Що робити підприємцю, якщо він загубив Книгу обліку

Підприємець втратив книгу обліку доходів і витрат (далі – книга). У зв’язку з такою втратою у нього виник ряд запитань.

Відповіді на запитання

1. Чи потрібно відновлювати загублену книгу?

Так, книгу відновлювати потрібно.

Підприємець, як і будь-який інший платник податків, зобов’язаний вести облік своїх доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єкта оподаткування. Така вимога передбачена п. 44.1 Податкового кодексу (далі – ПК).

Підприємці, які знаходяться:

• на загальній системі оподаткування – ведуть книгу обліку доходів і витрат, її форма затверджена наказом Міндоходів від 16.09.13 р. № 481 (п. 177.10 ПК);
• на єдиному податку – ведуть облік у відповідних книгах обліку, їх форми затверджені наказом Мінфіну від 19.06.15 р. № 579 (пп. 296.1.1, 296.1.2 ПК).

Підприємець повинен зберігати облікові документи протягом 1 095 днів, як це приписано в п. 44.3 ПК. У разі втрати документів він зо­бов’язаний їх відновити, про що прямо зазначено в п. 44.5 ПК. Якщо ж цього не зробити, тоді підприємцеві загрожує відповідальність (конкретно див. нижче відповідь на запитання 4).

2. Як правильно відновити книгу?

Алгоритм дій у разі втрати книги наведений у п. 44.5 ПК та п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88). Згідно із цим алгоритмом підприємцеві потрібно виконати такі дії:

Крок 1. Письмово повідомити правоохоронні органи про зникнення книги (п. 6.10 Положення № 88).

Якщо ви вирішите подати повідомлення, складіть письмову заяву, у якій зазначте обставини справи, і подайте її до поліції. А орган поліції повинен видати вам документ, що підтверджує подання такої заяви (ч. 2 ст. 60 Кримінального процесуального кодексу), наприклад довідку.

Крок 2. У 5-денний строк з дня втрати книги письмово повідомити орган ДФС за місцем свого обліку (абзац перший п. 44.5 ПК). Форма такого повідомлення законодавством не передбачена, тому складається повідомлення в довільній формі з докладним викладенням події.

Крок 3. Протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем повідомлення органу ДФС, необхідно відновити втрачену книгу (абзац другий п. 44.5 ПК).

Для того щоб відновити записи із втраченої книги, підприємцеві знадобиться нова книга, яку потрібно зареєструвати в органі ДФС. Таким чином, разом з повідомленням органу ДФС про втрату книги подавайте на реєстрацію нову книгу, а для підтвердження факту втрати книги можете додати копію довідки з правоохоронного органу (за наявності такої).

3. Чи треба повідомляти орган ДФС про те, що книга відновлена?

Про те, що книга (записи в ній) відновлена, повідомляти орган ДФС не потрібно, законодавство це не вимагає. Проте ДФС рекомендує це зробити (див. Індивідуальну податкову консультацію від 22.08.17 р. № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК).

4. Яка відповідальність загрожує підприємцеві за втрату книги?

У разі втрати книги до підприємця можуть застосувати:

• фінансову відповідальність – штраф на підставі ст. 121 ПК у розмірі 510 грн, а в разі повторного порушення, допущеного протягом року, штраф становитиме 1 020 грн;
• адміністративну відповідальність на підставі ст. 164¹ КУпАП – тут штраф становитиме від 3 до 8 НМДГ (від 51 до 136 грн), а при повторному правопорушенні, допущеному протягом року, – від 5 до 8 НМДГ (від 85 до 136 грн).

Роз’яснення ДФС з питання відповідальності можна знайти в ЗІР:

• категорія 104.13 (для підприємців-загально­системників);
• категорія 107.07 (для підприємців-єдинників).

На завершення хочемо завважити, що раніше в таких ситуаціях органи ДФС застосовували до підприємців також штрафи, передбачені Указом Президента від 12.06.95 р. № 436/95, розцінюючи відсутність книги обліку доходів і витрат як неоприбуткування готівки (штраф у 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми). Наразі цей указ скасовано, і цей серйозний штраф сьогодні не загрожує підприємцям. Проте не варто вабити себе надіями, адже не за горами прийняття нового закону, який напевно заповнить цей пропуск законодавства (про відповідний законопроект ми писали в «Як планують штрафувати за порушення у сфері готівкового обігу»). Про всі зміни в законодавстві ми неодмінно відразу ж вас проінформуємо.