Як діяти в разі виходу з ладу РРО або відключення електроенергії

Виникнення таких обставин зовсім не означає, що розрахунки з покупцями треба припинити. Як поводитися в цих випадках, щоб не порушити законодавство і видати покупцям документ про сплату готівки за реалізовані товари, надані послуги тощо, читайте в цій консультації.

Нормативна база:

• Закон від 06.07.95 р. № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг» (далі – Закон № 265);
• Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, які застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом Міндоходів від 28.03.13 р. № 417 (далі – Порядок № 417/1);
• Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затверджений наказом Міндоходів від 28.03.13 р. № 417 (далі – Порядок № 417/2);
• Порядок реєстрації та опломбування реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом Міндоходів від 28.03.13 р. № 417 (далі – Порядок № 417/3);
• Порядок технічного обслуговування та ремонту реєстраторів розрахункових операцій, затверджений постановою КМУ від 12.05.04 р. № 601 (далі – Порядок № 601).

Який період часу можна працювати без РРО?

Якщо РРО вийшов із ладу або тимчасово відключено електроенергію, здійснювати розрахункові операції можна без застосування РРО (ст. 5 Закону № 265). При цьому існує два варіанти проведення розрахункових операцій:

• з використанням резервного РРО за умови, що він був належним чином зареєстрований в органах фіскальної служби (якщо електроенергія є, але робочий РРО вийшов із ладу);
• з використанням розрахункової книжки (далі – РК), зареєстрованої в органах фіскальної служби (у разі, коли електроенергії немає або відсутній резервний РРО).

Суб'єкт господарювання (далі – СГ) може працювати без основного РРО:

• у разі відключення електроенергії – не більше 72 годин (7 робочих днів);
• у разі виходу з ладу РРО – у період ремонту.

Центри сервісного обслуговування (далі – ЦСО) у разі поломки РРО зобов'язані відновити його роботу протягом 72 годин (ст. 14 Закону № 265, п. 18 розд. II Порядку № 417/3, п. 23 Порядку № 601). Відповідальність, передбачена договором про технічне обслуговування за недотримання цього строку, покладається на ЦСО (п. 23 Порядку № 601).

Важливо! У разі перевищення зазначених строків СГ не має права проводити розрахункові операції без застосування РРО, інакше йому загрожує застосування штрафних санкцій згідно з п. 1 ст. 17 Закону № 265 (ЗІР, категорія 109.20).

Що робити в разі поломки РРО або відключення електроенергії?

У разі виходу з ладу РРО відповідальна особа СГ повинна:

• викликати представника ЦСО, який під час прийняття РРО до ремонту має перевірити його комплектність, зовнішній вигляд, заводський номер, дату виготовлення, наявність пломб виробника, наявність і цілісність засобів конт­ролю, наявність довідки про опломбування реєстратора, записів в експлуатаційних документах про введення реєстратора в експлуатацію і виконання ремонту (якщо такий раніше виконувався), акта введення в експлуатацію, книг обліку розрахункових операцій (далі – КОРО) (п. 24 Порядку № 601);
• зробити відповідний запис у графах 1 і 2 розд. 4 КОРО до відповідного РРО безпосередньо після його виходу з ладу (п. 11 гл. 4 розд. II Порядку № 417/2);
• проконтролювати заповнення графи 3 представником ЦСО й отримати від нього квитанцію (додаток 2 до Порядку № 601), у якій зазначено характер несправності (п. 11 гл. 4 розд. II Порядку № 417/2, п. 24 Порядку № 601).

Наведемо приклад заповнення розд. 4 КОРО (див. фрагмент 1).

<...>

Книга обліку розрахункових операцій

<...>

Розділ 4. Облік ремонтів, робіт з технічного обслуговування і перевірок конструкції та програмного забезпечення РРО

<...>

Ні Закон № 265, ні Порядки № 417/1 і № 417/2 не вимагають фіксувати факт відключення елект­роенергії. Рекомендуємо зробити це, щоб не виникло проблем під час перевірки, наприклад, якщо ви не встигли роздрукувати Z-звіт (детальніше див. «БАЛАНС», 2014, № 13, с. 17).

Як діяти при застосуванні резервного РРО?

Алгоритм дій такий:

1. Внесіть готівку, що була в місці проведення розрахунків до моменту виходу з ладу РРО, у грошову скриньку резервного РРО. Зробити це треба за допомогою операції «Службове внесення» (п. 7 гл. 2 розд. III Порядку № 417/2).

2. Проводьте розрахунки через резервний РРО в загальному порядку його експлуатації. Усі ці операції необхідно фіксувати в КОРО, зареєстрованій на цей РРО.

3. Після відновлення роботи основного РРО виведіть готівку, що була в місці проведення розрахунків, зі скриньки резервного РРО операцією «Службова видача» та внесіть її в скриньку ос-новного РРО операцією «Службове внесення».

4. Заповніть графи 6 і 7 розд. 4 КОРО на ос-новний РРО і проконтролюйте представника ЦСО – він має заповнити графи 4 і 5 розд. 4 КОРО (див. фрагмент 1).

Подальші розрахунки з покупцями здійснюються в загальному порядку.

Що треба робити при використанні РК?

Використовувати РК для проведення операцій із готівкою можна лише за умови, що СГ зареєстрував її в органах фіскальної служби. Якщо РК застосовується вперше, на реєстраційній сторінці книжки потрібно зазначити дату початку її використання (п. 1 гл. 2 розд. III Порядку № 417/2). Далі необхідно діяти так:

1. Внести готівку, що знаходилася в місці проведення готівкових розрахунків, за допомогою розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».

2. Проводити розрахунки з покупцями з оформленням РК.

3. Оформити розрахунковою квитанцією з по-значкою «Службова видача» гроші, що передаються з місця проведення розрахунків до каси підприємства чи інкасуються в каси банків протягом дня.

Після відновлення роботи РРО до початку реєстрації розрахункових операцій через РРО СГ повинен:

• виписати розрахункову квитанцію з позначкою «Службова видача» на всю суму готівки, що знаходиться в місці проведення розрахунків;
• провести через РРО суми розрахунків із покупцями за час роботи з використанням РК. Такі суми вводяться до РРО не через операцію «Службове внесення», а як розрахункові операції (вибивається чек) окремо за кожною ставкою ПДВ (якщо ці операції обкладаються за різними ставками);
• зробити Z-звіт.

Важливо! У разі обнулення оперативної пам'яті РРО (якщо суми, проведені через РРО в день виходу його з ладу, не збереглися в оперативній пам'яті) через реєстратор (як розрахункову операцію) після ремонту необхідно провести суми розрахунків, роздруковані на контрольній стрічці РРО до його виходу з ладу або до відключення електроенергії (п. 9 розд. III Порядку № 417/1).

Подальші розрахунки з покупцями через РРО здійснюються в загальному порядку. При цьому в кінці робочого дня обов'язково треба зробити Z-звіт.

Як заповнити КОРО при розрахунках за допомогою РК?

При проведенні розрахунків із застосуванням розрахункових квитанцій СГ повинен заповнити розд. 3 «Облік розрахункових квитанцій» КОРО.

У перший день виходу з ладу РРО до КОРО записуються:

• номери фіскальних чеків по контрольній стрічці (на початок робочого дня і перед виходом РРО з ладу) – до граф 1 і 2 відповідно;
• номер РК, яка використовується під час відключення РРО, – до графи 3;
• початок використання розрахункових квитанцій (дата і час, серія та номер першої розрахункової квитанції) – до граф 4 і 5 відповідно.

Після відновлення роботи РРО до початку реєстрації розрахункових операцій заповнюються графи 6–8 розд. 3 КОРО.

Важливо! Якщо початок і закінчення одного циклу використання РК припадає на різні робочі дні, то за кожен робочий день у розд. 3 КОРО робляться окремі записи. При цьому графи 1 і 2 заповнюються тільки в перший, а графи 4, 7 і 8 – лише в останній день одного циклу використання РК (п. 10 гл. 4 розд. II Порядку № 417/2).

Наведемо приклад заповнення розд. 3 КОРО (див. фрагмент 2).

<...>

Розділ 3. Облік розрахункових квитанцій

<...>

На підставі даних розрахункових квитанцій щодня потрібно заповнювати розд. 2 КОРО (див. фрагмент 3). При цьому слід урахувати два важливих нюанси:

• до запису за перший день треба включити дані про відповідні суми (графи 3–8) по контрольній стрічці з початку робочого дня до моменту виходу з ладу РРО або відключення електроенергії;
• у записі за даними фіскального звітного чека, роздрукованого відразу після відновлення роботи РРО, необхідно зазначити, за які попередні дати підсумовано дані в цьому фіскальному чеку.

<...>

Розділ 2. Облік руху готівки та сум розрахунків (грн. коп.)

<...>

______________________

* Сума готівки в скриньці РРО на момент його виходу з ладу – розмінна монета.

** Сума розрахунків за РК.

*** Сума розрахункових операцій, відображених у результаті Z-звіту після виходу з ладу РРО, складається із суми виручки, отриманої за час роботи із застосуванням РК, тобто дорівнює 13 200 грн. (10 800 грн. + 2 400 грн.).