Чи обов’язково зазначати паспортні дані отримувачів у видатковій відомості?

Підприємство видавало з каси готівку фізичним особам за груповою відомістю на виплату, де проставляється сума видачі цифрами, підпис фізособи в отриманні. Проте дані паспорта цих осіб у відомості не зазначалися, суму одержаної готівки словами фізособи не писали. Під час перевірки зафіксовано порушення п. 3.5 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637), де сказано, що дані паспорта до відомості слід записувати і що фізособи повинні записувати словами, скільки готівки вони одержали. Чи мають рацію перевіряючі?

Наша позиція така – ні, не треба проставляти дані паспорта і записувати отриману суму словами, якщо відомість складена на кількох осіб.

Підстава – п. 3.5 Положення № 637, де сказано, що в разі видачі окремим фізичним особам готівки (у т. ч. працівникам підприємства) за видатковим касовим ордером або видатковою відомістю касир вимагає пред’явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому касовому ордері або видатковій відомості про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень – словами, копійок – цифрами), використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору.

Якщо видаткова відомість складена на видачу готівки кільком особам, то одержувачі також пред’являють паспорти чи документи, що їх замінюють, і розписуються у відповідній графі документа (це третє речення п. 3.5). Тобто тут не сказано, що касир повинен записати дані паспорта і що одержувач повинен записати отриману суму коштів словами.

На цій підставі робимо висновок, що записувати дані паспорта і суму отриманих коштів словами не потрібно. Ця думка підтверджується в тому числі формою самої відомості на виплату грошей (додаток 1 до Положення № 637). У відомості немає окремих реквізитів для зазначення даних паспорта і суми словами, як це передбачено для видаткового касового ордера. Сума словами передбачена тільки для зазначення загальної суми коштів за відомістю – до видачі, виданих і депонованих.

Щоправда, незважаючи на такий очевидний висновок, на практиці податківці досить часто й успішно штрафують підприємства за незазначення у відомості даних паспорта, за відсутність записаної кожним одержувачем суми отриманої готівки словами. Обгрунтовують свою думку вони тим, що в третьому реченні п. 3.5 Положення № 637 наведено дії одержувачів коштів, а не касира. Сказано, що одержувачі повинні пред’явити паспорт чи інший подібний документ. А касир, на думку податківців, повинен діяти так, як сказано в перших двох реченнях. Тобто касир записує дані паспорта (документа) у відомість – у графу «Примітки». Що стосується запису про отримання готівки словами, то в третьому реченні п. 3.5 говориться про те, що одержувачі розписуються у відповідній графі документа. Разом з тим поняття «розписування» визначено в другому реченні п. 3.5 – це власне підпис і зазначення отриманої готівки словами.

Ось такі аргументи податківців. Заперечити їм досить складно. Хоча «проти» цих аргументів – сама форма відомості, яка не містить окремих реквізитів для суми словами і для даних паспорта, як ми вже згадали.

Якщо податківці наполягатимуть, що порушення є, підприємству буде загрожувати невизнан-ня такої відомості касовим документом і як наслідок – непідтвердження видачі за відомістю коштів. Зазначені кошти додадуть до залишку готівки в касі, і якщо це призведе до перевищення ліміту готівки в касі, накладуть штраф за перевищення ліміту – у двократному розмірі сум «виявленої понадлімітної готівки» (див. п. 1 Указу Президента від 12.06.95 р. № 436/95).

У такому разі радимо підприємству захищатися, як щитом, абзацом другим п. 3.5 Положення № 637. Згідно з цим абзацом для виведення залишку готівки в касі не приймаються видаткові касові ордери або видаткові відомості, у яких видача готівки з каси не підтверджена підписом одержувача.

Тобто фактично недійсною вважається відомість, у якій відсутній підпис одержувача. Про дані паспорта, про суму словами нічого не сказано. Тому жодних штрафів за відсутність паспорта і суми словами у відомості бути не повинно.