Дублікат трудової книжки: повна відповідність оригіналу?

У роботодавців рано чи пізно виникають ситуації, коли працівники просять надати їм дублікати трудових книжок. Отримавши таку заяву працівника, фахівець, який займається кадровим обліком, іноді не знає, що робити: чи можна відмовити у видачі дубліката, а якщо ні, то як його оформити? Адже трудова книжка є основним документом про трудову діяльність і виробничий стаж працівника, який оформляється за встановленим державою зразком. Тому ми й вирішили окремо розглянути тему її дубліката.

Трудова книжка в працівника повинна бути одна (ст. 48 КЗпП). Вона оформляється роботодавцем за першим основним місцем роботи працівника не пізніше п'яти днів після приймання на роботу та в подальшому видається при працевлаштуванні до інших роботодавців (за винятком випадків приймання на роботу за сумісництвом). Отже, якщо з оригіналом, який існує в єдиному примірнику, щось трапиться, потрібно відновити відомості, які містяться в ньому. Інакше підтвердити виробничий стаж працівника буде значно складніше. Саме для цих цілей і видаються дублікати трудових книжок.

Дублікат трудової книжки має однакову з оригіналом юридичну силу, відповідно, видається повторно, тобто у випадку, коли з якихось причин неможливо скористатися раніше оформленим оригіналом. У дублікаті трудової книжки відображаються всі ті відомості, які містяться в оригіналі документа: про працівника (указуються на титульному аркуші трудової книжки), роботу, винагороди та заохочення. Однак дублікат усе-таки не в усьому ідентичний оригіналу.

Також дублікат трудової книжки необхідно відрізняти від вкладиша. Хоча і дублікат трудової книжки, і вкладиш до неї заповнюються за загальними правилами, передбаченими для заповнення трудових книжок, вони оформляються при різних обставинах. Вкладиш видається в тому випадку, якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, він є її своєрідним «продовженням».

З'ясуємо, у яких ситуаціях необхідно видавати дублікат трудової книжки.

Аналіз норм Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58), дозволяє виділити такі випадки видачі дублікатів: