Как учитывать канцтовары, купленные для предприятия работником в зарубежной командировке?

Работник предприятия во время загранкомандировки приобрел для предприятия канцтовары. Вернувшись из командировки, он представил в бухгалтерию документы, подтверждающие его расходы. Может ли предприятие оприходовать канцтовары и возместить работнику расходы на их приобретение?

Нет, предприятие не может в обычном порядке оприходовать такие канцтовары и возместить их стоимость работнику, поскольку:

• во-первых, это не командировочные расходы в понимании КЗоТа, Налогового кодекса (далее – НК) и Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59);
• во-вторых, такую покупку предприятие не вправе оплатить (компенсировать) в принципе. Это запрещают нормы валютного законодательства.

Поясним наш ответ подробнее.

Направляя работника в служебную командировку, предприятие обязано оплатить (компенсировать) ему командировочные расходы (ст. 121 КЗоТ), под которыми действующее законодательство Украины понимает:

• суточные за время командировки, стоимость проезда к месту командировки и обратно, расходы на наем жилого помещения (ст. 121 КЗоТ, пп. «а» пп. 170.9.1 НК);
• расходы на проезд по месту командировки (в т. ч. на арендованном транспорте), оплату услуг гостиниц по бытовому обслуживанию (стирка, ремонт, глажка одежды, ремонт обуви), телефонных разговоров, стоимость оформления загранпаспорта, визы, оплату обязательного страхования, другие расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в стране командировки, в том числе налоги, сборы, расходы на бронирование мест в отелях, оплату страховых полисов (пп. «а» пп. 170.9.1 НК);
• дополнительно – комиссионные расходы по обмену валюты (п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Как видим, все перечисленные расходы, подлежащие возмещению работнику, касаются удовлетворения его личных потребностей в ходе командировки. А покупка канцтоваров к такого рода расходам не относится. Фактически речь идет о приобретении предприятием товара за границей «через» работника, то есть покупке товара резидентом у нерезидента. Однако в ст. 7 Декрета КМУ от 19.02.93 г. № 15-93 «О системе валютного регулирования и валютного контроля» (далее – Декрет № 15-93) говорится, что расчеты за товары между резидентами и нерезидентами в рамках торгового оборота осуществляются в инвалюте или гривне только в безналичной форме через уполномоченные банки.

Значит, если работник рассчитался наличной инвалютой, то он нарушил нормы Декрета № 15-93.

А если работник рассчитался корпоративной платежной карточкой? Вроде бы безналичный вариант. Но при этом нарушается норма п. 8.3 Инструкции, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492, которая не позволяет использовать карточные счета (электронные платежные средства, далее – ЭПС) юрлиц за пределами Украины для расчетов за товары.

Кроме командировочных расходов, с помощью ЭПС за пределами Украины разрешается оплачивать только расходы представительского характера, а также эксплуатационные расходы, связанные с содержанием и нахождением транспортных средств за границей. Но покупка канцтоваров, которые работник привез для использования предприятием в Украине, вряд ли может быть отнесена к представительским расходам, понесенным за рубежом.

Нарушение указанных норм валютного законодательства чревато штрафом в сумме, эквивалентной сумме израсходованной инвалюты, пересчитанной в гривни по курсу НБУ на дату проведения такого перерасчета (ч. 2 ст. 16 Декрета № 15-93).

Вместе с тем недавно ГФС согласилась, что она не имеет полномочий применять указанные санкции (письмо от 10.11.14 г. № 9929/7/99-99-10-02-02-17). Это сфера компетенции исключительно НБУ. Но полагаем, что доначислить НДФЛ (пп. «б» пп. 170.9.1 НК) и применить штраф (ст. 127 НК) за возмещение работнику суммы, которая будет расценена как излишне израсходованная в командировке, органы ГФС не преминут.

Как можно красиво выйти из нашей ситуации? Есть несколько вариантов, но при любом из них не рекомендуем прилагать к отчету об использовании средств, выданных в подотчет или на командировку (далее – отчет), «иностранные» документы, подтверждающие расходы на канцтовары. Рассмотрим подробнее эти варианты.

Вариант 1. Работник потратил свои деньги на покупку канцтоваров. В этом случае он может:

• подарить канцтовары предприятию. Причем стоимость можно заявить любую. При оприходовании эта стоимость будет включена в прочий операционный доход предприятия (Кт 718 «Доход от безвозмездно полученных оборотных активов»), а при списании – в расходы (обычно административные (Дт 92) или сбытовые (Дт 93)). А затраты работнику можно компенсировать, например, путем увеличения суточных расходов (до максимально возможной суммы, разрешенной пп. «а» пп. 170.9.1 НК) на основании специального приказа либо путем выдачи премии (материальной помощи и т. п.);
• продать канцтовары предприятию. Минус такого варианта в том, что из суммы, выплаченной работнику за канцтовары, предприятию придется удержать и уплатить НДФЛ (15 % или 20 %). Плюс – стоимость канцтоваров окажется в расходах, а доходов не будет.

Отметим, что начисленные в бухучете доходы и расходы в полной сумме будут учитываться для определения объекта обложения налогом на прибыль (пп. 134.1.1 НК).

Вариант 2. Работник оплатил покупку канцтоваров с помощью ЭПС (корпоративной карточки). Тогда стоимость покупки считается излишне израсходованными суммами.

При этом если ЭПС открыто к текущему счету в гривне, то возможны, например, такие варианты действий:

• работник вносит гривневый эквивалент потраченной инвалюты в кассу предприятия. А предприятие возмещает ему затраты путем увеличения суточных расходов либо в виде премии;
• работник не возвращает в кассу «неправильно» потраченные средства, тогда их сумма облагается НДФЛ с учетом натурального коэффициента (п. 164.5 НК), который придется уплатить предприятию.

Далее можно поступать по варианту 1 (принять канцтовары в дар либо купить их у работника).

Если ЭПС открыто к текущему счету в инвалюте, то работник должен вернуть предприятию излишне израсходованную сумму в инвалюте до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (пп. «а» пп. 170.9.3 НК). В противном случае предприятие будет вынуждено выполнить норму ст. 2 Закона от 06.06.95 г. № 217/95-ВР (далее – Закон № 217). Согласно данной статье задолженность работников предприятия по выданному в инвалюте авансу (в случае невозврата такой задолженности в установленный срок) взыскивается в сумме, эквивалентной утроенной сумме такого аванса, пересчитанной в гривни по курсу НБУ на дату погашения задолженности. Более того, взысканная сумма направляется на погашение убытков предприятия от невозврата аванса, а остаток должен перечисляться в бюджет (ст. 3 Закона № 217).

Чтобы избежать неприятных последствий, предприятие может выдать работнику средства для самостоятельного приобретения (в качестве физлица) в банке инвалюты, которую он внесет в кассу предприятия. Эти средства могут быть выданы работнику в виде материальной помощи или платы за канцтовары, которые он продаст предприятию (см. вариант 1).