Вопросы с семинара: расчеты платежной карточкой в зарубежной командировке

Мы продолжаем знакомить вас с интересными вопросами, которые были заданы на семинарах, проводимых ИКК «Баланс-Клуб» совместно с редакцией «БАЛАНСА». Для публикаций мы выбираем темы, которые будут интересны многим бухгалтерам.

Работник направляется в зарубежную командировку. Можно ли вместо аванса наличными перечислить ему инвалюту на личную платежную карточку или дать с собой корпоративную платежную карточку?

Можно. Карточка вместо наличных – это удобно и безопасно.

Напомним, что платежная карточка открывается к конкретному текущему счету юридического или физического лица. Банки выпускают личные платежные карточки физлиц и корпоративные платежные карточки субъектов хозяйствования (п. 2.2 Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 30.04.10 г. № 223, далее – Положение № 223).

Если аванс на командировку перечисляется на карточку, что считать датой выдачи денежных средств под отчет?

Если аванс на командировку перечислен на личную карточку работника (т. е. на его личный текущий счет), то датой выдачи денежных средств под отчет будет дата зачисления денег на карточку (дата перевода денег со счета предприятия на счет работника).

Напомним, что личные платежные карточки, открытые к текущим счетам физлиц, запрещается использовать для осуществления операций, связанных с предпринимательской деятельности (п. 7.7 Инструкции, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492, далее – Инструкция № 492).

Если работник использует в командировке корпоративную карточку, то моментом выдачи денежных средств под отчет является дата их списания с карточки (поскольку до этого момента деньги находятся на текущем счете предприятия). Работник – доверенное лицо предприятия, на имя которого выпущена карточка, является ее законным держателем и может предъявлять ее к платежу (п. 1.4 Положения № 223).

А что делать, если в командировку направляются несколько работников, а корпоративная платежная карточка – одна на всех, как это оформить?

В этом случае в приказе на командировку можно назначить ответственного за использование платежной карточки, от имени которого и будут осуществляться платежи в командировке – за себя и за других лиц (расходы должны быть подтверждены первичными документами).

По мнению Минфина, высказанному им в письме от 11.03.06 г. № 31-26030-12-13/5020, если, к примеру, с корпоративной карточки производится оплата за проживание всех командированных лиц, то оригиналы счетов (квитанций) гостиницы должны содержать информацию о фамилиях лиц, за проживание которых уплачено, стоимость проживания, виды расходов, включенных в счет. Эта рекомендация подтверждается также в письме НБУ от 07.04.06 г. № 25-209/827-3767.

А если несколько работников направляются в зарубежную командировку одновременно, но в разные места?

Тогда можно поступить иначе: выпустить несколько корпоративных карточек к одному текущему счету предприятия (п. 2.8 Положения № 223). При этом выписка банка формируется по одному текущему счету, но банк, как правило, может предоставить расшифровки движения денежных средств по каждой отдельной карточке.

Чтобы можно было рассчитываться в зарубежной командировке карточкой, текущий счет должен быть в инвалюте?

Не обязательно. В зарубежной командировке можно использовать как «инвалютную», так и «гривневую» платежную карточку (если у предприятия нет текущего инвалютного счета). Согласно договору с банком, валюта расчетов может не совпадать с валютой, в которой открыт счет. На практике это означает, что банк дает возможность с гривневого счета рассчитаться инвалютой (либо снять наличную инвалюту), то есть произвести конвертацию валюты.

Есть ли какие-то особенности, ограничения при использовании платежной карточки за границей?

Ограничения при расчете платежной карточкой установлены п. 8.3 Инструкции № 492.

Запрещается использовать средства с текущего счета с применением корпоративной платежной карточки на получение зарплаты и другие выплаты социального характера, на расчеты по внешнеэкономическим договорам, осуществление иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.

Отдельно укажем на ограничения, касающиеся применения платежной карточки, открытой к текущему инвалютному счету. Рассчитываться карточкой (т. е. совершать безналичную оплату) за границей можно исключительно:

• на расходы, связанные с командировкой (например, проезд, проживание);
• расходы представительского характера;
• оплату эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины в соответствии с условиями Кодекса торгового мореплавания, Воздушного кодекса, а также Конвенции о международной гражданской авиации от 07.12.44 г. и Международной конвенции о дорожном движении от 08.11.68 г.

Кроме того, наличную инвалюту для оплаты расходов на командировку разрешается получать только за пределами Украины (т. е. снимать наличную инвалюту с карточки на территории Украины запрещается).

Какую сумму на корпоративной карточке можно вывезти за пределы Украины?

Нет никаких законодательных ограничений по сумме, которая вывозится за пределы Украины на корпоративной карточке.

Это и понятно: деньги, как мы уже говорили, фактически находятся на текущем счете предприятия (или на личном счете физлица, если он едет за границу с личной карточкой). Соответственно нет необходимости декларировать на таможне «вывозимую» сумму.

Если же из Украины вывозится наличная инвалюта, то здесь все сложнее. На зарубежную командировку одному работнику может быть выдана сумма в эквиваленте:

· до 10 000 евро – без письменного декларирования таможенному органу;

· свыше 10 000 евро – при условии письменного декларирования таможенному органу в полном объеме с предъявлением документов, подтверждающих снятие суммы превышения лимита со счета в банке (п. 2 ч. 2 Инструкции, утвержденной постановлением Правления НБУ от 27.05.08 г. № 148). Подтверждающими документами могут быть справка банка о снятии средств со счета на основании заявления на выдачу наличности (письмо НБУ от 23.06.09 г. № 13-123/4216-11974).

Можно ли использовать в командировке инвалюту с карточки на заправку автомобиля, плату за проезд по автобану, стоянку? Включаются ли такие затраты в налоговые расходы?

Предприятие может направить работника в командировку как на его собственном или служебном автомобиле, так и на арендованном. Нередко работник арендует автомобиль уже за границей для проезда к месту командировки или для выполнения других служебных заданий.

Согласно пп. 140.1.7 Налогового кодекса (далее – НК), в налоговые расходы можно включить, в частности, затраты работника на проезд и провоз багажа, бронирование билетов как до места командировки и обратно, так и по месту командировки, в том числе на арендованном транспорте. Также предприятие может включить в налоговые расходы суммы, уплаченные за горюче-смазочные материалы, за техобслуживание, стоянку и парковку служебного автомобиля (пп. «в» пп. 138.10.2 НК). По нашему мнению, это касается и арендованного транспорта, который является хотя и не собственным, но в течение срока аренды – служебным.

Таким образом, предприятие может включить в налоговые расходы плату за проезд по дорогам, стоянку и заправку автомобиля в служебной командировке. Рассчитаться можно как наличной инвалютой, так и с применением платежной карточки (п. 8.3 Инструкции № 492).

Главное, конечно, – это связь понесенных затрат с хозяйственной деятельностью предприятия и их документальное подтверждение первичными документами: квитанциями терминалов, чеками банкоматов, проездными билетами и др. (см. также ОИР, категория 102.07.14).

Надо ли отражать суммы, перечисленные на карточку для осуществления командировочных расходов, в кассовой книге предприятия?

Нет, не надо. В соответствии с п. 2.12 Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637 (далее – Положение № 637), физлица – доверенные лица предприятий, получившие наличные с применением корпоративных карточек, могут использовать эти суммы по назначению без оприходования в кассе.

Такие доверенные лица представляют в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в сроки в и порядке, определенном для подотчетных лиц законодательством Украины. Кроме того, они обязаны представить документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копию расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанцию торгового терминала и т. д.) вместе с неизрасходованным остатком наличных.

В течение какого времени работник должен представить отчет об использовании средств в командировке с применением платежных карточек?

В общем случае отчет об использовании денежных средств, выданных под отчет или на командировку, подается не позднее пятого банковского дня, следующего за днем окончания командировки (пп. «б» пп. 170.9.2 НК).

Если во время командировки работник получал наличные с применением корпоративной платежной карточки, то отчет подается не позднее третьего банковского дня после завершения командировки. Одновременно он должен вернуть излишне потраченную сумму наличных, то есть снятую с платежной карточки сумму, использование которой не подтверждено документами (пп. «а» пп. 170.9.3 НК).

Если работник использовал личную платежную карточку, то логично было бы применять пятидневный срок для представления отчета. Однако, по мнению налоговых органов, и в этом случае применяется трехдневный срок (письмо ГНС от 06.02.12 г. № 2292/6/23-50.0214).

Поскольку такое различие в днях (пять или три) не является принципиальным, то советуем в любом случае применять подход, предложенный налоговиками.

Если же работник в зарубежной командировке расплачивался карточкой по безналичному расчету, то предельный срок представления отчета составляет 10 банковских дней и при наличии уважительных причин может быть продлен до 20 банковских дней (до выяснения вопроса, если выявлено расхождение между соответствующими отчетными документами) (пп. «б» пп. 170.9.3 НК).

Как правильно оформить возврат неиспользованной в командировке инвалюты?

Если во время командировки работник снимал наличную инвалюту с карточки, то неиспользованный остаток надо вернуть в кассу в этой же валюте, как следует из содержания нормы п. 2.12 Положения № 637. Работник не вправе от имени предприятия производить обмен валют. Это может делать только уполномоченный банк по поручению предприятия (ч. 1 ст. 6 Декрета от 19.02.93 г. № 15-93 «О системе валютного регулирования и валютного контроля»).

Предположим, что у предприятия нет текущего счета в инвалюте, а работник снимал наличную инвалюту за рубежом. Остаток такой инвалюты он должен вернуть в кассу предприятия. Далее бухгалтеру надо подать в банк заявку на продажу инвалюты и затем зачислить полученную сумму в гривнях на текущий счет предприятия.