублікаті трудової книжки відображаються всі ті відомості, які містяться в оригіналі документа: про працівника (указуються на титульному аркуші трудової книжки), роботу, винагороди та заохочення. Однак дублікат усе-таки не в усьому ідентичний оригіналу.

Також дублікат трудової книжки необхідно відрізняти від вкладиша. Хоча і дублікат трудової книжки, і вкладиш до неї заповнюються за загальними правилами, передбаченими для заповнення трудових книжок, вони оформляються при різних обставинах. Вкладиш видається в тому випадку, якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, він є її своєрідним «продовженням».

З'ясуємо, у яких ситуаціях необхідно видавати дублікат трудової книжки.

Аналіз норм Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58), дозволяє виділити такі випадки видачі дублікатів:

Повна версія доступна тільки передплатникам
Підпишіться на онлайн сервіси для бухгалтерів та кадровиків Uteka. Отримайте повний доступ бібліотеки безпечних рішень, які роблять вашу роботу ефективнішою.
Що входить в передплату?
Готові рішення
і приклади
Миттєва активація
доступу
Можливість задати
питання експерту
Щоденні
оновлення
Доступ до ексклюзивних
матеріалів
Відкритий архів
матеріалів c 2015 року
Статті за темою
10.10.2025
Середня зарплата для ліцензіатів – роздрібних торговців підакцизними товарами: (не)однозначні 16/12 тис. грн
У статті розглянемо, який розмір середньої зарплати має бути у суб’єктів господарювання, що мають ліцензію на роздрібну торгівлю алкогольними напоями, сидром або перрі, тютюновими виробами, рідинами для електронних сигарет та пальним, а також як її визначати та які нюанси враховувати. У світлі...
30.09.2025
Варіанти дій роботодавця в разі пошкодження підприємства
У статті розглянуто 7 можливих варіантів дій роботодавця в разі пошкодження чи знищення підприємства. Війна завжди призводить до руйнівних наслідків, зокрема й до пошкодження підприємств або їхніх виробничих приміщень. Через це працівники не можуть виконувати свої трудові обов’язки, а перед ро...
23.09.2025
Які дії роботодавця в разі неповернення заброньованого працівника з-за кордону?
У відповіді на запитання з’ясовуємо, як діяти роботодавцю, якщо заброньований працівник не повертається із закордонної відпустки. Практична ситуація Заброньований працівник не повернувся із закордонної відпустки, повідомивши через месенджер, що не планує повертатися в Україну найближчим часом...
Популярне
18.08.2025
Облік витрат на створення вебсайту
У статті розповімо, що таке вебсайт та як відображати в бухгалтерському та податковому обліку витрати на його створення. Сьогодні вебсайти використовуються з різними цілями. Деякі виконують тільки представницькі функції. Це може бути, наприклад, сайт-візитка – електронний аналог традиційної па...
28.07.2025
Як застосовувати міжнародні договори (конвенції) про уникнення подвійного оподаткування
У статті розглянуто, за яких умов у разі виплати доходів нерезидентам можна застосовувати міжнародні договори (конвенції) про уникнення подвійного оподаткування, а також у чому полягають особливості оподаткування окремих видів доходів за правилами конвенцій. Резиденти України (як юрособи, і фізособи...
18.07.2025
Які документи повинен мати водій для прийняття на роботу
У цій статті розглянуто, які документи слід вимагати від водія під час прийняття його на роботу. Під час виконання трудових обов’язків водій відповідає за транспортний засіб (далі – ТЗ), пасажирів, вантаж. Тому роботодавець, приймаючи особу на таку посаду, повинен перевірити, чи є в неї ...
Нове
10.10.2025
Середня зарплата для ліцензіатів – роздрібних торговців підакцизними товарами: (не)однозначні 16/12 тис. грн
У статті розглянемо, який розмір середньої зарплати має бути у суб’єктів господарювання, що мають ліцензію на роздрібну торгівлю алкогольними напоями, сидром або перрі, тютюновими виробами, рідинами для електронних сигарет та пальним, а також як її визначати та які нюанси враховувати. У світлі...
09.10.2025
Індексація зарплати в жовтні 2025 року
У статті розглянуто особливості проведення індексації зарплати в жовтні 2025 року та наведено кілька практичних прикладів. Уже чотири місяці поспіль коефіцієнти індексації не змінюються. 2025 року право на індексацію виникло лише в липні для тих працівників, яким не підвищували оклади (ставки) з бер...
07.10.2025
Протягом якого часу слід зберігати копії військово-облікових документів працівників, з якими припинено трудові відносини?
Відповідаємо на запитання щодо строку зберігання копій військово-облікових документів звільнених працівників. Ситуація із практики Скільки часу має зберігати роботодавець копії військово-облікових документів звільнених військовозобов’язаних працівників? Терміни зберігання документів, що форм...
Кращі матеріали