Виїзна документальна перевірка: як передати документи перевіряючим?

Податкова інспекція сповістила платника податків (підприємство чи підприємця) про проведення виїзної документальної перевірки. Коли та як суб'єкт господарювання зобов'язаний подати податковому органові документи для перевірки?

Порядок подання платниками податків документів під час проведення документальних перевірок установлено ст. 85 Податкового кодексу (далі – ПК). Ми розповімо про подання документів у ході планової чи позапланової виїзної перевірки.

Не пізніше наступного робочого дня після початку перевірки платник податків зобов'язаний передати перевіряючим документи, які підтверджують дані податкового обліку за період, що перевіряється, а саме:

• документи обліку доходів і витрат, податкових зобов'язань та податкового кредиту;
• первинні документи;
• регістри бухгалтерського обліку;
• інші документи, пов'язані зі сплатою податків і зборів.

Зверніть увагу: перевірка вважається початою після того, як перевіряючі (посадові особи податкової інспекції):

• пред'являть платнику податків направлення на перевірку, оформлене відповідно до вимог п. 81.1 ПК, і свої службові посвідчення;
• вручать йому копію наказу про проведення перевірки.

Зазначимо, що великі платники податків під час перевірки зобов'язані подати документи не лише на паперових носіях, але й в електронній формі (якщо вони створюють такі документи) (пп. 14.1.24, п. 85.2 ПК). Нагадаємо, до цієї категорії платників податків належать юрособи, у яких обсяг доходу від усіх видів діяльності за останні чотири послідовних звітних квартали перевищує 500 млн грн. або сума сплачених за цей самий період податків перевищує 12 млн грн.

Передачу перевіряючим документів для вивчення необхідно зафіксувати письмово, щоб надалі уникнути непорозумінь і спорів щодо наявності того чи іншого документа.

Оформити таку передачу можна актом або описом, складеними у довільній формі. В акті (описі) потрібно точно назвати всі оригінали документів, що подаються для перевірки. Факт передачі й отримання документів своїми підписами підтверджують посадові особи підприємства чи особисто підприємець (або уповноважені представники платника податків, що діють згідно з довіреністю), а також посадова особа податкової інспекції, яка проводить перевірку. Законодавчо форми акта (опису) не встановлено, тому на практиці ви можете скористатися запропонованим нижче зразком.

Передачу документів, що містять комерційну таємницю або є конфіденційними, необхідно оформляти окремим актом із зазначенням статусу документів.

Зразок

Акт (опис) від 23.02.15 р.

документів, що подаються для проведення планової (позапланової) документальної перевірки товариства з обмеженою відповідальністю «Калина»

1. Податкові накладні:

від 12.06.14 р. № 17 на 1 аркуші.

2. Видаткові накладні:

від 12.06.14 р. № 17Р на 1 аркуші.

3. Договори:

від 09.06.14 р. № 15С на 4 аркушах.

Передав: головний бухгалтер (підпис) І. Н. Павленко

Отримав: головний податковий інспектор (підпис) Г. Л. Марущак