Директор підприємства зник: як подати обов’язкову звітність?

Про що стаття? Після запровадження воєнного стану в Україні уряд щодня приймає чимало законів і підзаконних актів, щоб урегулювати питання, які виникають у суб’єктів господарювання у зв’язку з війною. Проте на практиці можливі різні нестандартні ситуації, для яких законодавець не передбачив готового рішення. Наприклад, раптово зник керівник підприємства, який уповноважений підписувати різні документи від імені підприємства, і зокрема обов’язкову звітність. У статті ми розглянемо, що робити головному бухгалтерові в такій ситуації.

Причини, через які директор раптово зник, можуть бути різними – виїхав з дітьми в безпечне місце, був призваний на службу до ЗСУ і не встиг про це повідомити. Але в даному випадку важлива не причина, а результат: без підпису директора головний бухгалтер не може подати податкову та іншу обов’язкову звітність. Як бути в такій ситуації та чи є з неї вихід?

Що говорить закон?

Почнемо із загальних вимог щодо керівників та їх підпису на звітності.

Відомості про керівника містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань, далі – ЄДР (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону від 15.05.2003 № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань», далі – Закон № 755). Так, у ЄДР зазначені відомості про керівника юрособи та про інших осіб (за наявності), які можуть вчиняти дії від імені юрособи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо. Конкретно там зазначені прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія і номер паспорта (для фізосіб, які мають позначку в паспорті про право здійснювати платежі за серією і номером паспорта), дані про наявність обмежень щодо представництва юридичної особи.

Вимоги до оформлення податкових декларацій наведені в Податковому кодексі (далі – ПК). Так, одним з обов’язкових реквізитів податкової декларації є підписи посадових осіб платника податків, засвідчені його печаткою (за наявності) (п. 48.3 ПК). А згідно з пп. 48.5.1 ПК податкова декларація має бути підписана керівником платника податків або уповноваженою ним особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку і подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухобліку і подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податків декларація підписується таким керівником.

Проте цю перешкоду за бажання можна обминути.

Як учинити на практиці?

Розглянемо, що саме можна зробити залежно від конкретної ситуації.

Ситуація 1

Директор не є власником підприємства або є одним із засновників

У такій ситуації, якщо директор зник і не дає про себе знати, ви можете вчинити так:

• варіант 1. Покласти обов’язки керівника підприємства на одного із засновників (без укладення з ним трудового договору або з укладенням строкового трудового договору на період відсутності основного працівника);
• варіант 2. Призначити тимчасово виконуючим обов’язки (далі – ТВО) директора одного з працівників підприємства (зі згоди такого працівника – докладніше див. нижче!);
• варіант 3. Укласти строковий трудовий договір з новим працівником, прийнявши його на посаду керівника підприємства на період відсутності основного працівника.

Як оформити прийняття на роботу нового директора?

У кожному із зазначених варіантів потрібно буде виконати такі дії.

1. Прийняти рішення про тимчасове призначення нового керівника (таке рішення приймається власниками підприємства).

Наприклад, якщо у вас ТОВ, таке рішення має бути прийняте на загальних зборах учасників ТОВ та оформлене протоколом (п. 7 ч. 2 ст. 30 Закону від 06.02.2018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою і додатковою відповідальністю»).

2. Внести зміни до ЄДР.

Зміни необхідно внести до відомостей про керівника підприємства. Для цього потрібно подати суб’єкту держреєстрації документи, перелік яких передбачений ч. 4 ст. 17 Закону № 755, а саме:

• заяву за формою 2, затвердженою наказом Мін’юсту від 18.11.2016 № 3268/5 (далі – Наказ № 3268/5);
• документ про сплату адмінзбору;
• примірник оригіналу (нотаріально поствідчену копію) рішення уповноваженого органу управління юрособи про зміни, які вносяться до ЄДР. Наприклад, це може бути протокол загальних зборів ТОВ про призначення особи, яка виконуватиме обов’язки керівника підприємства;
• структуру власності підприємства.

3. Оформити електронний підпис на нового керівника.

Про оформлення електронного підпису на особу, яка тепер виконуватиме обов’язки директора, потрібно повідомити податковий орган за основним місцем обліку підприємства відповідно до п. 3, 4 розд. ІІІ Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557 (далі – Порядок № 557). У цьому випадку до податкового органу подається повідомлення за формою, наведеною в додатку 2 до Порядку № 557 (з кодом форми J1391103). Див. із цього приводу також роз’яснення ДПС у ЗІР (категорія 129.03).

4. Видати наказ:

• для варіанта 1 – про прийняття на роботу за строковим трудовим договором одного із засновників. Увага! Наказ потрібний у випадку, якщо із засновником укладаємо трудовий договір. Якщо ж обов’язки керівника покладаємо на засновника без укладення з ним трудового договору, тоді наказ не видаємо, достатньо рішення засновників;
• для варіанта 2 – про призначення ТВО керівника одного із працівників підприємства. Увага! З наказом працівника слід ознайомити під підпис. Вище ми згадали, що попередньо таке призначення має бути погоджене із цим працівником. Як доказ такого погодження потрібно отримати від працівника відповідну заяву виходячи з вимог ст. 31 КЗпП. На цей момент звертає увагу і Мінекономіки в листі від 14.08.2020 № 3512-06/50540-01 (далі – Лист № 3512). Продумайте також та погодьте із працівником питання оплати його праці;
• для варіанта 3 – про прийняття на роботу за строковим трудовим договором. А строком такого трудового договору буде період тимчасової відсутності основного працівника (вашого директора). Увага! У період воєнного стану слід орієнтуватися на Закон від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Стаття 2 цього Закону передбачає, що для оперативного залучення до виконання роботи нових працівників, а також усунення кадрового дефіциту і браку робочої сили, у тому числі в результаті фактичної відсутності працівників, які були евакуйовані в іншу місцевість, перебувають у відпустці, тимчасово втратили працездатність або місцезнаходження яких тимчасово невідоме, роботодавець може укласти з новими працівниками строкові трудові договори на період воєнного стану або на період заміщення тимчасово відсутнього працівника.

А зараз є технічна можливість внести до ЄДР зміни – зокрема, до відомостей про керівника підприємства? Чули, що на період дії воєнного стану доступ до державних реєстрів закритий.

Дійсно, у зв’язку із запровадженням воєнного стану доступ до державних реєстрів був тимчасово закритий, що викликало труднощі із вчиненням реєстраційних дій у ЄДР.

Проте наразі – за інформацією Мін’юсту, розміщеною на урядовому порталі, – є можливість проводити найбільш нагальні реєстраційні дії, зокрема пов’язані зі зміною керівника юрособи.

Чи потрібно подавати до податкового органу повідомлення про призначення ТВО керівника або про укладення строкового трудового договору з новим працівником?

Ані в тому, ані в іншому випадку повідомляти податковий орган не потрібно.

Нагадаємо, що порядок подання такого повідомлення регламентується постановою КМУ від 17.06.2015 № 413 (далі – Постанова № 413). Цей документ передбачає, що повідомленням про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства, установи, організації є відомості, отримані органами Державної податкової служби з ЄДР.

Отже, якщо ви внесли зміни до відомостей про керівника в ЄДР, то податковий орган отримає звідти ці відомості. Тому додатково подавати повідомлення до податкової – не потрібно.

А як слід учинити стосовно зниклого директора, якщо з ним поки що ніякого зв’язку немає? Чи можна його звільнити за прогул і прийняти на його місце нового працівника за безстроковим трудовим договором?

Ні, звільнити директора у цій ситуації не можна. Усі звільнення працівників, у тому числі і керівника підприємства, здійснюються за підставами і правилами, передбаченими КЗпП.

Звільнення за прогул – це дисциплінарне стягнення, а перш ніж застосовувати дисциплінарне стягнення, потрібно отримати у працівника письмові пояснення (ст. 149 КЗпП). Цілком імовірно, що ваш працівник захворів або пішов на фронт, а повідомити про це на підприємство – не встиг (хіба мало які можуть бути обставини).

Як слід оплачувати працю працівника, призначеного ТВО директора (варіант 2)?

Як пояснює Мінекономіки в Листі № 3512, виконання працівником підприємства службових обов’язків за відповідальнішою посадою, пов’язаною з розпорядчими функціями, є тимчасовим замісництвом. Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника може здійснюватися (див. лист Мінпраці від 19.04.2011 № 126/06/186-11):

• без звільнення працівника від його основних обов’язків;
• зі звільненням від його основних обов’язків.

Але на практиці найчастіше застосовується перший варіант (без звільнення від основних обов’язків). Адже інакше доведеться вирішувати питання, хто виконуватиме посадові обов’язки «увільненого» заступника.

У питаннях оплати праці слід керуватися нормами ст. 105 КЗпП. Ця стаття передбачає, що коли працівник виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника:

• без звільнення від своєї основної роботи – йому нараховується доплата на умовах, передбачених у колективному договорі. Якщо ж на підприємстві немає колдоговору, тоді слід керуватися затвердженим на підприємстві положенням про оплату праці (або відповідним наказом);
• зі звільненням від своїх основних обов’язків – тоді зарплату йому слід нараховувати виходячи з окладу керівника згідно зі штатним розписом.

Ситуація 2

Директор зник, але залишив свій електронний підпис

Припустимо, директор підприємства виїхав, але свій електронний підпис залишив на підприємстві. І цим підписом можна фізично скористатися. Виникає запитання:

Чи можна підписати податкову звітність електронним підписом директора, який відсутній на роботі?

Відповідаємо: не можна, такі дії недопустимі. Хоча на практиці нерідкі випадки, коли суб’єкти господарювання чинять саме так.

У цій ситуації підприємству слід призначити працівника, який виконуватиме функції керівника підприємства (як це зробити – див. наші рекомендації, наведені в ситуації 1), та оформити новий електронний підпис на цього працівника.

Ситуація 3

Директор – єдиний засновник підприємства

Директор підприємства зник. Ситуація ускладнюється тим, що він є єдиним засновником цього підприємства. Зв’язку з ним немає, про свій від’їзд або інші обставини він не попередив. Виникає запитання:

Як у цій ситуації потрібно вчинити головному бухгалтерові, щоб вчасно подати податкову звітність?

На жаль, практичного рішення ця ситуація не має. Адже у цьому випадку немає власника підприємства, який міг би прийняти рішення про тимчасову заміну керівника. Тому без директора подати податкову звітність не можна, доведеться чекати його появи.

Так, пп. 69.1 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПК передбачає, що платник податків звільняється від відповідальності, передбаченої ПК, у разі відсутності можливості своєчасно виконати свої податкові обов’язки, у тому числі стосовно:

• строків сплати податків і зборів;
• подання звітності;
• реєстрації у відповідних реєстрах податкових та акцизних накладних, розрахунків коригувань;
• подання електронних документів, що містять дані про фактичні залишки пального та обсяг обороту пального або спирту етилового тощо.

Свої податкові обов’язки такий платник податків повинен буде виконати протягом 6 місяців після припинення або скасування воєнного стану в Україні.

Крім того, Законом 03.03.2022 № 2115-IX «Про захист інтересів суб’єктів подання звітності та інших документів у період дії воєнного стану або стану війни» передбачено, що в період дії воєнного стану або стану війни, а також протягом 3 місяців після його завершення до фізосіб не застосовується адміністративна та/або кримінальна відповідальність за неподання або несвоєчасне подання звітності та/або документів: облікових, фінансових, бухгалтерських, розрахункових, аудиторських звітів і будь-яких інших документів, які слід подавати відповідно до норм чинного законодавства в документальній та/або електронній формі.