Что делать предпринимателю, если он утерял Книгу учета

Предприниматель потерял книгу учета доходов и расходов (далее – книга). В связи с такой потерей у него возник ряд вопросов.

Ответы на вопросы

1. Нужно ли восстанавливать утерянную книгу?

Да, книгу восстанавливать нужно.

Предприниматель, как и любой другой налогоплательщик, обязан вести учет своих доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объекта налогообложения. Такое требование предусмотрено п. 44.1 Налогового кодекса (далее – НК).

Предприниматели, которые находятся:

• на общей системе налогообложения – ведут книгу учета доходов и расходов, ее форма утверждена приказом Миндоходов от 16.09.13 г. № 481 (п. 177.10 НК);
• на едином налоге – ведут учет в соответствующих книгах учета, их формы утверждены приказом Минфина от 19.06.15 г. № 579 (пп. 296.1.1, 296.1.2 НК).

Предприниматель должен хранить учетные документы в течение 1 095 дней, как это предписано п. 44.3 НК. В случае утраты документов он обязан их восстановить, на что прямо указано в п. 44.5 НК. Если же этого не сделать, тогда предпринимателю грозит ответственность (конкретно см. ниже в ответе на вопрос 4).

2. Как правильно восстановить книгу?

Алгоритм действий в случае утраты книги приведен в п. 44.5 НК и п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88). Согласно этому алгоритму, предпринимателю нужно выполнить такие действия:

Шаг 1. Письменно уведомить правоохранительные органы о пропаже книги (п. 6.10 Положения № 88).

Если вы решите подать уведомление, составьте письменное заявление, в котором укажите обстоятельства дела, и подайте его в полицию. А орган полиции должен выдать вам документ, подтверждающий подачу такого заявления (ч. 2 ст. 60 Уголовного процессуального кодекса), например справку.

Шаг 2. В 5-дневный срок со дня утраты книги письменно уведомить орган ГФС по месту своего учета (абзац первый п. 44.5 НК). Форма такого уведомления законодательством не предусмотрена, поэтому составляется уведомление в произвольной форме с подробным изложением произошедшего.

Шаг 3. В течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем уведомления органа ГФС, необходимо восстановить утраченную книгу (абзац второй п. 44.5 НК).

Для того чтобы восстановить записи из утраченной книги, предпринимателю понадобится новая книга, которую нужно зарегистрировать в органе ГФС. Таким образом, вместе с уведомлением органа ГФС об утрате книги подавайте на регистрацию новую книгу, а для подтверждения факта утраты книги можете приложить копию справки из правоохранительного органа (при наличии таковой).

3. Надо ли уведомлять орган ГФС о том, что книга восстановлена?

О том, что книга (записи в ней) восстановлена, уведомлять орган ГФС не нужно, законодательство этого не требует. Однако ГФС рекомендует это сделать (см. Индивидуальная налоговая консультация от 22.08.17 г. № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК).

4. Какая ответственность грозит предпринимателю за потерю книги?

В случае потери книги к предпринимателю могут применить:

• финансовую ответственность – штраф на основании ст. 121 НК в размере 510 грн, а в случае повторного нарушения, допущенного в течение года, штраф составит 1 020 грн;
• административную ответственность на основании ст. 164¹ КУоАП – здесь штраф составит от 3 до 8 НМДГ (от 51 до 136 грн), а при повторном правонарушении, допущенном в течение года, – от 5 до 8 НМДГ (от 85 до 136 грн).

Разъяснения ГФС по вопросу ответственности можно найти в ОИР:

• категория 104.13 (для предпринимателей-общесистемщиков);
• категория 107.07 (для предпринимателей-единщиков).

В завершение хотим отметить, что раньше в таких ситуациях органы ГФС применяли к предпринимателям также штрафы, предусмотренные Указом Президента от 12.06.95 г. № 436/95, расценивая отсутствие книги учета доходов и расходов как неоприходование наличных (штраф в 5-кратном размере неоприходованной суммы). В настоящее время данный указ отменен, и этот серьезный штраф сегодня не грозит предпринимателям. Однако не стоит обольщаться, ведь не за горами принятие нового закона, который наверняка восполнит этот пробел законодательства (о соответствующем законопроекте мы писали в «Как планируют штрафовать за нарушения в сфере наличного обращения»). Обо всех изменениях в законодательстве мы непременно сразу же вас проинформируем.