ТОВ відкриває філію: що, коли та як потрібно зробити

Суть проблеми. Багато підприємств продовжують успішно працювати, незважаючи на воєнні труднощі, у тому числі освоюють нові горизонти, відкриваючи відокремлені підрозділи в інших регіонах України. Щоправда, найчастіше відкриття філії – захід вимушений, мета якого – перемістити більшу частину бізнесу у безпечніше місце. Але в будь-якому випадку – незалежно від мети відкриття філії – у підприємства практично неминуче виникає низка організаційних питань (про це свідчать ваші дзвінки на нашу консультаційну лінію).

Про що стаття? Ми розповімо, які документи потрібно оформити ТОВ, що вирішило відкрити філію, а також коли та яку інформацію необхідно подати до державних органів.

Загальні поняття та вимоги

Юридичні особи мають право відкривати філії, представництва та інші відокремлені підрозділи (ч. 6 ст. 55 Господарського кодексу).

Визначення поняття «філія» знаходимо у ч. 1 ст. 95 Цивільного кодексу (далі – ЦК).

Філія – це відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза його місцезнаходженням та здійснює всі або частину його функцій.

Також у ст. 95 ЦК наведено основні вимоги та правила, що стосуються філій, а саме:

• філія не є юридичною особою (фактично це відокремлений підрозділ юрособи, її складова частина);
• філія наділяється майном юрособи;
• філія діє на підставі положення, затвердженого юрособою;
• керівник філії призначається юрособою та діє на підставі довіреності, виданої цією юрособою;
• відомості про філію юрособи включаються до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР).

Крім того, важливі моменти щодо філій ми знаходимо в п. 20 ч. 1 ст. 9 Закону від 15.05.2003 № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» (далі – Закон № 755). Там зазначено, які саме відомості про відокремлений підрозділ юрособи містяться в ЄДР.

Ми назвемо тільки ті, які стосуються нашого випадку (відкриття філії ТОВ). Це відомості, які ТОВ буде зобов’язане повідомити про свій відокремлений підрозділ (філію) для включення до ЄДР:

• ідентифікаційний код;
• найменування;
• місцезнаходження;
• види діяльності;
• відомості про керівника: прізвище, ім’я, по батькові, посада, дата народження, дата призначення та реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізосіб, які мають позначку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта), контактна інформація для зв’язку (номер телефону та/або адреса електронної пошти), наявність обмежень щодо представництва від імені юридичної особи;
• інформація для зв’язку з відокремленим підрозділом (номер телефону та адреса електронної пошти).

Послідовність дій

На шляху до відкриття філії юрособі доведеться пройти 7 основних етапів. Розглянемо докладно, як треба діяти ТОВ на кожному із цих етапів.

Етап 1. Підготовчий

На цьому етапі вам потрібно втрясти всі основні моменти, пов’язані з роботою майбутньої філії, а саме:

• придумати назву філії;
• визначити, яке майно буде передано філії;
• скласти перелік повноважень, якими буде наділено філію та безпосередньо її керівника (тобто потрібно скласти два переліки);
• розробити проєкт положення про філію;
• вирішити, хто буде керівником філії, та підготувати проєкт довіреності на ім’я цього керівника.

Етап 2. Оформлення документів

На цьому етапі ТОВ потрібно прийняти рішення про відкриття філії.

До речі, прийняття рішення про відкриття філії не належить до виняткової компетенції загальних зборів учасників ТОВ (такий висновок випливає зі змісту ст. 30 Закону від 06.02.2018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю», далі – Закон № 2275). Тому «підказку», який саме орган ТОВ уповноважений виносити такі рішення, зазвичай закріплено у статуті.

А якщо у статуті нічого не сказано із цього приводу?

Тоді потрібно затвердити таке рішення на загальних зборах учасників ТОВ (адже відповідно до ч. 1 ст. 30 Закону № 2275 загальні збори учасників ТОВ можуть вирішувати будь-які питання діяльності товариства, крім питань, які віднесені до виняткової компетенції інших органів товариства законом чи статутом). І в цьому випадку рішення загальних зборів ТОВ про відкриття філії слід оформити протоколом.

Також на загальних зборах необхідно затвердити внутрішній документ – положення про філію. Цей момент слід відобразити у протоколі загальних зборів учасників товариства.

Чи є затверджена форма положення про філію? Чи доведеться цей документ розробляти самостійно?

Затвердженої форми такого положення для ТОВ немає, як немає у законодавстві і переліку інформації, що має міститися у цьому положенні. Тому потрібно складати положення про філію ТОВ у довільній формі та включити до нього всі моменти, що є важливими саме для вашої ситуації.

Зазначимо також, що для деяких сфер діяльності розроблено типові положення про філії, наприклад:

• Типове положення про філію навчального закладу, затверджене наказом Міносвіти від 06.12.2017 № 1568;
• Зразок положення про відокремлений підрозділ кредитної спілки, затверджене розпорядженням Держфінпослуг від 18.03.2008 № 338 (додаток 9 до цього розпорядження).

Такі типові форми або зразки ви можете взяти за основу розроблення свого положення про філію.

Етап 3. Держреєстрація відомостей про філію в ЄДР

Для того, щоб відомості про відкриття філії були внесені до ЄДР, юрособі потрібно подати суб’єкту держреєстрації (ч. 17 ст. 17 Закону № 755):

• заяву про державну реєстрацію створення відокремленого підрозділу юрособи (форма 5, затверджена наказом Мін’юсту від 18.11.2016 № 3268/5).
• оригінал чи нотаріально посвідчену копію рішення уповноваженого органу юрособи про створення відокремленого підрозділу.

Як швидко інформація про філію з’явиться в ЄДР?

Якщо всі документи оформлено правильно, то держреєстратор протягом 24 годин внесе відомості про вашу філію до ЄДР. А вам повинні надати виписку з ЄДР на підтвердження вчиненої реєстраційної дії (її нададуть способом, який ви зазначили у поданій заяві).

Крім того, ви можете самостійно переконатися в наявності інформації про філію в ЄДР, скориставшись безплатним пошуком на сайті Мін’юсту.

Етап 4. Подання відомостей до податкового органу

Про те, що ви відкрили філію, ваш податковий орган дізнається, отримавши цю інформацію з ЄДР (ч. 3 ст. 13 Закону № 755). На підставі отриманої з ЄДР інформації орган ДПС візьме вашу філію на облік.

Водночас у певних випадках вам доведеться самостійно подати деякі документи до податкового органу (зазвичай це можна зробити онлайн). Назвемо ці випадки та підкажемо, які саме документи і коли треба подати.

1. Взяття на податковий облік за неосновним місцем обліку

Юрособі доведеться стати на облік у податковому органі за місцезнаходженням філії (неосновне місце обліку), якщо виконуються дві умови одночасно:

• філія розташована на території іншої адміністративно-територіальної одиниці;
• відповідно до затвердженого про неї положення до обов’язків філії входить подання податкових декларацій (розрахунків, звітів) та/або нарахування, утримання або сплата (перерахування) податків, зборів на території цієї адміністративно-територіальної одиниці.

Цю вимогу встановлено п. 7.1 Порядку обліку платників податків та зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588 (далі – Наказ № 1588, Порядок № 1588).

Як юрособі стати на податковий облік за місцезнаходженням своєї філії (за неосновним місцем обліку)?

Для цього потрібно подати до податкового органу форму № 17-ОПП (додаток 9 до Порядку № 1588). Причому цю форму юрособа може подати як за своїм основним місцем обліку, так і за місцезнаходженням філії (п. 7.2 Порядку № 1588).

У який строк слід подати до органу ДПС форму № 17-ОПП?

Форму № 17-ОПП необхідно подати протягом 10 робочих днів (далі – р. д.) з моменту відкриття філії. Це можна зробити онлайн.

2. Подання форми № 20-ОПП

Форма № 20-ОПП подається з метою повідомити податковий орган про наявність у платника податків об’єктів оподаткування та об’єктів, пов’язаних з оподаткуванням (п. 63.3 Податкового кодексу, далі – ПК). Правила подання форми № 20-ОПП установлені в розд. VIII (п. 8.1-8.8) Порядку № 1588.

Ми вважаємо, що філія цілком вписується в поняття «об’єкт оподаткування», тому проінформувати про неї податковий орган слід. Особливо якщо філія здійснюватиме розрахункові операції і для цього потрібно буде зареєструвати РРО.

Форма № 20-ОПП має бути подана протягом 10 р. д. після реєстрації, створення або відкриття об’єкта оподаткування (п. 8.4 Порядку № 1588). У нашому випадку цей строк слід відлічувати з дати відкриття філії. Форму можна подати онлайн.

Як у разі відкриття філії заповнити графу 3 форми № 20-ОПП?

При заповненні графи 3 «Тип об’єкта оподаткування» форми № 20-ОПП слід користуватися рекомендованим довідником типів об’єктів оподаткування, оприлюдненим на офіційному сайті ДПС у розділі «Довідники».

Щоправда, для такого об’єкта, як філія, у цьому довіднику немає коду. Але можна вибрати найбільш підходящий код, виходячи із суті операцій, які здійснюватиме ваша філія. Наприклад, у довіднику є такі об’єкти, як:

• «Відділ» - код «155»;
• «Відділення» - код «158».

3. Реєстрація РРО

Якщо філія здійснюватиме операції, які є розрахунковими у розумінні Закону від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон № 265), то доведеться зареєструвати РРО.

Реєстрацію РРО проводять у податковому органі за основним місцем обліку суб’єкта господарювання (далі – СГ) як платника податків (п. 3 гл. 2 розд. II Порядку № 547). А СГ, який є платником податку на прибуток, може зареєструвати РРО за місцезнаходженням своїх відокремлених підрозділів, які розташовані на території іншої територіальної громади.

Для реєстрації РРО потрібно подати до ДПС заяву за формою № 1-РРО (додаток 1 до Порядку № 547), електронний ідентифікатор цієї форми – J/F1311405. Заяву підписує керівник (представник) підприємства.

4. Делегування філії повноважень що стосуються ПДВ (складання ПН та РК)

Підприємство може делегувати філії право складати ПН та РК за операціями, які здійснює ця філія. У такому разі потрібно подати до податкового органу повідомлення за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку заповнення та подання податкової звітності з податку на додану вартість, затвердженого наказом Мінфіну від 28.01.2016 № 21 (далі – Порядок № 21).

Повідомлення потрібно подати разом із податковою декларацією з ПДВ за перший звітний (податковий) період року, а надалі – подавати разом із декларацією за той звітний (податковий) період, у якому відбулися зміни у переліку філій юрособи (п. 9 розд. III Порядку № 21). Наприклад, якщо філія була зареєстрована в ЄДР у червні, то повідомлення про делегування філії права складати ПН та РК підприємство має подати разом із декларацією з ПДВ за червень.

5. Делегування повноважень зі сплати ЄСВ

Філія може бути самостійним платником ЄСВ, якщо має окремий баланс та самостійно здійснює розрахунки із застрахованими особами (працівниками цієї філії та іншими фізособами) (абзац п’ятий п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).

Якщо юрособа вирішить, що філія буде платником ЄСВ, то потрібно повідомити про це податковий орган за місцезнаходженням філії – у 10-денний строк з дня прийняття такого рішення (п. 8 розд. II Порядку обліку платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 24.11.2014 № 1162, далі – Порядок № 1162). А до отримання такого повідомлення від юрособи податковий орган обліковуватиме філію як неплатника ЄСВ (див. також роз’яснення ДПС у ЗІР, категорія 201.04.01).

За якою формою подається таке повідомлення?

У Порядку № 1162 нічого про це не сказано, але ми вважаємо, що із цією метою можна скористатися формою № 1-ЄСВ (додаток 1 до Порядку № 1162).

Етап 5. Призначення керівника філії та видача йому довіреності

Після реєстрації філії в ЄДР юрособа має всі підстави для оформлення трудових відносин з керівником цієї філії.

Процедура оформлення на роботу керівника філії – стандартна, без будь-яких особливостей. Але, як ми вже зазначали вище, керівник філії здійснює свої повноваження на підставі довіреності (ст. 95 ЦК). Тому, призначаючи керівника філії, потрібно одразу подбати про оформлення такої довіреності.

Довіреність оформляється відповідно до вимог гл. 17 ЦК. Нотаріального посвідчення ця довіреність не потребує, достатньо засвідчити її підписом керівника підприємства.

У довіреності обов’язково зазначте дату її видачі, а також перелік повноважень, якими наділяється керівник філії.

Наприклад, можна зазначити, що на підставі цієї довіреності керівник філії уповноважений:

• укладати господарські договори від імені філії;
• оформляти трудові відносини із працівниками філії (прийняття на роботу та звільнення);
• представляти інтереси філії у державних органах та перед контролюючими органами.

Які саме повноваження делегувати керівникові філії, вирішує лише юрособа.

Етап 6. Передача майна філії

Як ми вже говорили вище, юридична особа може наділити філію майном, необхідним для ведення діяльності, передбаченої положенням про філію. Передача такого майна здійснюється за правилами бухгалтерського обліку.

Тобто передачу майна філії потрібно оформити первинним документом. Прослідкуйте, щоб у ньому були всі обов’язкові реквізити, як цього вимагає ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Таким документом може бути, наприклад, акт приймання-передачі.

Етап 7. Інші дії

У разі потреби ТОВ також потрібно буде подбати і про інші формальності, наприклад:

• відкрити банківський рахунок для філії (рахунки можуть відкриватися для відокремлених підрозділів – див. ч. 1 ст. 64 Закону від 30.06.2021 № 1591-IX «Про платіжні послуги»);
• виготовити печатки (для їх виготовлення отримувати дозвіл не потрібно);
• внести зміни до чинних ліцензій та інших дозвільних документів, отриманих цією юрособою (якщо філія провадитиме діяльність, яка підлягає ліцензуванню або потребує дозвільного документа).