Оформляємо роботу автотранспорту

Операції, пов’язані з експлуатацією автомобіля, як і будь-які інші господарські операції, повинні бути зафіксовані первинними документами. Якими саме первинними документами слід оформляти роботу автотранспорту, ми розповімо в консультації.

Товарно-транспортна накладна: що треба знати

Почнемо з аналізу правил заповнення товарно-транспортної накладної (далі – ТТН). Нагадаємо, що наказом Мінтрасу від 03.06.19 р. № 413 «Про затвердження змін до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні» (далі – Наказ № 413) були внесені деякі зміни до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.97 р. № 363 (далі – Правила № 363) і самої форми ТТН (додаток 7 до Правил № 363). Ці зміни набули чинності з 12.07.19 р.

Ми розглянемо особливості оформлення звичайних ТТН (спеціальних ТТН торкатися не будемо).

Що є ТТН і навіщо її потрібно оформляти?

ТТН – це єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, на підставі якого (розд. 1 Правил № 363):

• ведеться облік товарно-матеріальних цінностей (далі – ТМЦ) на шляху їх переміщення;
• здійснюються розрахунки за перевезення вантажу та облік виконаної роботи.

Також ТТН є одним із документів, який може використовуватися для обліку ТМЦ у принципі (їх списання, оприбуткування, складського, оперативного і бухгалтерського обліку).

От так виглядає визначення ТТН після змін.

А що, власне, змінилося у визначенні ТТН?

Колишнє формулювання давало привід трактувати його так, нібито ТТН є єдиним документом для обліку ТМЦ. Це дозволяло податковій прискіпуватися до операцій з оприбуткування та обліку запасів без наявності ТТН – аж до визнання операцій фіктивними.

Тепер ясно, що ТТН є не одним, а єдиним документом для підтвердження транспортних витрат та одним з документів, якими оформляється списання й оприбуткування ТМЦ.

Форма ТТН

Як ми вже зазначали вище, типова форма ТТН (форма № 1-ТН) наведена в додатку 7 до Правил № 363. Проте бланк цієї форми не є обов’яз­ковим до застосування. Суб’єкт господарювання (далі – СГ) може скористатися бланком ТТН у довільній формі. Але за умови, що в цій довільній формі буде присутня інформація, зазначена в п. 11.1 Правил № 363, а саме:

• назва, а також дата і місце складання ТТН;
• найменування (прізвище, ім’я, по батькові) учасників перевезення вантажу (перевізника та/або експедитора, замовника, вантажовідправника, вантажоотримувача);
• найменування і кількість вантажу, його основні характеристики й ознаки, які дають можливість однозначно ідентифікувати цей вантаж;
• автомобіль, яким перевозиться вантаж (марка, модель, тип, реєстраційний номер);
• причіп/напівпричіп (марка, модель, тип, реєстраційний номер);
• пункти навантаження і розвантаження із зазначенням повної адреси, посади, прізвища і підписів відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоотримувача, водія та/або експедитора.

Після внесених змін типова форма ТТН стала компактнішою, оскільки з її шапки зникли ряд реквізитів, а саме:

• інформація про переадресацію вантажу;
• реквізити довіреності, виданої вантажоотримувачем;
• інформація про стан вантажу, що перевозиться, номери пломби;
• інформація про транспортні послуги, які надаються перевізником;
• П. І. Б. і підпис бухгалтера (відповідальної особи вантажовідправника);
• П. І. Б. і підпис особи, яка дозволила відпускання вантажу.

ТТН: паперова або електронна

ТТН може бути складена не тільки в паперовій, але й в електронній формі. Це теж одна зі змін, унесених Наказом № 413 до Правил № 363. У порівняльній таблиці покажемо, чим розрізняється порядок її оформлення.

Процедура підписання електронної ТТН

Створення, відправлення, передача, отримання, зберігання, обробка, використання і знищення електронної ТТН (далі – е-ТТН) регулюються Законом від 22.05.03 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та Закону від 05.10.17 р. № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (п. 11.1 Правил № 363).

Для того щоб мати можливість підписувати е-ТТН, учасники процесу перевезення (вантажовідправник, представник перевізника – водій або експедитор, вантажоотримувач) повинні мати кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП).

Наведемо процедуру підписання е-ТТН, яка викладена в п. 11.1 Правил № 363:

1. Після оформлення е-ТТН свою КЕП накладають на неї вантажовідправник і представник перевізника (водій або експедитор). При цьому вантажовідправник роздруковує паперову копію е-ТТН, підписує її та віддає водієві (експедиторові) для пред’явлення у разі перевірки на дорозі, а водій (експедитор) ставить свій підпис на паперовій копії е-ТТН (заповнюється реквізит у шапці ТТН «отримав водій/експедитор»), підтверджуючи тим самим приймання вантажу для перевезення.
2. Підписаний вантажовідправником і представником перевізника електронний документ відправляється вантажоотримувачеві засобами електронного зв’язку.
3. Вантажоотримувач ставить свою КЕП на е-ТТН після отримання вантажу.

Коли ТТН не потрібна

Можна не оформляти ТТН, якщо це перевезення вантажу для власних потреб (п. 2 Переліку документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні (додаток до постанови КМУ від 25.02.09 р. № 207). У цьому випадку для підтвердження права власності на вантаж водієві достатньо мати при собі накладну (наприклад, типової форми № М-11, затвердженої наказом Мінстату від 21.06.93 р. № 193) або інший аналогічний документ. Завважимо, що такої ж думки дотримується і Мінінфраструктури (лист Мінінфраструктури від 28.05.14 р. № 5615/25/10-14 (далі – Лист № 5615).

Практичні ситуації

Розглянемо, коли та як потрібно оформляти ТТН на прикладі практичних ситуацій.

Ситуація 1. ТТН заповнюється в загальному порядку

Підприємство на підставі договору купівлі-продажу відвантажує товар покупцеві. Для перевезення вантажу постачальник (вантажовідправник) укладає договір із перевізником-підприємцем.

У цій ситуації ТТН заповнюється в загальному порядку. Приклад її заповнення – див. фрагмент 1.

Ситуація 2. При перевезенні товару до вартості включено доставку

Постачальник товару доставляє товар покупцеві власним транспортом. При цьому вартість послуг перевезення згідно з умовою договору:

• виділена окремо;
• включена до вартості товару

Якщо вартість доставки оплачується покупцем окремо, то продавець товару, по суті, надає послуги перевезення. Тому ТТН у цьому випадку потрібно оформити. Аналогічний висновок зроблений і в Листі № 5615.

Якщо ж вартість доставки товару в договорі окремо не виділена (тобто вона включена до вартості товару), тоді, здавалося б, можна стверджувати, що ТТН не потрібна. Адже немає факту надання послуг перевезення вантажу. Проте, на думку Мінінфраструктури (лист Мінінфраструктури від 03.09.13 р. № 10092/25/10-12), таке перевезення вантажу не можна класифікувати як перевезення для власних потреб. Причина: у результаті перевезення змінюється власник вантажу (нехай навіть і на кінцевій стадії товарно-транспортного процесу). Тобто при перевезенні товару, до вартості якого входить його доставка, вантажовідправникові – продавцеві товару також потрібно оформляти ТТН.

Приклад заповнення такої ТТН – див. фрагмент 2.

Ситуація 3. Доставка на арендованому автотранспорті

Підприємство для доставки вантажу покупцеві використовує орендований автотранспорт, оскільки свого не має.

У цій ситуації явно надається послуга з перевезення вантажу. І неважливо, на якому транспорті здійснюється таке перевезення: на власному чи орендованому. Отже, потрібно оформляти ТТН.

Подорожній лист

Відразу скажемо, що на сьогодні немає затвердженої форми подорожніх листів. І навіть поняття «подорожній лист» уже немає в законодавстві.

Проте ніхто не заважає підприємству самостійно розробити форму дорожнього листа, включивши в неї всі реквізити, обов’язкові для первинного документа згідно зі ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні»;
«Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» та п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88. Завважимо, що податкова нічого не має проти використання СГ самостійно розробленої форми подорожнього листа (лист ДФС від 09.06.15 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 та лист ДФС від 02.11.15 р. № 23178/6/99-99-19-02-02-15).

Самостійно розроблена форма подорожнього листа вводиться в дію на підставі наказу керівника підприємства.

Для чого потрібний подорожній лист, якщо його «скасували»?

При експлуатації автотранспорту і перевезенні вантажів підприємство має вести облік таких операцій, а саме:

• контролювати роботу транспортного засобу;
• здійснювати розрахунки за перевезення вантажів;
• списувати ПММ;
• нараховувати зарплату водіям.

Для цілей податкового обліку також потрібний документ, на підставі якого підприємство списуватиме пальне і фіксуватиме роботу автотранспорту.

Не секрет, що відсутність зв’язку з господарською діяльністю – а саме так може розглядати податкова безконтрольне використання палива – чревата нарахуванням компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ згідно з пп. «г» п. 198.5 Податкового кодексу (далі – ПК).

Крім того, платники податку на прибуток у податковому обліку можуть відображати амортизацію тільки тих основних засобів (далі – ОЗ), які використовуються в господарській діяльності. Невиробничі ОЗ не амортизуються (пп. 138.3.2 ПК).

А доказом використання транспортного засобу в господарській діяльності підприємства є, зокрема, мета і маршрут поїздки, зазначені в подорожньому листі.

Чи потрібно в подорожньому листі проставляти позначку про проходження водієм медогляду?

Нагадаємо, що порядок проведення передрейсових і післярейсових медоглядів водіїв установлено Положенням про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затверджене наказом МОЗ і МВС від 31.01.13 р. № 65/80 (далі – Положення № 65/80). Тобто водій може виїхати в рейс тільки після огляду медпрацівником. Це необхідно для забезпечення безпеки дорожнього руху. При цьому проведення медогляду не залежить від наявності або відсутності подорожнього листа.

Результати проведених медоглядів заносяться до Журналу щозмінного передрейсового і післярейсового медичних оглядів водіїв за формою додатка 3 до Положення № 65/80. За наявності подорожнього листа медпрацівник може і в ньому зробити позначку про стан здоров’я водія.

Особливості заповнення подорожнього листа

У подорожньому листі відображається пробіг автомобіля, у тому числі для контролю пробігу (напрацювання) шин, кількості витраченого палива – фактично і за нормою, розрахованою згідно з Нормами, затвердженими наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43, а також для табелювання робочого часу водіїв із метою нарахування їм зарплати.

Раніше чинна Інструкція № 74 (затверджена Наказом № 74) вимагала, щоб подорожній лист службового автомобіля оформлявся тільки на один робочий день (зміну). І видавати його можна було за умови здачі водієм подорожнього листа за минулий день роботи.

Оскільки на цей момент ці вимоги скасовано, підприємство може оформляти подорожні листи з тією періодичністю, з якою йому це зручно (наприклад, раз на тиждень або раз на місяць). Проте при цьому все-таки має сенс наводити показники спідометра автомобіля в розрізі кожного дня (при виїзді та заїзді автотранспорту), а також зазначати загальний пробіг автомобіля і витрату палива за день. Адже якщо ви зазначите в подорожньому листі тільки показник спідометра автомобіля на початок, наприклад, місяця і на кінець місяця, то при перевірці можуть виникнути запитання щодо підтвердження витрати палива.

Чи потрібно зазначати в подорожньому листі маршрут руху автомобіля?

Як ми вже зазначали вище, мета оформлення дорожнього листа – підтвердити зв’язки послуг перевезення з господарською діяльністю підприємства. Тому краще, якщо подорожній лист дозволить ідентифікувати напрямок використання палива. А зробити це можна, якщо буде видно маршрут руху транспортного засобу.

Ситуація 4. Подорожній лист для легкового автомобіля

Підприємство займається автоперевезеннями і для всебічного контролю за роботою автотранспорту розробило форму подорожнього листа легкового автотранспорту.

Зразок заповнення самостійно розробленого подорожнього листа – див. фрагмент 3.

Нормативна база:

• Закон від 05.04.01 р. № 2344-ІІІ «Про автомобільний транспорт»