Хто зобов’язаний зберігати КЕП на токенах

Нагадаємо, що 7 листопада 2018 року набув чинності Закон від 05.10.17 р. № 2155-VIII (далі – Закон № 2155), яким було введене поняття «кваліфікований електронний підпис» (далі – КЕП).

КЕП – це вдосконалений (більш захищений) електронний підпис, який створюється з використанням засобу КЕП і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (ст. 1 Закону № 2155).

До набуття чинності Закону № 2155 застосовувався електронний цифровий підпис (далі – ЕЦП). Але видані до 07.11.18 р. ЕЦП відразу не скасували. Вони продовжували діяти протягом перехідного періоду, передбаченого ч. 5 розд. VII Закону № 2155. Тобто ще протягом 2 років із дня набуття чинності цього Закону. Таким чином, строк застосування всіх ЕЦП минув 7 листопада 2020 року.

Увага! Починаючи з 07.11.20 р. ЕЦП уже не діють!

Запитання перше: що тепер робити?

Платники, які отримали електронний підпис до 07.11.18 р., повинні замінити його на КЕП.

Зауважимо, що електронний підпис діє, як правило, не більше 2 років, а ті платники, які змінювали (або отримували) електронні ключі після 07.11.18 р., уже отримали КЕП.

Запитання друге (головне): де зберігати КЕП?

За своєю суттю КЕП – це електронний файл, для зберігання якого потрібен носій. Таким носієм є засіб кваліфікованого електронного підпису або печатки (ст. 1 Закону № 2155).

Засіб кваліфікованого електронного підпису або печатки – це апаратно-програмний або апаратний пристрій або програмне забезпечення, що реалізує криптографічні алгоритми генерації ключів та/або створення кваліфікованого електронного підпису чи печатки, та/або перевірки кваліфікованого електронного підпису або печатки, та/або зберігання особистого ключа кваліфікованого електронного підпису чи печатки, який відповідає вимогам Закону № 2155.

Згідно з роз’ясненням податкової, засобом кваліфікованого електронного підпису або печатки є:

• звичайний пристрій, на якому створюється та зберігається КЕП (будь-який флеш-накопичувач, жорсткий диск комп’ютера і т. п.). У п. 17 ч. 1 ст. 1 Закону № 2155 такий пристрій називається простим засобом КЕП;
• пристрій із вбудованими апаратно-програмними засобами, що забезпечують захист записаних на ньому даних від несанкціонованого доступу, копіювання або ознайомлення з параметрами особистого ключа. Даний пристрій є захищеним носієм особистих ключів і відповідає умовам п. 2 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 19.09.18 р. № 749. Прикладом такого носія є токен.

Токен – це компактний пристрій у вигляді USB-носія із захищеною пам’яттю, ваш електронний ключ до інформації.

Як бачите, може бути два місця для зберігання КЕП:

1) жорсткий диск або флешка (звичні для більшості бухгалтерів);

2) токен.

Запитання третє: чи обов’язково використовувати токен для зберігання КЕП?

Як роз’яснює податкова, порядок зберігання КЕП залежить від виду діяльності суб’єкта господарювання. Так, зберігати КЕП на токенах зобов’язані (ч. 2 ст. 17 Закону № 2155):

• представники органів державної влади;
• представники органів місцевого самоврядування;
• працівники державних установ, підприємств, організацій;
• нотаріуси;
• держреєстратори та суб’єкти, які виконують їхні обов’язки.

Тобто всі інші суб’єкти господарювання можуть зберігати КЕП на простих засобах КЕП (жорстких дисках, флешках) або ж використовувати токени за своїм бажанням.