Посадова інструкція робітника - це вигідно для роботодавця

Часто роботодавці цікавляться, чи потрібна посадова інструкція або без неї можна обійтися. Адже набагато простіше і швидше усно пояснити працівникові його обов’язки. З якою метою складається посадова інструкція і як це правильно зробити, читайте в цій консультації.

Для чого потрібна посадова інструкція

Нерідко роботодавці або зовсім не складають посадові інструкції для працівників, або підходять до цього питання формально і складають інструкції, які не мають нічого спільного з реально покладеними на працівників обов’язками і виконуваною ними роботою. Такий підхід є помилковим і, більше того, може нашкодити роботодавцеві.

Посадова інструкція – це внутрішній нормативний документ підприємства, що регламентує діяльність кожного співробітника. Посадова інструкція розробляється для кожної посади, передбаченої штатним розписом. Щоб не допускати дублювання двома й більше працівниками однакових функцій, посадові інструкції повинні бути взаємопов’язаними і конкретними. Без посадових інструкцій можуть обійтися керівники, правове положення яких визначене статутом підприємства або положенням про окремий підрозділ, де зазначаються основні завдання, обов’язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій (п. 6 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці та соцполітики України від 29.12.04 р № 336 (далі - Довідник № 336), Лист Мінпраці і соцполітики України від 03.10.05 р. № 36-508).

У посадовій інструкції необхідно чітко зазначити обов’язки, права, компетенцію, відповідальність і роль у виробничому процесі працівника, що обіймає цю посаду. Наявність такої інструкції вигідніше роботодавцеві, ніж працівникові, з таких причин:

• підбір кандидатів на вакантні посади здійснюється виходячи з вимог, що пред’являються до тієї чи іншої посади, а такі вимоги встановлюються саме посадовою інструкцією;
• до початку роботи роботодавець зобов’язаний роз’яснити працівникові його права та обов’язки (п. 1 ст. 29 КЗпП), і зробити це найпростіше, ознайомивши працівника під підпис з посадовою інструкцією;
• за наявності посадової інструкції роботодавець має можливість визначити, як працівник виконує доручену роботу. Відсутність у працівника посадової інструкції може призвести до того, що він працюватиме за принципом «як зрозумів, так і зробив», що, у свою чергу, не влаштує роботодавця, який інакше розуміє, як повинна бути виконана робота.

Чинним законодавством передбачено право роботодавця застосувати до недбайливого працівника (наприклад, за невиконання посадових обов’язків або порушення трудової дисципліни) різні стягнення, як ось: догана, звільнення, інші заходи, передбачені колективним або трудовим договором (ст. 147 КЗпП). А перелік обов’язків, які повинен виконувати працівник, міститься в посадовій інструкції. Наприклад, дії роботодавця, що звільняє працівника на підставі п. 3 ст. 40 КЗпП за систематичне невиконання обов’язків, передбачених посадовою інструкцією, будуть підтримані судом. І навпаки, у разі покарання працівника за невиконання обов’язків, які не покладалися на працівника, суд визнає дії роботодавця неправомірними (див. ухвалу Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ від 12.03.14 р., ЄДРСР, реєстр. № 37687102).

Як скласти посадову інструкцію

Процедура розробки та затвердження посадової інструкції

Рішення про розробку посадових інструкцій приймається керівником підприємства й оформляється наказом, у якому зазначаються строки такої розробки і відповідальні за це особи (див. зразок 1 у кінці консультації). Для розробки посадових інструкцій доцільно залучати:

• працівників відділів кадрів (відділів персоналу) – як фахівців в області трудового законодавства та кадрового діловодства;
• керівників підрозділів, для працівників яких складаються посадові інструкції, – як профільних фахівців у конкретній галузі.

Посадову інструкцію необхідно узгоджувати з юрисконсультом (якщо у штаті підприємства передбачено такий фахівець) на предмет її відповідності вимогам законодавства. Готова інструкція повинна бути підписана особами, що розробили та узгодили її, і затверджена наказом або розпорядженням керівника підприємства (див. зразок 2 у кінці консультації).

Посадова інструкція складається в потрібній для роботи кількості екземплярів. Один її екземпляр зберігається у відділі кадрів. Оригінали інструкції або її копії, завірені начальником (уповноваженим співробітником) відділу кадрів, вручаються керівникові підрозділу, у якому трудиться працівник, і самому працівникові.

Працівник повинен бути ознайомлений з посадовою інструкцією під підпис. Якщо він відмовляється ознайомитися з посадовою інструкцією або, ознайомившись, відмовляється в цьому розписатися, то роботодавцеві не варто допускати такого працівника до роботи – він не знає своїх обов’язків та обсягів дорученої роботи, і, отже, розраховувати на його результативну роботу не можна. Більше того, роботодавець, який допустив такого працівника до роботи, ризикує бути звинуваченим у порушенні трудових прав працівника та законодавства про охорону праці.

Ситуація

У зв’язку з виробничою необхідністю було перерозподілено обов’язки між працівниками й розроблено нові посадові інструкції. Працівник ознайомився з новою інструкцією, але розписатися в ознайомленні відмовився, щоб не виконувати додатково покладених на нього обов’язків. Швидко замінити його немає ким, але працівник згоден виконувати свої колишні обов’язки. Як чинити в такій ситуації роботодавцеві?

У присутності інших працівників і бажано представника профкому можна скласти акти про ознайомлення такого працівника з посадовою інструкцією і відмову в цьому розписатися. Надалі потрібно або роз’яснити працівникові необхідність виконання додаткових обов’язків, або знайти іншого працівника.

Зверніть увагу: у разі судового спору такий акт не стане однозначним доказом ознайомлення працівника з посадовою інструкцією, якщо співробітники, що підписали його, не підтвердять у судовому засіданні обставини його складання. Питання про ознайомлення працівника з посадовою інструкцією може виникнути значно пізніше. На той час працівники, що підписали акт, можуть змінити не тільки місце роботи, але й місце проживання. У результаті роботодавець просто не зможе викликати їх до суду, оскільки не знатиме їх сьогоднішнє місцезнаходження.

Зміст посадової інструкції

При складанні посадової інструкції за основу потрібно взяти Класифікатор професій ДК 003:2010 (для визначення назви посади) і Довідник № 336 (для визначення завдань та обов’язків, покладених на працівника згідно з посадою). Посадова інструкція може містити завдання та обов’язки, які Довідником № 336 віднесені до різних професій, але виконання яких не вимагає від працівника іншої спеціальності або кваліфікації (Лист Мінсоцполітики України від 28.08.13 р. № 168/06/186-13).

Зверніть увагу: у посадовій інструкції не повинно бути умов, які обмежують права та соціальні гарантії працівника, установлені законодавством. Якщо ж такі умови будуть включені до цього документа, то в разі судового спору з працівником суд визнає їх незаконними і не візьме до уваги.

Згідно з п. 6, 7 Довідника № 336 посадова інструкція повинна містити такі розділи:

1. Загальні положення. Тут зазначаються:

• назва посади згідно з Класифікатором професій ДК 003:2010 і підрозділ, у якому передбачено посаду за штатним розписом;
• порядок призначення і звільнення з посади;
• кваліфікаційні вимоги до працівника, що посідає посаду (освіта, рівень кваліфікації, стаж роботи за фахом тощо);
• перелік законодавчих актів та інших матеріалів, якими працівник повинен керуватися в роботі;
• підлеглість, порядок заміщення інших працівників у період їх тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), порядок заміщення працівника, що обіймає цю посаду, у період його відсутності з тих самих причин.

2. Завдання та обов’язки. Цей розділ відображає обов’язки працівника і види виконуваних ним робіт на посаді. Проте не варто переписувати з Довідника № 336 усі обов’язки та роботи, передбачені кваліфікаційними характеристиками посади. Оберіть тільки ті, які дійсно треба виконувати. Адже чим конкретнішою є посадова інструкція, тим простіше її виконувати і тим менше надалі буде непорозумінь і спорів між працівником і роботодавцем.

3. Права працівника. У цьому розділі наводяться повноваження працівника, у рамках яких він повинен виконувати покладені на нього обов’язки. Зокрема, йдеться про права, надані працівникові чинним законодавством і встановлені внутрішніми документами підприємства. Знання працівником обсягу своїх повноважень спростить виконання ним своїх посадових обов’язків.

4. Відповідальність. Тут відображаються показники оцінки роботи працівника (якість і своєчасність виконання посадових обов’язків), а також види, підстави і порядок застосування до працівника відповідальності за невиконання або неналежне виконання своїх посадових обов’язків, норми КЗпП, що передбачають притягання працівника до відповідальності.

5. Повинен знати. У цьому розділі зазначається, які спеціальні знання повинен мати працівник, а також які законодавчі та нормативно-правові акти він зобов’язаний знати для повноцінного виконання посадових обов’язків.

6. Кваліфікаційні вимоги. Тут наводиться рівень освіти та кваліфікації працівника, стаж роботи за фахом, необхідний для повноцінного виконання посадових обов’язків. Аналогічні відомості передбачені розд. 1 «Загальні положення», тому виносити кваліфікаційні вимоги працівникові в окремий розділ доцільно, якщо, наприклад, у рамках однієї посади існує ділення за розрядами і залежно від розряду до працівника пред’являються різні кваліфікаційні вимоги або вимоги за розсудом роботодавця.

7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою. У цьому розділі визначається коло основних зв’язків і порядок взаємодії працівника з іншими співробітниками свого та інших підрозділів підприємства, сторонніми підприємствами, установами, організаціями, з якими працівник має службові взаємовідносини.

Для наочності наведемо зразок посадової інструкції (див. зразок 3 у кінці консультації).

ВИСНОВКИ

Складати посадові інструкції та ознайомлювати з ними працівників необхідно перш за все на користь роботодавця. Адже таким чином роботодавець чітко визначає коло обов’язків працівника і може контролювати їх виконання. Наявність правильно розробленої посадової інструкції дозволить також роботодавцеві відстояти свою правоту в суді, якщо працівник оскаржить накладене на нього дисциплінарне стягнення, у тому числі і звільнення за п. 2 і 3 ст. 40 КЗпП.