Дубликат трудовой книжки: полное соответствие оригиналу?

У работодателей рано или поздно возникают ситуации, когда работники просят предоставить им дубликаты трудовых книжек. Получив такое заявление работника, специалист, занимающийся кадровым учетом, иногда не знает, что делать: можно ли отказать в выдаче дубликата, а если нет, то как его оформить? Ведь трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, который оформляется по установленному государством образцу. Поэтому мы и решили отдельно рассмотреть тему ее дубликата.

Трудовая книжка у работника должна быть одна (ст. 48 КЗоТ). Она оформляется работодателем по первому основному месту работы работника не позднее пяти дней после приема на работу и в дальнейшем выдается при трудоустройстве к другим работодателям (за исключением случаев приема на работу по совместительству). Следовательно, если с оригиналом, существующим в единственном экземпляре, что-либо случится, нужно восстановить содержащиеся в нем сведения. Иначе подтвердить трудовой стаж работника будет значительно сложнее. Именно для этих целей и выдаются дубликаты трудовых книжек.

Дубликат трудовой книжки имеет одинаковую с оригиналом юридическую силу, соответственно, выдается повторно, то есть в случае, когда по каким-то причинам невозможно воспользоваться ранее оформленным оригиналом. В дубликате трудовой книжки отражаются все те сведения, которые содержатся в оригинале документа: о работнике (указываются на титульном листе трудовой книжки), работе, награждениях и поощрениях. Однако дубликат все-таки не во всем идентичен оригиналу.

Также дубликат трудовой книжки необходимо отличать от вкладыша. Хотя и дубликат трудовой книжки, и вкладыш в нее заполняются по общим правилам, предусмотренным для заполнения трудовых книжек, они оформляются при различных обстоятельствах. Вкладыш выдается в том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, он является ее своеобразным «продолжением».

Выясним, в каких ситуациях необходимо выдавать дубликат трудовой книжки.

Анализ норм Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58 (далее – Инструкция № 58), позволяет выделить следующие случаи выдачи дубликатов: