Выездная документальная проверка: как передать документы проверяющим?

Налоговая инспекция известила налогоплательщика (предприятие или предпринимателя) о проведении выездной документальной проверки. Когда и как субъект хозяйствования обязан представить налоговому органу документы для проверки?

Порядок представления налогоплательщиками документов при проведении документальных проверок установлен ст. 85 Налогового кодекса (далее – НК). Мы расскажем о подаче документов в ходе плановой или внеплановой выездной проверки.

Не позднее следующего рабочего дня после начала проверки налогоплательщик обязан передать проверяющим документы, подтверждающие данные налогового учета за проверяемый период, а именно:

• документы учета доходов и расходов, налоговых обязательств и налогового кредита;
• первичные документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• другие документы, связанные с уплатой налогов и сборов.

Обратите внимание: проверка считается начатой после того, как проверяющие (должностные лица налоговой инспекции):

• предъявят налогоплательщику направление на проверку, оформленное в соответствии с требованиями п. 81.1 НК, и свои служебные удостоверения;
• вручат ему копию приказа о проведении проверки.

Отметим, что крупные налогоплательщики при проверке обязаны представить документы не только на бумажных носителях, но и в электронной форме (если они создают такие документы) (пп. 14.1.24, п. 85.2 НК). Напомним, к данной категории налогоплательщиков относятся юрлица, у которых объем дохода от всех видов деятельности за последние четыре последовательных отчетных квартала превышает 500 млн грн. либо сумма уплаченных за этот же период налогов превышает 12 млн грн.

Передачу проверяющим документов для изучения необходимо зафиксировать письменно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и споров по поводу наличия того или иного документа.

Оформить такую передачу можно актом или описью, составленными в произвольной форме. В акте (описи) нужно точно назвать все оригиналы документов, представляемые для проверки. Факт передачи и получения документов своими подписями подтверждают должностные лица предприятия или лично предприниматель (либо уполномоченные представители налогоплательщика, действующие согласно доверенности), а также должностное лицо налоговой инспекции, проводящее проверку. Законодательно форма акта (описи) не установлена, поэтому на практике вы можете воспользоваться предложенным ниже образцом.

Передачу документов, которые содержат коммерческую тайну либо являются конфиденциальными, необходимо оформлять отдельным актом с указанием статуса документов.

Образец

Акт (опись) от 23.02.15 г.

документов, представляемых для проведения плановой (внеплановой) документальной проверки общества с ограниченной ответственностью «Калинка»

1. Налоговые накладные:

от 12.06.14 г. № 17 на 1 листе.

2. Расходные накладные:

от 12.06.14 г. № 17Р на 1 листе.

3. Договоры:

от 09.06.14 г. № 15С на 4 листах.

Передал: главный бухгалтер (подпись) И. Н. Павленко

Получил: главный налоговый инспектор (подпись) Г. Л. Марущак