Як призначити нового директора підприємства, якщо всі засновники перебувають за кордоном

Практична ситуація

Директор ТОВ хоче звільнитися, на його місце вже знайшли кандидата. Проте справа ускладнюється тим, що всі учасники ТОВ зараз перебувають за кордоном, тому немає можливості провести загальні збори. Як бути підприємству в цій ситуації, чи є з неї вихід?

Так, вихід із цієї ситуації є, і навіть не один.

Нагадаємо, що директор підприємства – це виконавчий орган ТОВ (ст. 39 Закону від 06.02.2018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою і додатковою відповідальністю», далі – Закон № 2275). Призначити нового директора мають право тільки загальні збори учасників (п. 7 ч. 2 ст. 30 Закону № 2275). Отже, без проведення загальних зборів тут не обійтися, це зрозуміло. Тим більше що рішення загальних зборів знадобиться вам також для реєстрації зміни директора у держреєстратора.

Що ж робити, коли всі учасники ТОВ перебувають у різних місцях, до того ж за межами України? Звернемося до ст. 33 Закону № 2275, яка регулює питання проведення загальних зборів учасників. З її змісту можна зробити висновок, що у підприємства є три варіанти. Розглянемо кожен з них.

Варіант 1. Провести збори в режимі відеоконференції

Загальні збори учасників передбачають спільну присутність учасників товариства в одному місці для обговорення порядку денного або можуть проводитися в режимі відеоконференції, що дозволяє бачити і слухати всіх учасників одночасно (ч. 3 ст. 33 Закону № 2275).

Отже, ви цілком можете організувати відеоконференцію, під час якої прийняти рішення про призначення нового директора ТОВ та оформити це рішення протоколом.

Варіант 2. Видати довіреність представникам

У ч. 2 ст. 33 Закону № 2275 зазначено, що учасники товариства беруть участь у загальних зборах особисто або через своїх представників.

Отже, у вашій ситуації кожен учасник ТОВ може «делегувати» на збори свого представника, який перебуває в Україні. Для цього потрібно видати представникові довіреність, якою уповноважити його на участь у загальних зборах.

Нотаріально посвідчити довіреність можна в консульській установі України за кордоном на підставі ст. 38 Закону від 02.09.1993 № 3425-XII «Про нотаріат».

Варіант 3. Провести збори за кордоном

Цей варіант передбачений ч. 7 ст. 33 Закону № 2275. Там сказано, що загальні збори учасників проводяться:

• за місцезнаходженням товариства, якщо інше не встановлено статутом;
• за межами території України – тільки за одностайною письмовою згодою всіх учасників.

Тому якщо технічно цей варіант вам підходить (усі учасники товариства можуть одночасно зібратися в одному місці за кордоном), то немає проблем призначити нового директора.

Які документи потрібно буде оформити крім протоколу загальних зборів учасників?

Відомості про керівника ТОВ є в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР). Тому зміну директора потрібно зареєструвати в ЄДР.

Для держреєстрації змін потрібно подати суб’єкту держреєстрації пакет документів, передбачений ч. 4 ст. 17 Закону від 15.05.2003 № 755-IV (далі – Закон № 755):

• реєстраційну заяву за формою 2, затвердженою наказом Мін’юсту від 18.11.2016 № 3268/5 (далі – Наказ № 3268/5). Заява заповнюється українською мовою (ст. 15 Закону № 755). У формі заяви треба зробити позначку в розділі «Відомості про зміни...» – у графі «Зміна керівника або відомостей про керівника» і заповнити сторінку 5 заяви, яка стосується цього питання: зазначити П. І. Б., дату народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків нового керівника, а також – за наявності обмежень щодо представництва від імені юрособи – потрібно зазначити ці обмеження (наприклад, заборона укладати договори на суму, яка перевищує певну величину);
• примірник оригіналу (нотаріально посвідчену копію) рішення уповноваженого органу управління юрособи. Таким документом у нашому випадку буде протокол загальних зборів учасників;
• квитанцію про сплату адмінзбору. Розмір адмінзбору, згідно зі ст. 36 Закону № 755, у нашому випадку становить 0,3 прожиткового мінімуму (далі – ПМ) для працездатних осіб, установленого на 1 січня року, у якому подаються документи на реєстрацію, з округленням до найближчих 10 грн. На 01.01.2022 розмір ПМ для працездатних осіб дорівнює 2 481 грн. Отже, доведеться сплатити 740 грн.

Не забудьте також оформити:

• кадровий наказ про призначення нового директора на посаду на підставі рішення загальних зборів учасників ТОВ;
• електронний підпис на нового директора;
• право підпису нового директора в обслуговуючих банках.

Ну і, звичайно, потрібно звільнити старого директора: оформити всі документи за правилами трудового законодавства і в день звільнення провести з ним повний розрахунок і видати йому (ст. 47, 116 КЗпП):

• копію наказу про звільнення;
• письмове повідомлення про нараховані та виплачені при звільненні суми;
• трудову книжку, до якої внесений запис про звільнення.

Чи потрібно повідомляти орган ДПС про зміну директора?

Ні, не потрібно. Річ у тому, що ці відомості орган ДПС отримає з ЄДР після проведення реєстраційних дій в електронній формі (ст. 13 Закону № 755).

На підставі отриманих даних про зміну директора податковий орган внесе зміни до облікових даних юрособи – платника податків (п. 66.1 Податкового кодексу, далі – ПК; п. 9.1, 9.2 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588).