Як відобразити в обліку недостачу запасів на складі?

Запаси на складі можуть зіпсуватися або їх можуть викрасти. У бухгалтерському обліку вартість вкрадених або зіпсованих запасів на складах відображається за дебетом субрахунка 947 «Недостачі та втрати від псування цінностей» із кореспонденцією за кредитом рахунків 20 «Виробничі запаси», 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 26 «Готова продукція», 28 «Товари» тощо.

Якщо запаси на складі зіпсовані або їх недостача викликана іншими природними причинами (утруска, усихання тощо), тоді сума недостачі – як у межах норм природних втрат, так і понад норми – визнається витратами звітного періоду і також відображається на субрахунку 947.

Якщо недостача виникла через розкрадання запасів, то перше запитання, яке виникає на практиці: хто винен у недостачі? Це може з'ясуватися не відразу. Тому до моменту встановлення винної особи недостача відображається за дебетом забалансового рахунка 072 «Неповернені недостачі та втрати від псування цінностей».

Якщо винна особа так і не буде знайдена, забалансовий рахунок буде закрито після закінчення строку позовної давності (через 3 роки).

Коли винна особа буде встановлена, сума недостачі списується із забалансового рахунка і заборгованість показується за дебетом субрахунка 375 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» з одночасним відображенням за кредитом субрахунка 716 «Відшкодування раніше списаних активів». Погашення недостачі відображається за дебетом рахунка 30 «Готівка», 31 «Рахунки в банках» або 66 «Розрахунки за виплатами працівників» (залежно від способу погашення) і кредитом 375.

Для притягнення винних осіб до матеріальної відповідальності необхідні підстави, а саме:

• результати інвентаризації, оформлені відповідно до Положення про інвентаризацію активів і зобов'язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.14 р. № 879;
• договір про повну матеріальну відповідальність, укладений в індивідуальному або в колективному порядку.

Зверніть увагу, що за договором про колективну матеріальну відповідальність, якщо конкретний винуватець недостачі встановлений не буде, то всі члени трудового колективу за таким договором несуть солідарну відповідальність, розмір якої визначається виходячи з окладу працівника і часу роботи за період від останньої інвентаризації до моменту виявлення недостачі. Перелік робіт, при виконанні яких може бути застосована колективна матеріальна відповідальність, затверджено наказом Мінпраці від 12.05.96 р. № 43.

Приклад

30.06.15 р. за результатами інвентаризації на складі була виявлена недостача товару на суму 10 000 грн. За результатами службового розслідування було виявлено розкрадання товарів, тому сума недостачі була розподілена між матеріально відповідальними особами та утримана з їх зарплати.

Облік операцій покажемо в таблиці.

(грн.)