Документальное оформление командировки по Украине: схема действий

Командировки: оформление и учет расходов

Шаг 1

Руководитель предприятия

Издает приказ о командировке

Шаг 2

Бухгалтерия

На основании приказа о командировке:

1. Выдает работнику суточные через кассу или перечисляет их на карточку (корпоративную или личную работника).
2. Сумму на проживание и проезд к месту командировки:

• либо выдает работнику через кассу или перечисляет их на карточку (корпоративную или личную);
• либо перечисляет с расчетного счета непосредственно контрагентам (например, транспортной компании, гостинице)

Шаг 3

Командированный работник

1. Получает деньги на командировочные расходы в кассе, на карточку и при необходимости покупает проездные билеты.
2. Во время командировки сохраняет документы, указанные в пп. «а» пп. 170.9.1 Налогового кодекса (далее – НК), которые подтверждают командировочные расходы

Шаг 4

Командированный работник

По возвращении из командировки сдает в бухгалтерию авансовый отчет вместе с подтверждающими документами. Излишне израсходованные средства подлежат возврату в срок, установленный в пп. 170.9.2 и 170.9.3 НК, либо в срок, установленный п. 4 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (далее – Порядок № 841)

Шаг 5

Бухгалтерия

Проверяет авансовый отчет (см. схему ниже) и направляет его на утверждение руководителю предприятия

Шаг 6

Руководитель предприятия

Утверждает/не утверждает суммы командировочных расходов, указанные в авансовом отчете

Шаг 7

Бухгалтерия

После утверждения руководителем сумм командировочных расходов, указанных в авансовом отчете:

• компенсирует работнику сумму, израсходованную им в командировке, которая превышает сумму, ранее выданную ему под отчет;
• отражает сумму командировочных расходов на счетах бухучета;
• удерживает НДФЛ и военный сбор (далее – ВС) из дохода работника в виде суммы излишне израсходованных средств, не возвращенных в срок, который установлен в п. 4 Порядка № 841