Що робити підприємцеві у разі зміни прізвища?

Жінка-підприємець вийшла заміж і взяла прізвище чоловіка. У зв'язку із цією подією виник ряд запитань. Які дії необхідно зробити у разі зміни прізвища, кого і як повідомити?

Перше, що необхідно зробити будь-якій людині в такій ситуації, – поміняти паспорт, тобто отримати паспорт уже на нове прізвище. А також обміняти раніше отриману довідку про присвоєння індивідуального податкового номера на нову, у якій буде зазначено нове прізвище (у разі зміни прізвища ІПН залишається тим самим).

Якщо прізвище міняє фізособа-підприємець, то крім отримання нового паспорта і нової довідки про присвоєння ІПН доведеться зробити й інші дії. Розповімо про них по порядку.

1. Держреєстрація. Слід звернутися до держреєстратора для внесення змін до відомостей, що містяться в ЄДР (Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань).

Держреєстратору потрібно подати такі документи (ч. 3 ст. 18 Закону від 15.05.03 р. № 755-IV, далі – Закон № 755):

• Заяву про державну реєстрацію змін до відомостей про фізичну особу – підприємця, які містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань, за формою 11, затвердженою наказом Мін’юсту від 18.11.16 р. № 3268/5;
• документ про сплату адміністративного збору в розмірі 0,1 прожиткового мінімуму для працездатних осіб (протягом 2017 року ця сума становитиме 160 грн.) (ч. 1, 5 ст. 36 Закону № 755; ст. 7 Закону від 21.12.16 р. № 1801-VIII).

Якщо підприємець відмовився від прийняття ІПН через свої релігійні переконання, він повинен подати також копію першої сторінки паспорта і сторінки з позначкою про наявність права здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта.

Документи в паперовому вигляді підприємець може:

• або подати особисто (необхідно буде пред'явити паспорт) або через свого представника (йому треба буде пред'явити свій паспорт та оригінал або нотаріально посвідчену копію довіреності, що підтверджує його повноваження) (ст. 14 Закону № 755);
• або направити цінним листом з описом вкладення і повідомленням про вручення.

Документи приймаються за описом. Його примірник видається підприємцеві або його представникові з позначкою про дату отримання документів.

Документи в електронній формі подаються через портал електронних сервісів згідно з Порядком, затвердженим наказом Мін’юсту від 09.02.16 р. № 359/5, і Порядком, затвердженим наказом Мін’юсту від 23.03.16 р. № 784/5.

Унесення змін до відомостей про підприємця підтверджується випискою з ЄДР про проведену реєстраційну дію. Зазначена виписка оприлюднюється на порталі електронних сервісів. А в паперовому варіанті виписка з ЄДР видається за бажанням підприємця (п. 9, 10 ч. 2 ст. 25 Закону № 755).

2. Повідомлення ДПІ й органів статистики. Після внесення до ЄДР запису про зміну прізвища підприємця відомості про це в електронній формі передаються органам статистики й органам ДФС (ч. 1, 2 ст. 13 Закону № 755). Зміни до даних про платника податків ДПІ вносить на підставі інформації, отриманої від органів держреєстрації (п. 9.1 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.11 р. № 1588, далі – Порядок № 1588).

Підприємець може підстрахуватися і поцікавитися у своїй ДПІ, отримано відомості від держреєстратора чи ні. Якщо ні, то можна особисто повідомити податкову інспекцію про зміну прізвища. Для цього подати реєстраційну заяву за формою № 5-ОПП (додаток 8 до Порядку № 1588) із зазначенням «Зміна».

Підприємцеві-єдиннику, що змінив прізвище, необхідно сповістити про це податкову інспекцію для внесення змін до реєстру платників єдиного податку. Сповістити податкову треба протягом місяця з дня зміни прізвища, подавши відповідну заяву (п. 298.4, 299.8 Податкового кодексу, далі – ПК; ЗІР, категорія 107.09).

3. Книга обліку. Також підприємцеві, що змінив прізвище, необхідно уточнити відомості, зазначені на титульній сторінці Книги обліку доходів або Книги обліку доходів і витрат (якщо вона ведеться в паперовому вигляді). Наприклад, підприємцям-єдинникам ДФС роз’яснила, що в разі зміни прізвища підприємець має право самостійно зазначити на книзі своє нове прізвище і може продовжувати ведення такої книги (ЗІР, категорія 107.07).

4. Електронний цифровий підпис (далі – ЕЦП). У разі зміни підприємцем прізвища необхідно поміняти й ЕЦП. Такий висновок випливає з вимог ст. 1, 4 Закону від 22.05.03 р. № 852-IV та п. 16 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 28.10.04 р. № 1452. Адже там сказано, що підписант – це особа, яка на законних підставах володіє особистим ключем і від свого імені або за дорученням іншої особи, яку він представляє, накладає ЕЦП під час створення електронного документа.

ЕЦП використовується фізичними та юридичними особами – суб'єктами електронного документообігу для ідентифікації підписанта і підтвердження цілісності даних в електронній формі. А підставою для блокування та/або скасування посиленого сертифіката відкритого ключа є зміна даних, унесених до посиленого сертифіката ключа.

Таким чином, якщо, наприклад, жінка-підпри¬ємець до шлюбу носила прізвище Ткаченко, а в заміжжі стала Петренко, то ЕЦП повинен ідентифікувати її як підприємця вже з новим прізвищем, тобто Петренко.

Крім того, необхідно під новим прізвищем переукласти договір про визнання електронних документів з податковою інспекцією (ЗІР, категорія 135.03).

5. Перереєстрація платником ПДВ. Якщо підприємець зареєстрований платником ПДВ, то у разі зміни прізвища йому слід пройти перереєстрацію платником ПДВ – протягом 10 робочих днів після змін (п. 183.15 ПК). Для перереєстрації платником ПДВ необхідно подати реєстраційну заяву з позначкою «Перереєстрація» (п. 4.1, 4.2 Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 14.11.14 р. № 1130) за формою № 1-ПДВ (додаток 1 до цього Положення).

6. Договірна робота. Зміна прізвища підприємця не припиняє дії укладених ним договорів. Тому переукладати договори, що вже діють, немає необхідності. Проте проінформувати контрагентів про зміну реквізитів підприємця, одним з яких є його прізвище, необхідно.

Сповістити контрагентів про зміну прізвища підприємця можна:

• надіславши їм листи – нарочним або поштою цінним листом з описом вкладення і повідомленням про вручення;
• оформивши до договору додаткову угоду про зміну реквізитів однієї сторони.

7. Відносини з обслуговуючими банками. Підприємцеві необхідно закрити поточний рахунок у банку, відкритий на старе прізвище (п. 20.2 Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492). І відкрити новий рахунок уже на нове прізвище, подавши банку пакет документів, передбачений Інструкцією № 492.