Составляем график документооборота

Как известно, любой документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот.

С целью упорядочить движение документов и своевременно получать первичные документы, которые служат основанием для записей в бухгалтерском учете, приказом руководителя предприятия устанавливается график документооборота. В таком графике указываются даты создания или получения от других предприятий документов, приемки их к учету, передачи в обработку и в архив (п. 5.1 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, далее – Положение № 88).

Является ли обязательным наличие такого графика на предприятии?

Нет, предприятие самостоятельно решает, есть у него необходимость в составлении графика документооборота или нет. Разъяснения Минюста по этому вопросу см. в письме от 10.04.14 г. № 151-0-2-14/6.1. Но иметь такой график – в интересах самого предприятия. Выделим основные плюсы составления графика документооборота:

• вы сможете назначить ответственных за составление и передачу документов и установить конкретные сроки передачи первички в бухгалтерию;
• ваша бухгалтерия будет своевременно получать первичку. Следовательно, операции в учете будут отражаться в нужном периоде, а это поможет избежать ошибок в бухучете, отчетности, что защитит ваше предприятие от штрафных санкций.

Разработку графика документооборота можно условно разбить на несколько этапов. Рассмотрим их детальнее.