Як обліковувати канцтовари, куплені для підприємства працівником у закордонному відрядженні

Під час закордонного відрядження придбав для підприємства канцтовари. Повернувшись із відрядження, він подав до бухгалтерії документи, які підтверджують його витрати. Чи може підприємство оприбуткувати канцтовари та відшкодувати працівнику витрати на їх придбання?

Ні, підприємство не може у звичайному порядку оприбуткувати такі канцтовари та відшкодувати їх вартість працівнику, оскільки:

• по-перше, це витрати не на відрядження в розумінні КЗпП, Податкового кодексу (далі – ПК) та Інструкції, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59);
• по-друге, таку покупку підприємство не має права оплатити (компенсувати) у принципі. Це забороняють норми валютного законодавства.

Пояснимо нашу відповідь детальніше.

Направляючи працівника в службове відрядження, підприємство зобов'язане оплатити (компенсувати) йому витрати на відрядження (ст. 121 КЗпП), під якими чинне законодавство України розуміє:

• добові за час відрядження, вартість проїзду до місця відрядження і назад, витрати на наймання житлового приміщення (ст. 121 КЗпП, пп. «а» пп. 170.9.1 ПК);
• витрати на проїзд за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті), оплату послуг готелів із побутового обслуговування (прання, ремонт, прасування одягу, ремонт взуття), телефонних розмов, вартість оформлення закордонного паспорта, візи, оплату обов'язкового страхування, інші витрати, пов'язані із правилами в'їзду та перебування у країні відрядження, у тому числі податки, збори, витрати на бронювання місць у готелях, оплату страхових полісів (пп. «а» пп. 170.9.1 ПК);
• додатково – комісійні витрати з обміну валюти (п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Як бачимо, усі перелічені витрати, які підлягають відшкодуванню працівнику, стосуються задоволення його особистих потреб під час відрядження. А купівля канцтоварів до такого роду витрат не належить. Фактично ідеться про придбання підприємством товару за кордоном «через» працівника, тобто купівлю товару резидентом у нерезидента. Проте в ст. 7 Декрету КМУ від 19.02.93 р. № 15-93 «Про систему валютного регулювання та валютного контролю» (далі – Декрет № 15-93) ідеться, що розрахунки за товари між резидентами та нерезидентами в межах торгового обороту здійснюються в інвалюті або гривні лише в безготівковій формі через уповноважені банки.

Отже, якщо працівник розрахувався готівкою інвалютою, то він порушив норми Декрету № 15-93.

А якщо працівник розрахувався корпоративною платіжною карткою? Начебто безготівковий варіант. Але при цьому порушується норма п. 8.3 Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492, яка не дозволяє використовувати карткові рахунки (електронні платіжні засоби, далі – ЕПЗ) юросіб за межами України для розрахунків за товари.

Окрім витрат на відрядження, за допомогою ЕПЗ за межами України дозволяється оплачувати лише витрати представницького характеру, а також експлуатаційні витрати, пов'язані з утриманням і перебуванням транспортних засобів за кордоном. Але купівля канцтоварів, які працівник привіз для використання підприємством в Україні, навряд чи може бути віднесена до представницьких витрат, здійснених за кордоном.

Порушення зазначених норм валютного законодавства загрожує штрафом у сумі, еквівалентній сумі витраченої інвалюти, перерахованої в гривні за курсом НБУ на дату проведення такого перерахунку (ч. 2 ст. 16 Декрету № 15-93).

Разом з тим недавно ДФС погодилася, що вона не має повноважень застосовувати зазначені санкції (лист від 10.11.14 р. № 9929/7/99-99-10-02-02-17). Це сфера компетенції виключно НБУ. Але вважаємо, що донарахувати ПДФО (пп. «б» пп. 170.9.1 ПК) і застосувати штраф (ст. 127 ПК) за відшкодування працівнику суми, яку буде розцінено як надмірно витрачену у відрядженні, органи ДФС не забаряться.

Як можна красиво вийти з нашої ситуації? Є декілька варіантів, але за будь-якого з них не рекомендуємо додавати до звіту про використання коштів, виданих у підзвіт або на відрядження (далі – звіт), «іноземні» документи, які підтверджують витрати на канцтовари. Розглянемо детальніше ці варіанти.

Варіант 1. Працівник витратив свої гроші на купівлю канцтоварів. У цьому випадку він може:

• подарувати канцтовари підприємству. Причому вартість можна заявити будь-яку. У разі оприбуткування цю вартість буде включено до іншого операційного доходу підприємства (Кт 718 «Дохід від безоплатно отриманих активів»), а в разі списання – до витрат (зазвичай адміністративних (Дт 92) або збутових (Дт 93). А витрати працівнику можна компенсувати, наприклад, шляхом збільшення добових витрат (до максимально можливої суми, дозволеної пп. «а» пп. 170.9.1 ПК) на підставі спеціального наказу або шляхом видачі премії (матеріальної допомоги тощо);
• продати канцтовари підприємству. Мінус такого варіанту в тому, що із суми, виплаченої працівнику за канцтовари, підприємству доведеться утримати і сплатити ПДФО (15 % або 20 %). Плюс – вартість канцтоварів опиниться у витратах, а доходів не буде.

Зазначимо, що нараховані в бухобліку доходи та витрати в повному розмірі будуть ураховані для визначення об'єкта ободаткування податком на прибуток (пп. 134.1.1 ПК).

Варіант 2. Працівник оплатив купівлю канцтоварів за допомогою ЕПЗ (корпоративної картки). Тоді вартість покупки вважається надмірно витраченими сумами.

При цьому якщо ЕПЗ відкрито до поточного рахунка в гривні, то можливі, наприклад, такі варіанти дій:

• працівник вносить гривневий еквівалент витраченої інвалюти в касу підприємства. А підприємство відшкодовує йому витрати шляхом збільшення добових витрат або у вигляді премії;
• працівник не повертає в касу «неправильно» витрачені кошти, тоді їх сума обкладається ПДФО з урахуванням натурального коефіцієнта (п. 164.5 ПК), який доведеться сплатити підприємству.

Далі можна вчиняти за варіантом 1 (прийняти канцтовари в дар або купити їх у працівника).

Якщо ЕПЗ відкрито до поточного рахунка в інвалюті, то працівник повинен повернути підприємству надмірно витрачену суму в інвалюті до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (пп. «а» пп. 170.9.3 ПК). У противному разі підприємство буде змушене виконати норму ст. 2 Закону від 06.06.95 р. № 217/95-ВР (далі – Закон № 217). Згідно з цією статтею заборгованість працівників підприємства за виданим в інвалюті авансом (у разі неповернення такої заборгованості в установлений строк) стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі такого авансу, перерахованій у гривні за курсом НБУ на дату погашення заборгованості. Більше того, стягнута сума направляється на погашення збитків підприємства від неповернення авансу, а залишок має перераховуватися до бюджету (ст. 3 Закону № 217).

Щоб уникнути неприємних наслідків, підприємство може видати працівнику кошти для самостійного придбання (як фізособа) у банку інвалюти, яку він внесе до каси підприємства. Ці кошти можуть бути видані працівникові у вигляді матеріальної допомоги або плати за канцтовари, які він продасть підприємству (див. варіант 1).