Документальне оформлення відрядження по Україні: схема дій

Відрядження: оформлення та облік витрат

Крок 1

Керівник підприємства

Видає наказ про відрядження

Крок 2

Бухгалтерія

На підставі наказу про відрядження:

1. Видає працівникові добові через касу або перераховує їх на картку (корпоративну або особисту працівника).
2. Суму на проживання і проїзд до місця відрядження:

• або видає працівникові через касу чи перераховує їх на картку (корпоративну або особисту);
• або перераховує з розрахункового рахунка безпосередньо контрагентам (наприклад, транспортній компанії, готелю)

Крок 3

Відряджуваний працівник

1. Отримує гроші на витрати на відрядження в касі, на картку і за необхідності купує проїзні квитки.
2. Під час відрядження зберігає документи, зазначені в пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу (далі – ПК), які підтверджують витрати на відрядження

Крок 4

Відряджуваний працівник

При поверненні з відрядження здає до бухгалтерії авансовий звіт разом з підтвердними документами. Надмірно витрачені кошти підлягають поверненню у строк, установлений у пп. 170.9.2 та 170.9.3 ПК, або у строк, установлений п. 4 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 (далі – Порядок № 841)

Крок 5

Бухгалтерія

Перевіряє авансовий звіт (див. схему нижче) і направляє його на затвердження керівникові підприємства

Крок 6

Керівник підприємства

Затверджує/не затверджує суми витрат на відрядження, зазначені в авансовому звіті

Крок 7

Бухгалтерія

Після затвердження керівником сум витрат на відрядження, зазначених в авансовому звіті:

• компенсує працівникові суму, витрачену ним у відрядженні, яка перевищує суму, раніше видану йому під звіт;
• відображає суму витрат на відрядження на рахунках бухобліку;
• утримує ПДФО і військовий збір (далі – ВЗ) з доходу працівника у вигляді суми надмірно витрачених коштів, не повернених у строк, який встановлено в п. 4 Порядку № 841