Обязательно ли указывать паспортные данные получателей в расходной ведомости?

Предприятие выдавало из кассы наличность физическим лицам по групповой ведомости на выплату, где проставляется сумма выдачи цифрами, подпись физлица в получении. Однако данные паспорта этих лиц в ведомости не указывались, сумму полученной наличности прописью физлица не писали. При проверке зафиксировано нарушение п. 3.5 Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637 (далее – Положение № 637), где сказано, что данные паспорта в ведомость следует записывать и что физлица должны записывать прописью, сколько наличности они получили. Правы ли проверяющие?

Наша позиция такова – нет, не нужно проставлять данные паспорта и записывать полученную сумму прописью, если ведомость составлена на нескольких лиц.

Основание – п. 3.5 Положения № 637, где сказано, что при выдаче отдельным физическим лицам наличности (в т. ч. работникам предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости кассир требует предъявить паспорт или документ, заменяющий его, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере или расходной ведомости в получении наличности с указанием полученной суммы (гривен – прописью, копеек – цифрами), используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета.

Если расходная ведомость составлена на выдачу наличности нескольким лицам, то получатели также предъявляют паспорта или документы, заменяющие их, и расписываются в соответствующей графе документа (это третье предложение п. 3.5). То есть здесь не сказано, что кассир должен записать данные паспорта и что получатель должен записать полученную сумму средств прописью.

На этом основании делаем вывод, что записывать данные паспорта и сумму полученных средств прописью не нужно. Это мнение подтверждается в том числе формой самой ведомости на выплату денег (приложение 1 к Положению № 637). В ведомости нет отдельных реквизитов для указания данных паспорта и суммы прописью, как это предусмотрено для расходного кассового ордера. Сумма прописью предусмотрена только для указания общей суммы средств по ведомости – к выдаче, выданных и депонированных.

Правда, несмотря на такой очевидный вывод, на практике налоговики достаточно часто и успешно штрафуют предприятия за неуказание в ведомости данных паспорта, за отсутствие записанной каждым получателем суммы полученной наличности словами. Обосновывают свое мнение они тем, что в третьем предложении п. 3.5 Положения № 637 приведены действия получателей средств, а не кассира. Сказано, что получатели должны предъявить паспорт или другой подобный документ. А кассир, по мнению налоговиков, должен действовать так, как сказано в первых двух предложениях. То есть кассир записывает данные паспорта (документа) в ведомость – в графу «Примечания». Что касается записи о получении наличности прописью, то в третьем предложении п. 3.5 говорится о том, что получатели расписываются в соответствующей графе документа. Вместе с тем понятие «расписывание» определено во втором предложении п. 3.5 – это собственно подпись и указание полученной наличности прописью.

Вот такие аргументы налоговиков. Возразить им достаточно сложно. Хотя «против» этих аргументов – сама форма ведомости, не содержащая отдельных реквизитов для суммы прописью и для данных паспорта, как мы уже вспомнили.

Если налоговики будут настаивать, что нарушение есть, предприятию будет грозить непризнание такой ведомости кассовым документом и, как следствие, – неподтверждение выдачи по ведомости средств. Указанные средства добавят к остатку наличности в кассе, и если это приведет к превышению лимита наличности в кассе, наложат штраф за превышение лимита – в двукратном размере сумм «обнаруженной сверхлимитной наличности» (см. п. 1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95).

В таком случае советуем предприятию защищаться, как щитом, абзацем вторым п. 3.5 Положения № 637. Согласно данному абзацу для выведения остатка наличности в кассе не принимаются расходные кассовые ордера или расходные ведомости, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью по­лу­чателя.

То есть фактически недействительной считается ведомость, в которой отсутствует подпись получателя. О данных паспорта, о сумме прописью ничего не сказано. Поэтому никаких штрафов за отсутствие паспорта и суммы прописью в ведомости быть не должно.