Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Дублікат трудової книжки: повна відповідність оригіналу?

09.07.2019

У роботодавців рано чи пізно виникають ситуації, коли працівники просять надати їм дублікати трудових книжок. Отримавши таку заяву працівника, фахівець, який займається кадровим обліком, іноді не знає, що робити: чи можна відмовити у видачі дубліката, а якщо ні, то як його оформити? Адже трудова книжка є основним документом про трудову діяльність і виробничий стаж працівника, який оформляється за встановленим державою зразком. Тому ми й вирішили окремо розглянути тему її дубліката.

Трудова книжка в працівника повинна бути одна (ст. 48 КЗпП). Вона оформляється роботодавцем за першим основним місцем роботи працівника не пізніше п'яти днів після приймання на роботу та в подальшому видається при працевлаштуванні до інших роботодавців (за винятком випадків приймання на роботу за сумісництвом). Отже, якщо з оригіналом, який існує в єдиному примірнику, щось трапиться, потрібно відновити відомості, які містяться в ньому. Інакше підтвердити виробничий стаж працівника буде значно складніше. Саме для цих цілей і видаються дублікати трудових книжок.

Дублікат трудової книжки має однакову з оригіналом юридичну силу, відповідно, видається повторно, тобто у випадку, коли з якихось причин неможливо скористатися раніше оформленим оригіналом. У дублікаті трудової книжки відображаються всі ті відомості, які містяться в оригіналі документа: про працівника (указуються на титульному аркуші трудової книжки), роботу, винагороди та заохочення. Однак дублікат усе-таки не в усьому ідентичний оригіналу.

Також дублікат трудової книжки необхідно відрізняти від вкладиша. Хоча і дублікат трудової книжки, і вкладиш до неї заповнюються за загальними правилами, передбаченими для заповнення трудових книжок, вони оформляються при різних обставинах. Вкладиш видається в тому випадку, якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, він є її своєрідним «продовженням».

З'ясуємо, у яких ситуаціях необхідно видавати дублікат трудової книжки.

Аналіз норм Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58), дозволяє виділити такі випадки видачі дублікатів:

Повна версія доступна тільки передплатникам
Підпишіться на онлайн сервіси для бухгалтерів та кадровиків Uteka. Отримайте повний доступ бібліотеки безпечних рішень, які роблять вашу роботу ефективнішою.
Що входить в передплату?
Готові рішення
і приклади
Миттєва активація
доступу
Можливість задати
питання експерту
Щоденні
оновлення
Доступ до ексклюзивних
матеріалів
Відкритий архів
матеріалів c 2015 року
Статті за темою
04.07.2025
Чи можна виправити помилку в Повідомленні про прийняття на роботу через тривалий час?
Прийняли на роботу працівника за основним місцем роботи, проте в Повідомленні про прийняття на роботу помилково зазначили, що за сумісництвом. Помилку виявили через два місяці. Як бути? Практична ситуація Прийняли на роботу працівника за основним місцем роботи, проте в Повідомленні про прийняття на...
02.07.2025
Практика учнів закладів професійної освіти на підприємстві та її оформлення
Виробничу практику учні закладів професійної освіти, як правило, проходять на підприємствах. Порядок оформлення та умови проходження такої практики мають свої особливості, про які ми розповідаємо у статті  Виробнича практика учнів закладів професійної освіти є невід’ємною частиною навчаль...
27.06.2025
Виробнича практика студентів закладів вищої освіти та її оформлення
Із статті ви дізнаєтесь, як має проходити виробнича практика студентів закладів вищої освіти та чи можна оформити трудові відносини зі студентом-практикантом. Проходження практики студентами закладів вищої освіти дещо відрізняється від проходження практики учнями закладів професійної освіти. У статт...
Популярне
20.06.2025
Резерв сумнівних боргів: у яких випадках підприємству вигідно його створювати
Розповімо, які підприємства можуть оптимізувати податок на прибуток шляхом створення резерву сумнівних боргів та як правильно сформувати цей резерв, щоб не було претензій з боку контролюючих органів. У чому полягає проблема: оптимізація об’єкта обкладення податком на прибуток для деяких підпри...
20.06.2025
Як розрахувати резерв відпусток на дату балансу
У статті розповімо про порядок формування резерву відпусток і регулярність його перегляду. Чи треба щомісячно інвентаризувати резерв? Забезпечення на оплату відпусток формується для рівномірного розподілу витрат на відпустки між звітними періодами. Його створення – обов’язок підприємства...
20.06.2025
Резерв на виконання гарантійних забов'язань: хто повинен створювати та в чому вигода
У статті розповімо, як знання стандартів бухобліку допомагають оптимізувати базу обкладення податком на прибуток. Також поговоримо про формування резерву на виконання гарантійних зобов’язань. Корисна норма бухобліку: згідно з п. 13–18 НП(С)БО 11 «Зобов'язання» підприємствам д...
Нове
07.07.2025
Оплата лікарняного в разі звільнення працівника
У консультації відповідаємо на запитання, чи оплачується листок непрацездатності, якщо працівник звільняється. Практична ситуація Чи оплачувати працівнику листок непрацездатності, якщо він звільняється з підприємства? Чи компенсує відповідні страхові виплати ПФУ та з якого дня? Право на страхові в...
07.07.2025
У липні 2025 року відновлюється індексація зарплати
У статті викладено загальні правила індексації зарплати та особливості її проведення в липні 2025 року. Як відомо, з січня 2025 року індексацію «обнулили», і для всіх цей місяць став «базовим» для проведення індексації (див. лист Мінсоцполітики від 10.12.2024 № 105/0/214-24)....
07.07.2025
Виїзд заброньованих працівників за кордон у відпустку: чи можливо?
У консультації з’ясовуємо, чи можуть заброньовані працівники виїжджати за кордон у відпустку, та аналізуємо роз'яснення держорганів із цього питання. Як відомо, під час воєнного стану виїзд за кордон чоловіків віком від 18 до 60 років обмежений. Водночас прямої норми, яка чітко забороняє виїзд...
Кращі матеріали