Как отразить в учете недостачу запасов на складе?

Запасы на складе могут испортиться или их могут похитить. В бухгалтерском учете стоимость украденных или испорченных запасов на складах отражается по дебету субсчета 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с корреспонденцией по кредиту счетов 20 «Производственные запасы», 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», 26 «Готовая продукция», 28 «Товары» и т. д.

Если запасы на складе испорчены или их недостача вызвана другими естественными причинами (утруска, усушка и т. д.), тогда сумма недостачи – как в пределах норм естественной убыли, так и сверх норм – признается расходами отчетного периода и также отражается на субсчете 947.

Если недостача возникла из-за хищения запасов, то первый вопрос, который возникает на практике: кто виновен в недостаче? Это может выясниться не сразу. Поэтому до момента установления виновного лица недостача отражается по дебету забалансового счета 072 «Невозвращенные недостачи и потери от порчи ценностей».

Если виновное лицо так и не будет найдено, забалансовый счет будет закрыт по истечении срока исковой давности (через 3 года).

Когда виновное лицо будет установлено, сумма недостачи списывается с забалансового счета и задолженность показывается по дебету субсчета 375 «Расчеты по возмещению нанесенных убытков» с одновременным отражением по кредиту субсчета 716 «Возмещение ранее списанных активов». Погашение недостачи отражается по дебету счета 30 «Наличность», 31 «Счета в банках» или 66 «Расчеты по выплатам работников» (в зависимости от способа погашения) и кредиту 375.

Для привлечения виновных лиц к материальной ответственности необходимы основания, а именно:

• результаты инвентаризации, оформленные в соответствии с Положением об инвентаризации активов и обязательств, утвержденным приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879;
• договор о полной материальной ответственности, заключенный в индивидуальном или в коллективном порядке.

Обратите внимание, что по договору о коллективной материальной ответственности, если конкретный виновник недостачи установлен не будет, то все члены трудового коллектива по такому договору несут солидарную ответственность, размер которой определяется исходя из оклада работника и времени работы за период от последней инвентаризации до момента обнаружения недостачи. Перечень работ, при выполнении которых может быть применена коллективная материальная ответственность, утвержден приказом Минтруда от 12.05.96 г. № 43.

Пример

30.06.15 г. по результатам инвентаризации на складе была выявлена недостача товара на сумму 10 000 грн. По результатам служебного расследования было выявлено хищение товаров, поэтому сумма недостачи была распределена между материально ответственными лицами и удержана из их зарплаты.

Учет операций покажем в таблице.

(грн.)

(грн.)