Придбання пального: способи, документи, облік

Перш ніж використовувати пальне в господарській діяльності, підприємству потрібно його придбати. Зробити це можна різними способами та за допомогою різних форм оплати, залежно від можливостей і потреб підприємства. У цій консультації розглянемо особливості придбання пального, документального оформлення та відображення в обліку таких операцій.

Варіанти придбання пального та форми оплати

Згідно з пп. 14.1.14¹ ПК під пальним маються на увазі нафтопродукти, скраплений газ, різні види моторного палива, у тому числі паливо моторне сумішеве (із добавками біокомпонентів – пп. 14.1.141 ПК) та інші види пального, наведені в пп. 215.3.4 ПК.

Підприємство може придбавати пальне:

1) оптом за безготівковим розрахунком;

2) у роздріб через АЗС:

• за готівковий і безготівковий розрахунок, у тому числі з використанням електронних платіжних засобів (далі – ЕПЗ) (платіжних карток);
• за талонами, форму, зміст та ступінь захисту яких установлює АЗС – їх емітент;
• паливними картками (так званими скретч-картками);

Відомістю на відпуск нафтопродуктів (далі – відомість) за формою № 16-НП (додаток 16 до Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затвердженої наказом Мінпалива та енергетики України, Мінекономіки України, Мінтрансу та зв’язку України, Держкомітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 20.05.08 р. № 281/171/578/155 (далі – Інструкція № 281)).

Загальний порядок реалізації пального на АЗС за готівку наведено в пп. 10.3.1.1-10.3.1.5 Інструкції № 281, а із застосуванням платіжних карток – у пп. 10.3.4 цього документа.

Продаж пального за талонами і відомостями потребує укладання відповідного договору, а розрахунки здійснюються виключно через банки (безготівковим способом). Разом із нафтопродуктами споживачу обов'язково видається розрахунковий документ установленої форми на повну суму проведеної операції, що підтверджує факт купівлі товару (п. 10 Правил роздрібної торгівлі нафтопродуктами, затверджених постановою КМУ від 20.12.97 р. № 1442 (далі – Правила № 1442)).

Кожний спосіб придбання пального має свої особливості укладання договору, проведення розрахунків, документального оформлення та відображення господарських операцій в обліку. Розглянемо ці питання докладніше.

Придбання пального оптом

Якщо в покупця є умови для зберігання пального, передбачені в Інструкції № 281, то він може закуповувати його оптовими партіями (наприклад, бензовозними нормами). У цьому випадку підприємство може мати свої АЗС для заправлення транспорту.

Оприбуткування пального здійснюється на підставі накладних постачальників та інших супровідних документів відповідно до Інструкції № 281.

Придбання пального за платіжними картками і за готівку

Документальне оформлення

Який порядок застосування РРО на АЗС?

Оскільки АЗС – це місце проведення розрахунків із покупцями за пальне, застосування РРО є обов'язковим (ст. 3 Закону № 265). Зауважимо, що АЗС використовують спеціалізовані РРО, що відповідають Технічним вимогам до спеціалізованих електронних контрольно-касових апаратів для автозаправних станцій, затвердженим у додатку 7 до протокольного рішення Державної комісії з питань впровадження електронних систем і засобів контролю та управління товарним і грошовим обігом від 27.06.2002 р. № 13 (далі – Технічні вимоги № 13). РРО можуть не застосовуватися тільки при відпуску:

• оптових партій пального, розрахунки за які здійснено безготівковим шляхом;
• пального, що знаходиться на відповідальному зберіганні.

Повторимо, що покупцю видається фіскальний чек, навіть якщо при цьому не проводяться готівкові та безготівкові розрахунки, а пальне заправляють за талонами, смарт-картками і відомостями.

Фіскальний касовий чек повинен містити такі обов'язкові реквізити (п. 2 розд. II Положення № 13):

• позначення форми оплати (готівкою, ЕПЗ, у кредит, і т. п.) і сплачувану суму;
• для суб'єктів господарювання (далі – СГ) – платників ПДВ – окремим рядком літерне позначення ставки ПДВ, її розмір у відсотках, загальну суму ПДВ за всіма зазначеними в чеку товарами;
• для СГ, що реалізують підакцизні товари та зареєстровані платниками акцизного податку (до таких товарів згідно з пп. 14.1.212 ПК відноситься й пальне), – окремим рядком розмір ставки акцизного податку та його загальну суму за всіма зазначеними в чеку товарами.

Для розрахунків платіжними картками через РРО АЗС повинні забезпечити автоматичне введення із платіжного термінала інформації про вартість фактично сплаченого за допомогою платіжної картки пального в оперативну пам'ять фіскального блоку (п. 10 Технічних вимог № 13). Щоб виконати цю вимогу, термінали на АЗС повинні бути з'єднані із РРО.

У цьому випадку фіскальний чек повинен додатково містити (п. 6 розд. II Положення № 13):

• ідентифікатор еквайра і торговця або інші реквізити, що дозволяють їх ідентифікувати;
• ідентифікатор платіжного пристрою;
• суму комісійної винагороди (у випадку наявності);
• вид операції;
• реквізити ЕПЗ (платіжної картки), допустимі правилами безпеки платіжної системи, перед якими друкуються прописні букви «ЕПЗ»;
• напис «Код авт.» і код авторизації або інший код, який ідентифікує операцію в платіжній системі, крім випадків, коли правила розрахунків платіжної системи передбачають складання розрахункових документів із застосуванням ЕПЗ (платіжних карток) без виконання процедур авторизації;
• підпис касира та підпис власника ЕПЗ (платіжної картки) (якщо це передбачене правилами платіжної системи) в окремих рядках, перед якими друкуються написи «Касир» і «Держатель ЕПЗ» відповідно.

На сьогодні на АЗС в експлуатації знаходяться РРО, які включені до Держреєстру до 11.03.16 р. Такі моделі можуть не містити реквізит «Акцизний податок». Однак фіскальні чеки цих РРО, на думку контролюючих органів, є чинними повинні прийматися як документ, який підтверджує оплату придбаного пального при поданні працівниками підприємства авансового звіту за витрачені готівкові кошти (лист ДФС України від 15.06.16 р. № 13388/6/99-9914-03-03-15 «Про надання податкової консультації»).

Зазначимо, що дотепер чеки, які видають покупцям багато АЗС, містять рядок із сумою роздрібного акцизу за ставкою 5 %, що не відповідає нинішнім правилам розрахунку, наведеним у пп. 215.3.10, п. 217.3 ПК, а саме 0,042 євро за кожний літр реалізованого (відпущеного товару) за курсом НБУ на 20-те число місяця, що передує кварталу, у якому реалізується пальне. При цьому немає впевненості, що первісна вартість пального та сума ПДВ, визначена за такими чеками, буде достовірною, тому що не ясно, яку із сум, наведених у такому чеку, брати за основу в розрахунку.

Для фізичних осіб, які придбавають пальне в особистих цілях, цей факт не має великого значення, на відміну від підприємств. От чому рекомендуємо СГ укладати договори із продавцями пального, щоб, крім чеків РРО, отримати документи, на підставі яких можна коректно визначити первісну вартість придбаного пального.

Як закуповується пальне за готівку підзвітними особами?

Працівник підприємства може заплатити за пальне готівкою, отриманою під звіт або з корпоративної платіжної картки (далі – КПК). Якщо працівник розрахується своїми грішми, то підприємство має право відшкодувати такі витрати після затвердження авансового звіту.

Видача готівки під звіт оформляється:

• видатковим касовим ордером типової форми № КО-2 (додаток 3 до Положення № 637), у якому обов'язково розписується отримувач;
• записом у касовій книзі.

Якщо для купівлі пального гроші перераховуються на КПК, підтвердженням цієї операції буде виписка з поточного рахунка та квитанція платіжного термінала. Водночас підзвітна особа може зняти гроші в банкоматі та розрахуватися готівкою. У цьому випадку документом, що підтверджує виконання операції, крім виписки банку, є чек банкомата.

Підзвітна особа повинна подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), за формою, затвердженою Наказом № 841, у строки, установлені пп. 170.9.2, 170.9.3 ПК. При наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається підзвітною особою в касу підприємства.

Бухгалтерський облік

У бухоліку розрахунки з підзвітною особою ведуться на однойменному субрахунку 372:

за дебетом відображається видача підзвітних сум у кореспонденції із Кт 301 – при видачі готівки, із Кт 311 – при перерахуванні коштів на КПК;

за кредитом – закриття заборгованості підзвітної особи при поданні Звіту (Дт 20, 91–94).

ПДВ

При придбанні пального в платників ПДВ покупець має право на податковий кредит із ПДВ (п. 196.1 ПК). Нарахування податкового кредиту здійснюється незалежно від факту подальшого використання пального в оподатковуваних операціях у рамках господарської діяльності та від того, чи здійснював покупець (платник ПДВ) оподатковувані операції в даному звітному періоді (п. 198.3 ПК). Податковий кредит виникає в покупця в загальному порядку за правилом першої події (у даному випадку – на дату передоплати) на підставі податкової накладної постачальника.

При купівлі пального за готівку (за чеками РРО) покупець має право на податковий кредит без податкової накладної постачальника (пп. «а» п. 201.11 ПК), але за умови, що загальна сума придбань за чеками РРО від усіх постачальників не перевищує 200 грн. на день без урахування ПДВ (відповідно, сума ПДВ не перевищує 40 грн. на день).

Придбання пального за відомістю

Документальне оформлення

Продаж пального на АЗС може здійснюватися за відомостями на підставі договорів, укладених між підприємством і покупцем, за безготівковим розрахунком (п. 10 Правил № 1442). Кількість відпущеного пального фіксується у відомості, яка ведеться безпосередньо на АЗС і підтверджується підписами оператора АЗС та водія.

На підставі відомостей АЗС періодично, але не рідше одного разу на місяць, виписують зведені відомості-рахунки кожному споживачу за марками нафтопродуктів і цінами, установленими протягом місяця. У рахунках обов'язково вказуються кількість і загальна вартість відпущених нафтопродуктів, у тому числі ПДВ. Звіряння розрахунків із покупцями здійснюється щомісяця не пізніше 5-го числа наступного за звітним місяця.

Відпуск дизельного палива за відомостями відображається в змінному звіті АЗС за формою № 17-НП (додаток 14 до Інструкції № 281) за марками і видами (пп. 10.3.2.2 Інструкції № 281). На підставі відомості покупцю виписується видаткова накладна.

Бухгалтерський облік

Розрахунки з постачальником пального підприємства відображають на субрахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками».

Придбання пального за талонами

Порядок відпуску за талонами

Талон – це спеціальний документ, придбаний за умовами та відпускною ціною обумовленого номіналу, що підтверджує право його вдасника на отримання на АЗС фіксованої кількості нафтопродукту певного найменування та марки, які на ньому позначені (п. 3 Інструкції № 281). Обов'язковими елементами талона є його серійний і порядковий номери. Пальне реалізується за талонами на підставі договорів.

Постачальники пального можуть випускати талони різного номіналу (5 л, 10 л, 15 л, 20 л і т. д.) і в різній формі. АЗС, що належить постачальнику талонів, при пред'явленні водієм (довіреною особою підприємства-покупця) талона заправляє автомобіль пальним зазначеної на ньому марки та у зазначеному обсязі і в обов'язковому порядку видає чек РРО.

Строк дії талонів (як правило, це граничний строк постачання пального) фіксується в договорах постачання та на самих талонах. Якщо договором не передбачене повернення не отоварених у строк талонів (або їх обмін на нові), то покупцю необхідно закуповувати їх у кількості, що не перевищує потребу в пальному на період дії талонів.

Перехід права власності на пальне

Покупець перераховує аванс постачальнику в сумі вартості талонів, а постачальник передає талони покупцю за актом приймання-передачі. На практиці поширений і інший варіант: постачальник відразу приймає аванс за пальне.

Залежно від умов договору перехід права власності на пальне від продавця до покупця відбувається:

• після фактичного заправлення пальним. У такому випадку не рідше одного разу на місяць бухгалтерія АЗС виписує покупцю накладну на фактично отриману кількість пального;
• після оплати пального. На оплачену кількість пального видаються талони з оформленням накладної. При цьому пальне залишається на АЗС (на відповідальному зберіганні). Це може бути оформлене так: покупець (поклажодавець) на підставі виписаної ним видаткової накладної передає пальне постачальнику (зберігачу) на відповідальне зберігання. У договорі бажано вказати, що вартість послуг зберігання включена в ціну пального, тому окремому відшкодуванню покупцем не підлягає. Можливий і варіант, коли постачання пального відбувається на умовах EXW (франко-завод), тобто в момент, коли продавець надає пальне покупцю на своїх площах (складах), роль яких виконують конкретно перелічені АЗС. У цьому випадку в договорі може бути зазначене, що право власності переходить до покупця в момент підписання видаткової накладної на видачу пального.

Документальне оформлення

Внутрішній облік. Для обліку талонів рекомендуємо вести самостійно розроблену відомість. При видачі талонів водій повинен заповнити відповідну графу подорожнього листа.

Документи від постачальника. На думку контролюючих органів (див. лист ДФС України від 13.04.16 р. № 8702/10/26-15-40-03-16), продаж СГ талонів (скретч-карток) у безготівковій формі не відноситься до реалізації пального в роздріб, на відміну від фізичного відпуску пального на АЗС. Тому у видаткових накладних від постачальника вказується вид пального, його кількість у літрах, вартість без ПДВ, сума акцизного податку, сума ПДВ і повна сума постачання. Ці дані дозволяють правильно визначити вартість пального при оприбуткуванні. Також покупцю видається податкова накладна, складена у звичайному порядку. Нагадаємо, що сума акцизного податку в ній не вказується.

Придбання пального за скретч-картками

Скретч-картка (від англ. scratch card, у перекладі scratch означає дряпати) – це пластикова або картонна картка з нанесеною на ній секретною інформацією, схованою під захисним шаром. Щоб отримати інформацію, треба зняти захисний шар із картки. Такі картки використовуються операторами мобільного зв'язку, Інтернету та іншими роздрібними торговцями, у тому числі торговцями пального. Паливні скретч-картки можуть бути грошовими (на певну вартість заправлення) або літражні (на певний обсяг заправлення).

Найбільшого поширення на практиці набули літражні картки. Це, як правило, разові картки, на рахунку яких знаходитьста певна кількість літрів певного виду палива. Вид палива й номінал поповнення зазначено на картці.

Найбільш популярними є номінали 10 л, 15 л, 20 л, 30 л і 40 л і більше. Переваги паливних скретч-карток:

• фіксована (на дату купівлі) ціна на паливо;
• немає необхідності видавати готівку водіям.

До договору на продаж пального за допомогою скретч-карток часто включають такі умови:

• скретч-картка є довірчим документом і підставою для видачі (заправлення) на АЗС зазначеного обсягу та марки палива, після чого всі зобов'язання сторін за погашеними скретч-картками вважаються виконаними;
• отримувач зобов'язаний отримувати пальне до закінчення наведеного на скретч-картці строку дії;
• для оформлення документів на отримання скретч-картки необхідно мати паспорт, довіреність, копію виписки з реєстру платників ПДВ і з ЄДРПОУ.

Видаткова накладна в цьому випадку відразу виписується на пальне, яке зберігається на АЗС і відпускається пред'явнику скретч-картки в міру необхідності. Тобто умови договору з покупцем такі ж, як і для постачання пального за талонами (див. вище).

Підприємству-покупцю слід організувати облік скретч-карток, наприклад, у журналі. У ньому слід записувати за кожною карткою П. І. Б. водія (довіреної особи), дату її отримання та видачі, номінал картки.

Формування первісної вартості пального

Облік пального як запасів регламентовано П(С)БО 9 «Запаси». Згідно з п. 9 П(С)БО 9 придбані за плату запаси прибуткуються на баланс за їх собівартістю (первісною вартістю). До переліку затрат, що формують первісну вартість запасів, включаються:

• суми, сплачені постачальникам, за винятком непрямих податків;
• мита;
• непрямі податки, якщо вони не відшкодовуються підприємству;
• транспортно-заготівельні витрати;
• інші витрати, безпосередньо пов'язані із придбанням запасів і доведенням їх до стану, у якому вони придатні для використання.

У фіскальних чеках (див. розділ про готівкові закупівлі) і видаткових накладних, виданих АЗС, у вартості пального вказується сума акцизного податку з роздрібної торгівлі підакцизними товарами. Акцизний податок саме і є непрямим податком (пп. 14.1.4 ПК), і його сума не відшкодовується покупцю пального. Тому акцизний податок, сплачений при заправленні автомобіля на АЗС:

при оприбуткуванні пального – збільшує його вартість;

списанні пального у виробництво – потрапить у витрати в складі вартості пального.

Нагадаємо, що в III кварталі 2016 року сума роздрібного акцизу (Акциз) при продажу пального розраховується за формулою (з урахуванням норм пп. 215.3.10, п. 217.3 ПК):

Акциз = Обсяг проданого пального х
х Ставка акцизного податку (0,042 євро) х
х Курс гривні до євро,
установлений НБУ на 20.06.16 р.
(27,828447 грн. за 1 євро).

Бухгалтерський облік

Для відображення пального в бухобліку застосовується субрахунок 203 «Паливо», на якому ведеться облік нафтопродуктів, твердого палива, мастильних матеріалів (інакше кажучи, ПММ), а також оплачених талонів на нафтопродукти та газ (згідно з Інструкцією № 291). При цьому доцільно ввести такі аналітичні субрахунки:

• 2031 «ПММ на складі»;
• 2032 «ПММ на АЗС (талони, скретч-картки)»;
• 2033 «ПММ у баку автомобілів».

За дебетом субрахунка 2031 відображається надходження пального на підприємство, за кредитом – списання на роботу автотранспорту, відпуск на сторону і т. п. (на підставі даних подорожніх листів про фактичну витрату пального та Норм № 43).

Передача пального на відповідальне зберігання АЗС відображається проведенням Дт 2032 – Кт 2031.

На практиці підприємства часто відображають в обліку талони на бензин і скретч-картки на позабалансовому рахунку 06 «Гарантії та забезпечення одержані».

ПДВ

При придбанні пального право на податковий кредит виникає в покупця в загальному порядку за правилом першої події (у даному випадку – передоплати). А от операції з передачі пального зберігачу та їх повернення поклажодавцю не є об'єктом обкладання ПДВ (пп. 196.1.2 ПК).

ПРИКЛАД
Підприємство – платник ПДВ 11.07.16 р. придбало на АЗС через підзвітну особу 100 л бензину для легкового автомобіля (використовується бухгалтерією підприємства) на суму 2 399 грн. з урахуванням ПДВ і роздрібного акцизу. Сума акцизного податку, зазначена в чеку, – 116,88 грн. (0,042 євро х 100 л х 27,828447 грн/євро), ПДВ – 380,35 грн. [(2 399,00 грн. – 116,88 грн.) : 6].

У бухгалтерському обліку ці операції відображаються так:

1. Видано аванс підзвітній особі: Дт 372 – Кт 301 на суму 2 399 грн.

2. Оприбутковано бензин: Дт 203 – Кт 372 на суму 1 901,77 грн. (2 282,12 грн. – 380,35 грн.).

3. Відображено податковий кредит із ПДВ: Дт 641/ПДВ – Кт 372 на суму 380,35 грн.

4. Списано до складу витрат суму використаного бензину: Дт 92 – Кт 203 на суму 1 901,77 грн.

Ще раз зазначимо, що на сьогодні деякі моделі РРО видають чеки, у яких акцизний податок або взагалі не зазначено, або розраховано неправильно (за застарілою формулою). Для звичайних фізосіб цей момент не суттєвий. А підприємствам рекомендуємо укладати договори постачання із продавцями пального, щоб отримувати стандартний пакет документів: видаткову накладну та податкову накладну з коректними сумами непрямих податків.

Висновки

Пальне можна придбавати як за готівковий, так і за безготівковий розрахунок, у тому числі з використанням платіжних карток.

Підприємствам досить зручно придбавати паливні талони або скретч-картки, інакше кажучи, здійснювати передоплату за пальне, а потім заправляти його за заздалегідь зафіксованою ціною. При цьому між покупцем і продавцем укладається договір, покупець щомісяця отримує стандартний пакет документів. На практиці популярна схема відпуску пального, коли право власності переходить до покупця відразу після оплати. Фізично пальне зберігається в ємностях на АЗС і відпускається їх власнику при пред'явленні талона або скретч-картки зазначеного в них номіналу.

Підприємствам, що використовують у своїй діяльності більші обсяги пального, вигідно купувати його оптом. При наявності умов для зберігання пального підприємство може заправляти свій транспорт на власних АЗС.