Директор предприятия исчез: как подать обязательную отчетность?

О чем статья? После введения военного положения в Украине правительство ежедневно принимает немало законов и подзаконных актов, чтобы урегулировать вопросы, которые возникают у субъектов хозяйствования в связи с войной. Тем не менее на практике возможны различные нестандартные ситуации, для которых законодатель не предусмотрел готового решения. Например, внезапно исчез руководитель предприятия, который уполномочен подписывать различные документы от имени предприятия, и в частности обязательную отчетность. В статье мы рассмотрим, что делать главному бухгалтеру в такой ситуации.

Причины, из-за которых директор внезапно исчез, могут быть разными – выехал с детьми в безопасное место, был призван на службу в ВСУ и не успел об этом сообщить. Но в данном случае важна не причина, а результат: без подписи директора главный бухгалтер не может подать налоговую и другую обязательную отчетность. Как быть в такой ситуации и есть ли из нее выход?

Что говорит закон?

Начнем с общих требований относительно руководителей и их подписи на отчетности.

Сведения о руководителе содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формированиях, далее – ЕГР (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закона от 15.05.2003 № 755-IV «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований», далее – Закон № 755). Так, в ЕГР указаны сведения о руководителе юрлица и о других лицах (при наличии), которые могут совершать действия от имени юрлица, в том числе подписывать договоры, подавать документы для государственной регистрации и т. п. Конкретно там указаны фамилия, имя, отчество, дата рождения, регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта (для физлиц, имеющих отметку в паспорте о праве осуществлять платежи по серии и номеру паспорта), данные о наличии ограничений по представительству юридического лица.

Требования к оформлению налоговых деклараций приведены в Налоговом кодексе (далее – НК). Так, одним из обязательных реквизитов налоговой декларации являются подписи должностных лиц налогоплательщика, удостоверенные его печатью (при наличии) (п. 48.3 НК). А согласно пп. 48.5.1 НК налоговая декларация должна быть подписана руководителем налогоплательщика или уполномоченным им лицом, а также лицом, отвечающим за ведение бухгалтерского учета и подачу налоговой декларации в контролирующий орган. В случае ведения бухучета и подачи налоговой декларации непосредственно руководителем налогоплательщика декларация подписывается таким руководителем.

Однако это препятствие при желании можно обойти.

Как поступить на практике?

Рассмотрим, что именно можно сделать в зависимости от конкретной ситуации.

Ситуация 1

Директор не является собственником предприятия либо является одним из учредителей

В такой ситуации, если директор исчез и не дает о себе знать, вы можете поступить следующим образом:

• вариант 1. Возложить обязанности руководителя предприятия на одного из учредителей (без заключения с ним трудового договора или с заключением срочного трудового договора на период отсутствия основного работника);
• вариант 2. Назначить временно исполняющим обязанности (далее – ВРИО) директора одного из работников предприятия (с согласия такого работника – подробнее см. ниже!);
• вариант 3. Заключить срочный трудовой договор с новым работником, приняв его на должность руководителя предприятия на период отсутствия основного работника.

Как оформить прием на работу нового директора?

В каждом из указанных вариантов нужно будет выполнить следующие действия.

1. Принять решение о временном назначении нового руководителя (такое решение принимается собственниками предприятия).

Например, если у вас ООО, такое решение должно быть принято на общем собрании участников ООО и оформлено протоколом (п. 7 ч. 2 ст. 30 Закона от 06.02.2018 № 2275-VIII «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью»).

2. Внести изменения в ЕГР.

Изменения необходимо внести в сведения о руководителе предприятия. Для этого нужно подать субъекту госрегистрации документы, перечень которых предусмотрен ч. 4 ст. 17 Закона № 755, а именно:

• заявление по форме 2, утвержденной приказом Минюста от 18.11.2016 № 3268/5 (далее – Приказ № 3268/5);
• документ об уплате админсбора;
• экземпляр оригинала (нотариально заверенную копию) решения уполномоченного органа управления юрлица об изменениях, которые вносятся в ЕГР. Например, это может быть протокол общего собрания ООО о назначении лица, которое будет выполнять обязанности руководителя предприятия;
• структура собственности предприятия.

3. Оформить электронную подпись на нового руководителя.

Об оформлении электронной подписи на лицо, которое теперь будет исполнять обязанности директора, нужно уведомить налоговый орган по основному месту учета предприятия в соответствии с п. 3, 4 разд. ІІІ Порядка, утвержденного приказом Минфина от 06.06.2017 № 557 (далее – Порядок № 557). В этом случае в налоговый орган подается уведомление по форме, приведенной в приложении 2 к Порядку № 557 (с кодом формы J1391103). См. по этому поводу также разъяснение ГНС в ОИР (категория 129.03).

4. Издать приказ:

• для варианта 1 – о приеме на работу по срочному трудовому договору одного из учредителей. Внимание! Приказ нужен в случае, если с учредителем заключаем трудовой договор. Если же обязанности руководителя возлагаем на учредителя без заключения с ним трудового договора, тогда приказ не издаем, достаточно решения учредителей;
• для варианта 2 – о назначении ВРИО руководителя одного из работников предприятия. Внимание! С приказом работника следует ознакомить под подпись. Выше мы упомянули, что предварительно такое назначение должно быть согласовано с этим работником. В качестве доказательства такого согласования нужно получить от работника соответствующее заявление исходя из требований ст. 31 КЗоТ. На этот момент обращает внимание и Минэкономики в письме от 14.08.2020 № 3512-06/50540-01 (далее – Письмо № 3512). Продумайте также и согласуйте с работником вопросы оплаты его труда;
• для варианта 3 – о приеме на работу по срочному трудовому договору. А сроком такого трудового договора будет период временного отсутствия основного работника (вашего директора). Внимание! В период военного положения следует ориентироваться на Закон от 15.03.2022 № 2136-IX «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения». Статья 2 этого закона предусматривает, что для оперативного привлечения к выполнению работы новых работников, а также устранения кадрового дефицита и нехватки рабочей силы, в том числе в результате фактического отсутствия работников, которые были эвакуированы в другую местность, находятся в отпуске, временно утратили трудоспособность или местонахождение которых временно неизвестно, работодатель может заключать с новыми работниками срочные трудовые договоры на период военного положения или на период замещения временно отсутствующего работника

А сейчас имеется техническая возможность внести в ЕГР изменения – в частности, в сведения о руководителе предприятия? Слышали, что на период действия военного положения доступ к государственным реестрам закрыт.

Действительно, в связи с введением военного положения доступ к государственным реестрам был временно закрыт, что вызывало трудности с осуществлением регистрационных действий в ЕГР.

Однако в настоящее время – по информации Минюста, размещенной на правительственном портале – есть возможность проводить наиболее насущные регистрационные действия, в частности связанные со сменой руководителя юрлица.

Нужно ли подавать в налоговый орган уведомление о назначении ВРИО руководителя или о заключении срочного трудового договора с новым работником?

Ни в том, ни в другом случае уведомлять налоговый орган не нужно.

Напомним, что порядок подачи такого уведомления регламентируется постановлением КМУ от 17.06.2015 № 413 (далее – Постановление № 413). Данный документ предусматривает, что уведомлением о принятии на работу члена исполнительного органа хозяйственного общества, руководителя предприятия, учреждения, организации являются сведения, полученные органами Государственной налоговой службы из ЕГР.

Значит, если вы внесли изменения в сведения о руководителе в ЕГР, то налоговый орган получит оттуда эти сведения. Поэтому дополнительно подавать уведомление в налоговую – не нужно.

А как следует поступить в отношении исчезнувшего директора, если с ним пока никакой связи нет? Можно ли его уволить за прогул и принять на его место нового работника по бессрочному трудовому договору?

Нет, уволить директора в данной ситуации нельзя. Все увольнения работников, в том числе и руководителя предприятия, производятся по основаниям и правилам, предусмотренным КЗоТ.

Увольнение за прогул – это дисциплинарное взыскание, а прежде чем применять дисциплинарное взыскание, нужно получить у работника письменные пояснения (ст. 149 КЗоТ). Не исключено, что ваш работник заболел или ушел на фронт, а сообщить об этом на предприятие – не успел (мало ли какие могут быть обстоятельства).

Как следует оплачивать труд работника, назначенного ВРИО директора (вариант 2)?

Как поясняет Минэкономики в Письме № 3512, выполнение работником предприятия служебных обязанностей по более ответственной должности, связанной с распорядительными функциями, является временным заместительством. Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника может осуществляться (см. письмо Минтруда от 19.04.2011 № 126/06/186-11):

• без освобождения работника от его основных обязанностей;
• с освобождением от его основных обязанностей.

Но на практике чаще всего применяется первый вариант (без освобождения от основных обязанностей). Ведь в противном случае придется решать вопрос, кто будет выполнять должностные обязанности «освобожденного» заместителя.

В вопросах оплаты труда следует руководствоваться нормами ст. 105 КЗоТ. Данная статья предусматривает, что если работник выполняет обязанности временно отсутствующего работника:

без освобождения от своей основной работы – ему начисляется доплата на условиях, предусмотренных в коллективном договоре. Если же на предприятии нет колдоговора, тогда следует руководствоваться утвержденным на предприятии положением об оплате труда (или соответствующим приказом);

с освобождением от своих основных обязанностей – тогда зарплату ему следует начислять исходя из оклада руководителя согласно штатному расписанию.

Ситуация 2

Директор исчез, но оставил свою электронную подпись

Допустим, директор предприятия уехал, но свою электронную подпись оставил на предприятии. И этой подписью можно физически воспользоваться. Возникает вопрос:

Можно ли подписать налоговую отчетность электронной подписью директора, который отсутствует на работе?

Отвечаем: нельзя, такие действия недопустимы. Хотя на практике нередки случаи, когда субъекты хозяйствования поступают именно так.

В данной ситуации предприятию следует назначить работника, которое будет выполнять функции руководителя предприятия (как это сделать – см. наши рекомендации, приведенные в ситуации 1), и оформить новую электронную подпись на этого работника.

Ситуация 3

Директор – единственный учредитель предприятия

Директор предприятия исчез. Ситуация осложняется тем, что он является единственным учредителем этого предприятия. Связи с ним нет, о своем отъезде или других обстоятельствах он не предупредил. Возникает вопрос:

Как в этой ситуации нужно поступить главному бухгалтеру, чтобы вовремя подать налоговую отчетность?

Увы, практического решения эта ситуация не имеет. Ведь в данном случае нет собственника предприятия, который мог бы принять решение о временной замене руководителя. Поэтому без директора подать налоговую отчетность нельзя, придется дожидаться его появления.

Так, пп. 69.1 подразд. 10 разд. ХХ «Переходные положения» НК предусматривает, что налогоплательщик освобождается от ответственности, предусмотренной НК, в случае отсутствия возможности своевременно выполнить свои налоговые обязанности, в том числе относительно:

• сроков уплаты налогов и сборов;
• подачи отчетности;
• регистрации в соответствующих реестрах налоговых и акцизных накладных, расчетов корректировок;
• подачи электронных документов, содержащих данные о фактических остатках горючего и объеме обращения горючего или спирта этилового и т. п.

Свои налоговые обязанности такой налогоплательщик должен будет выполнить в течение 6 месяцев после прекращения или отмены военного положения в Украине.

Кроме того, Законом 03.03.2022 № 2115-IX «О защите интересов субъектов подачи отчетности и других документов в период действия военного положения или положения войны» предусмотрено, что в период действия военного положения или состояния войны, а также в течение 3 месяцев после его завершения к физлицам не применяется административная и/или уголовная ответственность за непредставление или несвоевременное представление отчетности и/или документов: учетных, финансовых, бухгалтерских, расчетных, аудиторских отчетов и любых других документов, которые следует подавать в соответствии с нормами действующего законодательства в документальной и/или в электронной форме.