Чи можна оформити електронний підпис у ДПС за довіреністю?

Практична ситуація

Директор нашого підприємства зараз перебуває за кордоном, але продовжує виконувати свої функції, у тому числі з використанням кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП). Цього місяця закінчується строк дії електронного ключа для КЕП, оформленого в податковій. Чи може представник директора відновити електронний ключ за довіреністю?

Ні, за довіреністю відновити ключ не можна, але у цьому випадку підприємству взагалі не доведеться робити будь-які кроки: новий сертифікат відкритого ключа буде сформований автоматично.

Пояснимо докладніше. Як ви знаєте, питання оформлення КЕП регламентуються Законом від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчи послуги» (далі – Закон № 2155).

Нагадаємо, що КЕП – це вдосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (п. 23 ч. 1 ст. 1 Закону № 2155). А кваліфікований сертифікат відкритого ключа видається кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг (далі – ЕДП), засвідчувальним центром або центральним засвідчувальним органом (п. 25 ч. 1 ст. 1 Закону № 2155).

Електронний ключ (а вірніше, сертифікат цього ключа), про який ідеться в запитанні читача, був оформлений для підприємства Кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг Інформаційно-довідкового департаменту ДПС (далі – ІДД ДПС, сайт цього органу можна знайти за посиланням).

Виходячи з вимог Закону № 2155 (ч. 1 ст. 22) не допускається формування і видача кваліфікованого сертифіката відкритого ключа без ідентифікації особи, ідентифікаційні дані якої міститимуться у кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

А ідентифікація фізособи, яка звернулася за отриманням послуги формування кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, здійснюється відповідно до законодавства про Єдиний державний демографічний реєстр і про документи, які засвідчують особу, підтверджують громадянство України або спеціальний статус особи, за умови її особистої присутності за паспортом громадянина України або за іншими документами, які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи (ч. 2 ст. 22 Закону № 2155).

Як бачите, для оформлення кваліфікованого сертифіката відкритого ключа потрібна особиста присутність фізособи і законом не передбачена можливість оформлення сертифіката іншою особою за довіреністю.

Виняток (коли не потрібна особиста присутність фізособи) зроблено тільки для випадків ідентифікації фізособи за ідентифікаційними даними, які вже містяться у кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, раніше сформованому надавачем ЕДП (ч. 3 ст. 22 Закону № 2155). Тобто якщо раніше ця фізособа вже була присутня особисто у надавача ЕДП. Це якраз наш випадок – адже при первинному оформленні сертифіката директор був присутній особисто.

Крім того, у зв’язку із запровадженням воєнного стану урядом були вжиті певні заходи для забезпечення безперебійного функціонування системи надання ЕДП. Зокрема, було прийнято постанову КМУ від 17.03.2022 № 300 «Деякі питання забезпечення безперебійного функціонування системи надання електронних довірчих послуг» (далі – Постанова № 300). Використовуючи норми цієї постанови, знаходимо вихід із ситуації, що виникла у підприємства.

Так, п. 2 Постанови № 300 установлено, що на період воєнного стану і протягом місяця з дня його припинення або скасування формування нових сертифікатів раніше завірених відкритих ключів для користувачів електронних довірчих послуг може здійснюватися кваліфікованими постачальниками електронних довірчих послуг автоматично – без особистої присутності таких користувачів.

Також ІДД ДПС на своєму сайті проінформував платників податків, що на сьогодні формування нових сертифікатів відкритих ключів здійснюється автоматично за один день до закінчення строку дії старих сертифікатів, строком на один рік, при цьому особистий ключ користувача не змінюється (докладніше див. новина від 23.03.2022).

От чому в нашій ситуації підприємству не потрібно робити ніяких дій: новий сертифікат відкритого ключа буде сформований автоматично, а значить, директор зможе користуватися своїм КЕП ще протягом року.