Запитання із семінару: розрахунки платіжною карткою в зарубіжному відрядженні

Ми продовжуємо знайомити вас із цікавими запитаннями, які були поставлені на семінарах, що проводяться ВКК «Баланс-Клуб» спільно з редакцією «БАЛАНСУ». Для публікацій ми обираємо теми, які будуть цікаві багатьом бухгалтерам.

Працівник направляється у зарубіжне відрядження. Чи можна замість авансу готівкою перерахувати йому інвалюту на особисту платіжну картку або дати із собою корпоративну платіжну картку?

Можна. Картка замість готівки – це зручно і безпечно.

Нагадаємо, що платіжна картка відкривається до конкретного поточного рахунка юридичної або фізичної особи. Банки випускають особисті платіжні картки фізосіб і корпоративні платіжні картки суб'єктів господарювання (п. 2.2 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 30.04.10 р. № 223, далі – Положення № 223).

Якщо аванс на відрядження перераховується на картку, що вважати датою видачі грошових коштів під звіт?

Якщо аванс на відрядження перераховано на особисту картку працівника (тобто на його особовий поточний рахунок), то датою видачі грошових коштів під звіт буде дата зарахування грошей на картку (дата переведення грошей із рахунка підприємства на рахунок працівника).

Нагадаємо, що особисті платіжні картки, відкриті до поточних рахунків фізосіб, забороняється використовувати для здійснення операцій, пов'язаних із підприємницькою діяльністю (п. 7.7 Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492, далі – Інструкція № 492).

Якщо працівник використовує у відрядженні корпоративну картку, то моментом видачі грошових коштів під звіт є дата їх списання з картки (оскільки до цього моменту гроші знаходяться на поточному рахунку підприємства). Працівник – довірена особа підприємства, на ім’я якої випущена картка, є її законним утримувачем і може пред'являти її до платежу (п. 1.4 Положення № 223).

А що робити, якщо у відрядження направляють декілька працівників, а корпоративна платіжна картка – одна на всіх, як це оформити?

У цьому випадку в наказі на відрядження можна призначити відповідального за використання платіжної картки, від імені якого і здійснюватимуться платежі у відрядженні, – за себе і за інших осіб (витрати повинні бути підтверджені первинними документами).

На думку Мінфіну, висловлену ним у листі від 11.03.06 р. № 31-26030-12-13/5020, якщо, наприклад, з корпоративної картки проводиться оплата за проживання всіх відрядних осіб, то оригінали рахунків (квитанцій) готелю повинні містити інформацію про прізвища осіб, за проживання яких сплачено, вартість проживання, види витрат, включених до рахунка. Ця рекомендація підтверджується також у листі НБУ від 07.04.06 р. № 25-209/827-3767.

А якщо декілька працівників направляються в зарубіжне відрядження одночасно, але в різні місця?

Тоді можна чинити інакше: випустити декілька корпоративних карток до одного поточного рахунка підприємства (п. 2.8 Положення № 223). При цьому виписка банку формується по одному поточному рахунку, але банк, як правило, може надати розшифровки руху грошових коштів за кожною окремою карткою.

Щоб можна було розраховуватися в зарубіжному відрядженні карткою, поточний рахунок повинен бути в інвалюті?

Не обов'язково. У зарубіжному відрядженні можна використовувати як «інвалютну», так і «гривневу» платіжну картку (якщо у підприємства немає поточного інвалютного рахунка). Згідно з договором із банком валюта розрахунків може не збігатися з валютою, у якій відкрито рахунок. На практиці це означає, що банк дає можливість з гривневого рахунка розрахуватися інвалютою (або зняти готівкову інвалюту), тобто провести конвертацію валюти.

Чи є якісь особливості, обмеження при використанні платіжної картки за кордоном?

Обмеження при розрахунку платіжної картки встановлені п. 8.3 Інструкції № 492.

Забороняється використовувати кошти з поточного рахунка із застосуванням корпоративної платіжної картки на отримання зарплати та інші виплати соціального характеру, на розрахунки за зовнішньоекономічними договорами, здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.

Окремо вкажемо на обмеження, що стосуються застосування платіжної картки, відкритої до поточного інвалютного рахунка. Розраховуватися карткою (тобто здійснювати безготівкову оплату) за кордоном можна виключно:

• на витрати, пов'язані з відрядженням (наприклад, проїзд, проживання);
• витрати представницького характеру;
• оплату експлуатаційних витрат, пов'язаних із утриманням і перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України відповідно до умов Кодексу торгового мореплавства, Повітряного кодексу, а також Конвенції про міжнародну цивільну авіацію від 07.12.44 р. і Міжнародної конвенції про дорожній рух від 08.11.68 р.

Крім того, готівкову інвалюту для оплати витрат на відрядження дозволяється отримувати тільки за межами України (тобто знімати готівкову інвалюту з картки на території України забороняється).

Яку суму на корпоративній картці можна вивезти за межі України?

Немає ніяких законодавчих обмежень із суми, яка вивозиться за межі України на корпоративній картці.

Це і зрозуміло: гроші, як ми вже говорили, фактично знаходяться на поточному рахунку підприємства (або на особовому рахунку фізособи, якщо вона їде за кордон з особистою карткою). Відповідно, немає необхідності декларувати на митниці суму, що «вивозиться».

Якщо ж з України вивозиться готівкова інвалюта, то тут все складніше. На зарубіжне відрядження одному працівникові може бути видана сума в еквіваленті:

• до 10 000 євро – без письмового декларування митному органу;
• понад 10 000 євро – за умови письмового декларування митному органу в повному обсязі з пред'явленням документів, що підтверджують зняття суми перевищення ліміту з рахунку в банку (п. 2 ч. 2 Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 27.05.08 р. № 148). Підтвердними документами можуть бути довідка банку про зняття коштів із рахунка на підставі заяви на видачу готівки (лист НБУ від 23.06.09 р. № 13-123/4216-11974).

Чи можна використовувати у відрядженні інвалюту з картки на заправлення автомобіля, плату за проїзд по автобану, стоянку? Чи включаються такі витрати до податкових витрат?

Підприємство може направити працівника у відрядження як на його власному або службовому автомобілі, так і на орендованому. Нерідко працівник орендує автомобіль уже за кордоном для проїзду до місця відрядження або для виконання інших службових завдань.

Згідно з пп. 140.1.7 Податкового кодексу (далі – ПК) до податкових витрат можна включити, зокрема, витрати працівника на проїзд і провезення багажу, бронювання квитків як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, зокрема на орендованому транспорті. Також підприємство може включити до податкових витрат суми, сплачені за пально-мастильні матеріали, за техобслуговування, стоянку і паркування службового автомобіля (пп. «в» пп. 138.10.2 ПК). На нашу думку, це стосується і орендованого транспорту, який є хоча і не власним, але протягом строку оренди – службовим.

Таким чином, підприємство може включити до податкових витрат плату за проїзд по дорогах, стоянку і заправлення автомобіля в службовому відрядженні. Розрахуватися можна як готівковою інвалютою, так і із застосуванням платіжної картки (п. 8.3 Інструкції № 492).

Головне, звичайно, – це зв'язок понесених витрат із господарською діяльністю підприємства та їх документальне підтвердження первинними документами: квитанціями терміналів, чеками банкоматів, проїзними квитками тощо (див. також ЗІР, категорія 102.07.14).

Чи треба відображати суми, перераховані на картку для здійснення витрат на відрядження, у касовій книзі підприємства?

Ні, не треба. Відповідно до п. 2.12 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637), фізособи – довірені особи підприємств, які отримали готівку із застосуванням корпоративних карток, можуть використовувати ці суми за призначенням без оприбуткування в касі.

Такі довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами у строки і порядку, визначеному для підзвітних осіб законодавством України. Крім того, вони зобов'язані подати документи про отримання готівки з поточного рахунка (чек банкомата, копію видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанцію, квитанцію торговельного терміналу тощо) разом із невитраченим залишком готівки.

Протягом якого часу працівник повинен подати звіт про використання коштів у відрядженні із застосуванням платіжних карток?

У загальному випадку звіт про використання грошових коштів, виданих під звіт або на відрядження, подається не пізніше п'ятого банківського дня, що настає за днем закінчення відрядження (пп. «б» пп. 170.9.2 ПК).

Якщо під час відрядження працівник отримував готівку із застосуванням корпоративної платіжної картки, то звіт подається не пізніше третього банківського дня після завершення відрядження. Одночасно він повинен повернути надмірно витрачену суму готівки, тобто зняту з платіжної картки суму, використання якої не підтверджене документами (пп. «а» пп. 170.9.3 ПК).

Якщо працівник використовував особисту платіжну картку, то логічно було б застосовувати п'ятиденний строк для подання звіту. Проте, на думку податкових органів, і в цьому випадку застосовується триденний строк (лист ДПС від 06.02.12 р. № 2292/6/23-50.0214).

Оскільки така відмінність у днях (п'ять або три) не є принциповою, то радимо у будь-якому випадку застосовувати підхід, запропонований податківцями.

Якщо ж працівник у зарубіжному відрядженні розплачувався карткою за безготівковим розрахунком, то граничний строк подання звіту становить 10 банківських днів і за наявності поважних причин може бути продовжений до 20 банківських днів (до з'ясування питання, якщо виявлено розбіжність між відповідними звіт­ними документами) (пп. «б» пп. 170.9.3 ПК).

Як правильно оформити повернення невикористаної у відрядженні інвалюти?

Якщо під час відрядження працівник знімав готівкову інвалюту з картки, то невикористаний залишок треба повернути до каси в цій же валюті, як випливає із змісту норми п. 2.12 Положення № 637. Працівник не має права від імені підприємства проводити обмін валют. Це може робити тільки уповноважений банк за дорученням підприємства (ч. 1 ст. 6 Декрету від 19.02.93 р. № 15-93 «Про систему валютного регулювання і валютного контролю»).

Припустимо, що у підприємства немає поточного рахунка в інвалюті, а працівник знімав готікову інвалюту за кордоном. Залишок такої інвалюти він повинен повернути до каси підприємства. Далі бухгалтерові треба подати до банку заявку на продаж інвалюти і потім зарахувати отриману суму в гривнях на поточний рахунок підприємства.