Оформляем работу автотранспорта

Операции, связанные с эксплуатацией автомобиля, как и любые другие хозяйственные операции, должны быть зафиксированы первичными документами. Какими именно первичными документами следует оформлять работу автотранспорта, мы расскажем в консультации.

Товарно-транспортная накладная: что нужно знать

Начнем с анализа правил заполнения товарно-транспортной накладной (далее – ТТН). Напомним, что приказом Минтранса от 03.06.19 г. № 413 «Об утверждении изменений в Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине» (далее – Приказ № 413) были внесены некоторые изменения в Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Минтранса от 14.10.97 г. № 363 (далее – Правила № 363) и саму форму ТТН (приложение 7 к Правилам № 363). Эти изменения вступили в силу с 12.07.19 г.

Мы рассмотрим особенности оформления обычных ТТН (специальные ТТН затрагивать не будем).

Что представляет собой ТТН и зачем ее нужно оформлять?

ТТН – это единый для всех участников транспортного процесса документ, на основании которого (разд. 1 Правил № 363):

• ведется учет товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) на пути их перемещения;
• осуществляются расчеты за перевозку груза и учет выполненной работы.

Также ТТН является одним из документов, который может использоваться для учета ТМЦ в принципе (их списания, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета).

Вот так выглядит определение ТТН после изменений.

А что, собственно, изменилось в определении ТТН?

Прежняя формулировка давала повод трактовать ее так, будто бы ТТН является единственным документом для учета ТМЦ. Это позволяло налоговой придираться к операциям по оприходованию и учету запасов без наличия ТТН – вплоть до признания операций фиктивными.

Теперь ясно, что ТТН является не единственным, а единым (т. е. общим) документом для подтверждения транспортных расходов и одним из документов, которыми оформляется списание и оприходование ТМЦ.

Форма ТТН

Как мы уже отмечали выше, типовая форма ТТН (форма № 1-ТН) приведена в приложении 7 к Правилам № 363. Однако бланк этой формы не является обязательным к применению. Субъект хозяйствования (далее – СХ) может воспользоваться бланком ТТН в произвольной форме. Но при условии, что в этой произвольной форме будет присутствовать информация, указанная в п. 11.1 Правил № 363, а именно:

• название, а также дата и место составления ТТН;
• наименование (фамилия, имя, отчество) участников перевозки груза (перевозчика и/или экспедитора, заказчика, грузоотправителя, грузополучателя);
• наименование и количество груза, его основные характеристики и признаки, которые дают возможность однозначно идентифицировать этот груз;
• автомобиль, которым перевозится груз (марка, модель, тип, регистрационный номер);
• прицеп/полуприцеп (марка, модель, тип, регистрационный номер);
• пункты погрузки и разгрузки с указанием полного адреса, должности, фамилии и подписей ответственных лиц грузоотправителя, грузополучателя, водителя и/или экспедитора.

После внесенных изменений типовая форма ТТН стала более компактной, так как из ее шапки исчез ряд реквизитов, а именно:

• информация о переадресации груза;
• реквизиты доверенности, выданной грузополучателем;
• информация о состоянии перевозимого груза, номера пломбы;
• информация о транспортных услугах, которые предоставляются перевозчиком;
• Ф. И. О. и подпись бухгалтера (ответственного лица грузоотправителя);
• Ф. И. О. и подпись лица, разрешившего отпуск груза.

ТТН: бумажная или электронная

ТТН может быть составлена не только в бумажной, но и в электронной форме. Это тоже одно из изменений, внесенных Приказом № 413 в Правила № 363. В сравнительной таблице покажем, чем различается порядок ее оформления.

Процедура подписания электронной ТТН

Создание, отправка, передача, получение, хранение, обработка, использование и уничтожение электронной ТТН (далее – э-ТТН) регулируется Законом от 22.05.03 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» и Законом от 05.10.17 г. № 2155-VIII «Об электронных доверительных услугах» (п. 11.1 Правил № 363).

Для того чтобы иметь возможность подписывать э-ТТН, участники процесса перевозки (грузоотправитель, представитель перевозчика – водитель или экспедитор, грузополучатель) должны иметь квалифицированную электронную подпись (далее – КЭП).

Приведем процедуру подписания э-ТТН, которая изложена в п. 11.1 Правил № 363:

1. После оформления э-ТТН свою КЭП налагают на нее грузоотправитель и представитель перевозчика (водитель или экспедитор). При этом грузоотправитель распечатывает бумажную копию э-ТТН, подписывает ее и отдает водителю (экспедитору) для предъявления в случае проверки на дороге, а водитель (экспедитор) ставит свою подпись на бумажной копии э-ТТН (заполняется реквизит в шапке ТТН «отримав водій/експедитор»), подтверждая тем самым принятие груза для перевозки.
2. Подписанный грузоотправителем и представителем перевозчика электронный документ отправляется грузополучателю средствами электронной связи.
3. Грузополучатель ставит свою КЭП на э-ТТН после получения груза.

Когда ТТН не нужна

Можно не оформлять ТТН, если это перевозка груза для собственных нужд (п. 2 Перечня документов, необходимых для осуществления перевозки груза автомобильным транспортом во внутреннем сообщении (приложение к постановлению КМУ от 25.02.09 г. № 207). В этом случае для подтверждения права собственности на груз водителю достаточно иметь при себе накладную (например, типовой формы № М-11, утвержденной приказом Минстата от 21.06.93 г. № 193) или другой аналогичный документ. Отметим, что такого же мнения придерживается и Мининфраструктуры (Письмо № 5615).

Практические ситуации

Рассмотрим, когда и как нужно оформлять ТТН на примере практических ситуаций.

Ситуация 1. ТТН заполняется в общем порядке

Предприятие на основании договора купли-продажи отгружает товар покупателю. Для перевозки груза поставщик (грузоотправитель) заключает договор с перевозчиком-предпринимателем.

В этой ситуации ТТН заполняется в общем порядке. Пример ее заполнения – см. фрагмент 1.

Ситуация 2. При перевозке товара в стоимость включена доставка

Поставщик товара доставляет товар покупателю собственным транспортом. При этом стоимость услуг перевозки согласно условию договора:

• выделена отдельно;
• включена в стоимость товара

Если стоимость доставки оплачивается покупателем отдельно, то продавец товара, по сути, оказывает услуги перевозки. Поэтому ТТН в данном случае нужно оформить. Аналогичный вывод сделан и в письме Мининфраструктуры от 28.05.14 г. № 5615/25/10-14 (далее – Письмо № 5615);.

Если же стоимость доставки товара в договоре отдельно не выделена (т. е. она включена в стоимость товара), тогда, казалось бы, можно утверждать, что ТТН не нужна Ведь нет факта оказания услуг перевозки груза. Однако, по мнению Мининфраструктуры (письмо Мининфраструктуры от 03.09.13 г. № 10092/25/10-12), такую перевозку груза нельзя классифицировать как перевозку для собственных нужд. Причина: в результате перевозки изменяется собственник груза (пусть даже и на конечной стадии товарно-транспортного процесса). То есть при перевозке товара, в стоимость которого входит его доставка, грузоотправителю – продавцу товара также нужно оформлять ТТН.

Пример заполнения такой ТТН – см. фрагмент 2.

Ситуация 3. Доставка на арендованном транспорте

Предприятие для доставки груза покупателю использует арендованный автотранспорт, так как своего не имеет.

В данной ситуации явно предоставляется услуга по перевозке груза. И неважно, на каком транспорте осуществляется такая перевозка: на собственном или арендованном. Значит, нужно оформлять ТТН.

Путевой лист

Сразу скажем, что на сегодня нет утвержденной формы путевых листов. И даже понятия «путевой лист» уже нет в законодательстве.

Однако никто не мешает предприятию самостоятельно разработать форму путевого листа, включив в нее все реквизиты, обязательные для первичного документа согласно ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» и п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88. Отметим, что налоговая ничего не имеет против использования СХ самостоятельно разработанной формы путевого листа (письмо ГФС от 09.06.15 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 и письмо ГФС от 02.11.15 г. № 23178/6/99-99-19-02-02-15).

Самостоятельно разработанная форма путевого листа вводится в действие на основании приказа руководителя предприятия.

Для чего нужен путевой лист, если его «отменили»?

При эксплуатации автотранспорта и перевозке грузов предприятие должно вести учет таких операций, а именно:

• контролировать работу транспортного средства;
• производить расчеты за перевозку грузов;
• списывать ГСМ;
• начислять зарплату водителям.

Для целей налогового учета также нужен документ, на основании которого предприятие будет списывать горючее и фиксировать работу автотранспорта.

Не секрет, что отсутствие связи с хозяйственной деятельностью – а именно так может рассматривать налоговая бесконтрольное использование топлива – чревато начислением компенсирующих налоговых обязательств по НДС согласно пп. «г» п. 198.5 Налогового кодекса (далее – НК).

Кроме того, плательщики налога на прибыль в налоговом учете могут отражать амортизацию только тех основных средств (далее – ОС), которые используются в хозяйственной деятельности. Непроизводственные ОС не амортизируются (пп. 138.3.2 НК).

А доказательством использования транспортного средства в хозяйственной деятельности предприятия являются, в частности, цель и маршрут поездки, указанные в путевом листе.

Нужно ли в путевом листе проставлять отметку о прохождении водителем медосмотра?

Напомним, что порядок проведения предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей установлен Положением о медицинском осмотре кандидатов в водители и водителей транспортных средств, утвержденном приказом Минздрава и МВД от 31.01.13 г. № 65/80 (далее – Положение № 65/80). То есть водитель может выехать в рейс тoлько после осмотра медработником. Это необходимо для обеспечения безопасности дорожного движения. При этом проведение медосмотра не зависит oт наличия или отсутcтвия путевого листа.

Результаты проведенных медосмотров заносятся в Журнал ежесменного предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителей по форме приложения 3 к Положению № 65/80. При наличии путевого листа медработник может и в нем сделать отметку о состоянии здоровья водителя.

Особенности заполнения путевого листа

В путевом листе отражается пробег автомобиля, в том числе для контроля пробега (наработки) шин, количества израсходованного топлива – фактически и по норме, рассчитанной согласно Нормам, утвержденным приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43, а также для табелирования рабочего времени водителей с целью начисления им зарплаты.

Ранее действовавшая Инструкция № 74 (утвержденная Приказом № 74) требовала, чтобы путевой лист служебного автомобиля оформлялся только на один рабочий день (смену). И выдавать его можно было при условии сдачи водителем путевого листа за прошедший день работы.

Поскольку на данный момент эти требования отменены, предприятие может оформлять путевые листы с той периодичностью, с которой ему это удобно (например, раз в неделю или раз в месяц). Однако при этом все-таки имеет смысл приводить показатели спидометра автомобиля в разрезе каждого дня (при выезде и заезде автотранспорта), а также указывать общий пробег автомобиля и расход топлива за день. Ведь если вы укажете в путевом листе только показатель спидометра автомобиля на начало, например, месяца и на конец месяца, то при проверке могут возникнуть вопросы относительно подтверждения расхода топлива.

Нужно ли указывать в путевом листе маршрут движения автомобиля?

Как мы уже отмечали выше, цель оформления путевого листа – подтвердить связи услуг перевозки с хозяйственной деятельностью предприятия. Поэтому лучше, если путевой лист позволит идентифицировать направление использования топлива. А сделать это можно, если будет виден маршрут движения транспортного средства.

Ситуация 4. Путевой лист для легкового автомобиля

Предприятие занимается автоперевозками и для всестороннего контроля за работой автотранспорта разработало форму путевого листа легкового автотранспорта.

Образец заполнения самостоятельно разработанного путевого листа – см. фрагмент 3.

Нормативная база:

• Закон от 05.04.01 г. № 2344-ІІІ «Об автомобильном транспорте»